Tijd om uw documenten eens op te kuisen

Geschreven door Ronny Veys, Alaska, www.alaska-group.eu
Foto: Marcin Wichary  

Tijdens de coronacrisis zult u wellicht wel overwegen om eens door uw documenten te gaan. De vraag is dan uiteraard welke documenten moet u bijhouden en welke mag u weggooien. We geven een overzicht van de relevantste verjarings- en bewaringstermijnen.

Fiscaal

Op fiscaal vlak bedraagt de normale verjaringstermijn 3 jaar te rekenen vanaf 1 januari van het aanslagjaar. Concreet komt dat erop neer dat de fiscus in principe niet meer moeilijk kan doen over de aangifte personenbelasting over inkomstenjaar 2016/aanslagjaar 2017. Sinds 1 januari 2020 kan de fiscus die in principe niet meer wijzigen. Ook in de vennootschapsbelasting is dat het geval. Vennootschappen waarvan het boekjaar samenloopt met het kalenderjaar zien hun aangifte vennootschapsbelasting over inkomstenjaar 2016/aanslagjaar 2017 verjaard op 31 december 2019. Op die datum zijn er immers 3 jaar verstreken sinds 1 januari 2017. Voor vennootschappen met een gebroken boekjaar wordt de termijn van drie jaar verlengd met de tijd tussen 1 januari van het aanslagjaar en de balansdatum. Voor een boekjaar dat bv. afgesloten werd op 30.06.2017, verstrijkt de wijzigingstermijn dus pas op 30.06.2020.

Volg het on demand seminarie Auteursrechten - Fiscale en sociaalrechtelijke vraagstukken met De Bleeckere, A. & Timmermans, I.

Btw

Ook op btw-vlak geldt een normale verjaringstermijn van 3 jaar. De vordering tot voldoening van de btw verjaart in principe m.a.w. na 3 jaar. Echter, in sommige gevallen kunnen zowel de fiscus als de btw-Administratie een beroep doen op een langere verjaringstermijn. Zo bedraagt voor fiscus de verjaringstermijn 7 jaar zo er fraude in het spel mocht zijn of wanneer de fiscus kan bewijzen dat bepaalde inkomsten niet aangegeven werden door een rechtsvordering of inlichtingen vanuit het buitenland. Ook de Btw-Administratie kan terugvallen op 7 jaar zo er o.m. sprake van fraude is.

►Lees ook: 9 FAQ fiscale behandeling uitkeringen tijdelijke werkloosheid

Bewaringstermijnen

De verjaringstermijnen mogen niet verward worden met de bewaringstermijn van documenten. Het is dus die laatste die bepaalt hoelang documenten eigenlijk moeten bijgehouden worden. Voor zgn. boeken en bescheiden is er een verplichting om die 7 jaar bij te houden. Soms volstaat die 7 jaar echter niet. Dat is bv. zo voor documenten die te maken hebben met een onroerend goed. Op btw-vlak bedraagt de herzieningstermijn immers 15 jaar voor onroerende goederen, en soms zelfs nog langer. Heeft een onderneming er immers voor geopteerd om een ‘nieuw’ gebouw te verhuren aan een btw-plichtige die het gebruikt voor zijn economische activiteit, dan bedraagt de herzieningstermijn immers 25 jaar. Dat betekent concreet dat de gerecupereerde btw op een onroerend goed tot 15 of 25 jaar, naargelang het geval, kan herzien worden. Boodschap is dus om die document m.b.t. onroerende goederen inzake btw minstens 15 jaar bij te houden, of zelfs 25 jaar mocht er geopteerd zijn om te verhuren met btw.