Vermelding in de jaarrekening van de gegevens van de bestuurders en de commissaris

Geschreven door , Commissie voor Boekhoudkundige Normen, www.cbn-cnc.be
Foto:   Georgie Pauwels
 

Inleiding

Aan de Commissie werd een vraag gesteld over de in de jaarrekening te verstrekken informatie (d.i. de naam, voornaam, beroep en woonplaats) over de bestuurders. Concreet werd er gevraagd welke bestuurders moeten worden vermeld in de jaarrekening wanneer de samenstelling van het bestuursorgaan gewijzigd wordt (1) tussen de aanvangsdatum en de afsluitdatum van het boekjaar, (2) tussen de afsluitdatum van het boekjaar en de datum van de vaststelling van de jaarrekening en (3) na de datum van de vaststelling van de jaarrekening. 

De Commissie beperkt deze analyse tot vennootschappen, verenigingen en stichtingen die een dubbele boekhouding voeren. In dit advies behandelt de Commissie eveneens de wijziging van commissaris tussen de aanvangsdatum van het boekjaar of de datum van afsluiting van het boekjaar en de goedkeuring van de jaarrekening door de algemene vergadering. 

Volg op 18 juni 2021 van 12:30 uur tot 13:30 uur het online seminar Up-to-date - Fiscaliteit, boekhouding en vennootschap (JUN 2021) met Roel VAN HEMELEN

Gegevens van de leden van het bestuursorgaan en de commissaris in de jaarrekening van vennootschappen die een dubbele boekhouding voeren

Artikel 3:12, § 1, 1° WVV bepaalt dat binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar, een stuk met de gegevens van de leden van het bestuursorgaan en, in voorkomend geval, van de commissaris in functie, door het bestuursorgaan moet worden neergelegd bij de Nationale Bank van België.

De wetgever heeft een definitie gegeven van het begrip “lid van het bestuursorgaan en commissaris in functie”, die tot tweemaal toe bevestigd werd in parlementaire vragen. Onder “lid van het bestuursorgaan en commissaris in functie” wordt verstaan: de bestuurders en commissarissen in functie op het ogenblik dat de jaarrekening door het bestuursorgaan ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.

Deze definitie kan verder verduidelijkt worden. Na de vaststelling van de jaarrekening leggen de bestuurders de jaarrekening immers ongewijzigd ter goedkeuring voor aan de algemene vergadering. Bijgevolg meent de Commissie dat de bestuurders die in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moeten worden opgenomen in de jaarrekening. De commissaris die moet worden vermeld in de jaarrekening is degene die het controleverslag opgesteld en getekend heeft. Dit verslag wordt bij de jaarrekening gevoegd die ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.

In onderhavig advies maakt de Commissie een onderscheid tussen de verschillende periodes waarbinnen de samenstelling van het bestuursorgaan kan worden gewijzigd. De Commissie behandelt deze kwestie op dezelfde manier voor de commissaris. 

Gegevens van de leden van het bestuursorgaan 

De Commissie is van oordeel dat de bestuursvorm (klassiek (monistisch) of duaal) bepaalt welke bestuurders van vennootschappen in de jaarrekening moeten worden vermeld.

Klassiek of monistisch bestuur

Wijziging van de samenstelling van het bestuursorgaan tussen de aanvangsdatum van het boekjaar en de datum van afsluiting van het boekjaar

Volgens de definitie van ‘bestuurders in functie’, moeten de bestuurders die ontslag namen tussen de aanvangsdatum en de datum van afsluiting van het boekjaar niet worden vermeld in de jaarrekening, vermits zij niet meer in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening. 

Sedert een aantal jaren is het een courante praktijk geworden om de gegevens van ontslagnemende bestuurders op te nemen in de jaarrekening (met vermelding van de aanvangs- en einddatum van hun mandaat), ook al droegen zij niet bij aan de vaststelling van de jaarrekening. Deze praktijk vergemakkelijkt het bepalen van hun aansprakelijkheid voor de fouten begaan in de uitoefening van hun opdracht. Maar dit is geen wettelijke verplichting.

Voorbeeld 1
De heer A is bestuurder van een vennootschap. Deze bestuurder heeft tijdens boekjaar dat samenvalt met het kalenderjaar 2020 ontslag genomen (op 20 december 2020). Het boekjaar wordt afgesloten op 31 december 2020. Op het moment van de vaststelling van de jaarrekening (25 januari 2021) is deze bestuurder niet meer in functie en moet hij daarom niet worden vermeld aangezien hij niet de auteur is van de jaarrekening van de vennootschap. 

Wijziging van de samenstelling van het bestuursorgaan tussen de datum van afsluiting van het boekjaar en vóór de datum van de vaststelling van de jaarrekening

Een bestuurder die benoemd is tussen de afsluiting van het boekjaar en vóór de datum van de vaststelling van de jaarrekening, moet worden vermeld in de jaarrekening. Deze is immers bestuurder op de datum waarop de jaarrekening wordt vastgesteld en ter goedkeuring wordt voorgelegd aan de algemene vergadering.

De Commissie is van oordeel dat de bestuurders die in functie zijn op het moment van de vaststelling van de jaarrekening moeten worden opgenomen in de jaarrekening.

Voorbeeld 2
Mevrouw X werd op 5 januari 2020 benoemd tot bestuurder. Het boekjaar werd afgesloten op 31 december 2019. De jaarrekening werd door het bestuursorgaan vastgesteld op 25 januari 2020. Mevrouw X dient vermeld te worden in de jaarrekening aangezien ze in functie was op het moment van de vaststelling van de jaarrekening.

Hoewel ze nog geen bestuurder was in boekjaar 2019, is ze wel aansprakelijk voor de aan de algemene vergadering voorgelegde jaarrekening. Ze kan echter niet aansprakelijk worden gesteld voor fouten begaan door het bestuursorgaan tijdens het boekjaar 2019 aangezien ze tijdens boekjaar 2019 nog geen bestuurder was. 

In dit voorbeeld was mevrouw X bestuurder gedurende slechts een deel van de periode tussen de afsluitdatum van het boekjaar en de datum van vaststelling van de jaarrekening. Voor deze bestuurders kan het nuttig zijn de begindatum te vermelden van de uitoefening van hun mandaat. Volgens de Minister van Justitie is dit slechts een mogelijkheid en geen verplichting.

Na de vaststelling van de jaarrekening overleden bestuurders die evenwel nog in functie waren op moment van de vaststelling van de jaarrekening en zodoende hiertoe bijdroegen moeten worden vermeld in de jaarrekening.

Overleden bestuurders of bestuurders die reeds ontslag namen vóór de vaststelling van de jaarrekening (en die dus niet hebben deelgenomen aan de goedkeuring van de jaarrekening) moeten echter niet in de jaarrekening worden vermeld. Zij zijn immers niet degene die de jaarrekening van de vennootschap hebben opgemaakt en zijn bijgevolg ook niet aansprakelijk voor de jaarrekening die aan de algemene vergadering ter goedkeuring werd voorgelegd.

Voorbeeld 3
De heer Y nam op 12 april 2020 ontslag als bestuurder. De jaarrekening werd vastgesteld op 20 mei 2020. De heer Y moet niet in de jaarrekening worden vermeld aangezien hij niet heeft bijgedragen aan de vaststelling van de jaarrekening. 

Wijziging van de samenstelling van het bestuursorgaan na de vaststelling van de jaarrekening

De bestuurders die door de algemene vergadering nieuw aangesteld zijn na de vaststelling van de jaarrekening, moeten niet worden vermeld in de jaarrekening.

Voorbeeld 4 
Mevrouw Z werd op 2 juni 2020 als bestuurder aangesteld. De jaarrekening werd vastgesteld op 20 mei 2020. Mevrouw Z moet bijgevolg niet worden vermeld in de jaarrekening.

►Lees ook: De Balanscentrale krijgt een nieuwe look 

Duaal bestuur

Het WVV maakt het voor naamloze vennootschappen mogelijk een duaal bestuur te vormen. Het bestuursorgaan wordt hierbij gesplitst in een raad van toezicht en een directieraad. De bevoegdheden die in een monistisch systeem door het WVV specifiek worden voorbehouden aan het bestuursorgaan worden bij een duaal bestuur toegewezen aan de raad van toezicht.

De vaststelling van de jaarrekening behoort tot één van de opdrachten die exclusief aan de raad van toezicht worden voorbehouden. Deze raad van toezicht kan echter wel de voorbereiding en de uitvoering van de vaststelling van de jaarrekening aan de directieraad delegeren, maar blijft aansprakelijk voor de vaststelling van de jaarrekening.

Aangezien de vaststelling van de jaarrekening uitsluitend tot de opdracht van de raad van toezicht behoort, meent de Commissie dat enkel de leden van de raad van toezicht in de jaarrekening moeten worden vermeld. In het geval dat de raad van toezicht deze bevoegdheid delegeert aan de directieraad, blijft de raad van toezicht hier in ieder geval voor aansprakelijk.

De in punt II.A.1 uiteengezette werkwijze is, mutatis mutandis, van toepassing op de leden van de raad van toezicht.

Gecoöpteerde bestuurders

Het kan voorkomen dat er om uiteenlopende redenen een einde komt aan het mandaat van een bestuurder: overlijden, opzegging door de algemene vergadering, ontslagneming.

Om de inactiviteit van het bestuursorgaan te vermijden, kan deze, behalve wanneer dit door de statuten uitgesloten wordt, een nieuwe bestuurder coöpteren voor de open positie van bestuurder.

De Commissie is van oordeel dat, indien deze nieuwe bestuurder in functie is op het ogenblik van de vaststelling van de jaarrekening, deze moet worden vermeld in de jaarrekening, ongeacht of deze benoeming bevestigd werd door de algemene vergadering.

De Commissie verwijst bijgevolg naar de in punt II.A uiteengezette werkwijze.

Gegevens van de commissaris

Hetgeen is uiteengezet onder punt II.A geldt, mutatis mutandis, ook voor de commissaris.

Gegevens van de bestuurders en de commissaris in de jaarrekening van VZW’s, IVZW’s en stichtingen die een dubbele boekhouding voeren

De artikelen die van toepassing zijn op VZW’s, IVZW’s en stichtingen bepalen eveneens dat het de bestuurders en commissaris in functie zijn die moeten worden vermeld in de jaarrekening.

Bijgevolg verwijst de Commissie naar wat hierboven in punt II.A.1 werd uiteengezet.