Overheidsopdrachten - Kopen bij Start-ups

Geschreven door Lexalert
Foto: Brickset    

Doelstellingen en acties project “kopen bij start-ups”

In september 2018 ging het project “kopen bij start-ups” van start om de toegang tot overheidsopdrachten voor jonge, innovatieve ondernemingen en kmo’s met een soorgelijke problematiek te vergemakkelijken. Dit biedt de Vlaamse overheid kansen om innovatieve technologieën op een flexibele en (kosten)efficiënte manier te verwerven. Als overheid creëren we tegelijk een belangrijke thuismarkt voor jonge Vlaamse ‘schaalbare’ bedrijven.

In deze context werd dan ook beslist om een projectgroep samen te stellen die het project in goede banen leidt. Deze projectgroep is een samenwerking tussen de beleidsdomeinen Kanselarij en Bestuur (Departement Kanselarij en Bestuur, het Facilitair Bedrijf en Informatie Vlaanderen) en Economie, Wetenschap en Innovatie (Agentschap Innoveren en Ondernemen en Departement Economie, Wetenschap en Innovatie) en wordt getrokken door het Facilitair Bedrijf.

Volg op 17 mei 2019 van 9 uur tot 11 uur het online seminar De schijnzelfstandigheid in de diverse samenwerkingsvormen met Tom MESSIAEN

De Vlaamse ministers willen de toegang tot overheidsopdrachten voor jonge, innovatieve ondernemingen vergemakkelijken door:

  • een betere bekendmaking van overheidsopdrachten, meer op maat van start-ups;
  • ondersteuning van en een vereenvoudigd instrumentarium voor aankopers en start-ups;
  • het in kaart brengen van opportuniteiten en realiseren van pilootprojecten zodat aankopers worden aangezet om ook bij start-ups te kopen.

1. Betere en actievere bekendmaking

Op de website van het Agentschap Innoveren en Ondernemen werd een marktplaats voor start-ups en scale-ups gecreëerd. Overheden die initiatieven of opdrachten onder de aandacht van start-ups willen brengen kunnen deze op de marktplaats aanmelden.

VLAIO treedt in dialoog met het werkveld en doet hiervoor een beroep op de partners van het VLAIO Netwerk, die start-ups begeleiden, om zo de initiatieven en opdrachten verder te verspreiden via hun kanalen. Zo nodigde VLAIO op 13 maart 2019 enkele relevante partners uit om hen de genomen initiatieven voor te stellen. VLAIO toetst bij deze partners uit het werkveld af of er een draagvlak is voor de voorstellen. Tevens bespreekt VLAIO met hen welke ideeën er verder kunnen meegenomen worden. VLAIO zal in deze consultatie ook de andere relevante partners uit het VLAIO-netwerk betrekken die kmo’s in diverse levensfases begeleiden.

► Lees ook: Charter - Toegang van KMO's tot overheidsopdrachten - verkorte versie

De functie van de marktplaats is voorlopig nog beperkt, maar heeft veel groeipotentieel. E- notification is het officiële kanaal wat betreft opdrachten die bekendgemaakt moeten worden, maar wordt door start-ups niet of weinig geraadpleegd. Er is een meer actieve benadering van start-ups nodig. Derhalve is een “frisse” marktplaats een betere plek om deze overheidsopdrachten bij elkaar te brengen en via diverse intermediairen en dienstverleners actief aan start-ups te communiceren.

Verder biedt VLAIO via haar dienstverleners diensten aan start-ups, zijn er de innovatieve speerpuntclusters (bv. Flux50, Blauwe Cluster) en heeft het agentschap contact met startups.be, de innovatiecentra, incubatoren (bv. Cronos), acceleratoren (bv. Startit@KBC) en studentenorganisaties (bv. SINC, FLYSE). Deze contacten zullen worden ingezet om het beleid en interessante opdrachten onder de aandacht van start-ups te brengen. Hiermee samenhangend vormt een helder en duidelijk communicatiemedium ook een essentiële voorwaarde om start-ups te kunnen bereiken, waardoor de marktplaats een grote meerwaarde kan bieden.

2. Ondersteuning en vereenvoudigd instrumentarium

De projectgroep heeft twee vereenvoudigde procedures nader uitgewerkt, de onderhandelingsprocedure zonder voorafgaande bekendmaking (<144.000 euro) en de vereenvoudigde onderhandelingsprocedure met voorafgaande bekendmaking (<221.000 euro). Dit zijn dus geen ‘nieuwe’ of ‘specifieke’ procedures, maar bestaande procedures waarvoor de Vlaamse ministers vereenvoudigde documenten en een specifieke leidraad hebben uitgewerkt. De vereenvoudigde documenten beperken zich tot het minimum, zijn hierdoor beter leesbaar en nemen zo drempels voor de toegang tot overheidsopdrachten voor kleine ondernemingen weg. De vereenvoudigde modelbestekken zijn in eerste instantie geschikt voor opdrachten die slechts een beperkte set aan administratieve bepalingen vereisen. Immers, naarmate een opdracht groter en/of complexer is, moeten ook meer contractuele aspecten in het bestek worden geregeld en neemt de complexiteit van het bestek navenant toe.

De aankoopprocedure verloopt in 4 stappen:

  1. Publiceren en verspreiden van de uitdaging in het kader van de marktconsultatie;
  2. Oproepen van de ondernemingen om hun interesse te laten blijken met de mogelijkheid van een pitch;
  3. Uitnodigen van de meest beloftevolle ondernemingen om een offerte in te dienen of bekendmaken van de opdracht op e-notification en de marktplaats;
  4. Onderhandelen in open dialoog en evalueren van de offertes.

De procedures voorzien, binnen de voorwaarden van de regelgeving overheidsopdrachten, dus steeds in de mogelijkheid om te onderhandelen en geven start-ups ook de mogelijkheid om hun ideeën te pitchen voor de aanbestedende overheid. De beperkte omvang van de opdrachtdocumenten en het interactieve karakter van de procedure moeten een wervende werking hebben op start-ups.

Er is tevens een leidraad uitgewerkt met tips en aandachtspunten bij het voeren van de procedures. Aankopers worden hierbij gestimuleerd om innovatieve en laagdrempelige aankooppraktijken te hanteren. Ten behoeve van de start-ups worden op de marktplaats Veelgestelde Vragen gepubliceerd waarin wordt gewezen op zowel de opportuniteiten als de uitdagingen van overheidsopdrachten.

Infosessies en een kennisnetwerk worden georganiseerd om goede praktijken en ervaringen rond kopen bij start-ups uit te wisselen.

3. In kaart brengen van opportuniteiten en realiseren van pilootprojecten

Om dit project succesvol te laten verlopen, is het essentieel om een zicht te hebben op de noden die potentieel door start-ups kunnen worden ingevuld. Deze noden kunnen dan worden vertaald in concrete opdrachten.

Momenteel werden reeds een aantal opdrachten gerealiseerd waarin gebruik werd gemaakt van het instrumentarium. Ook de ervaringen in het kader van het Programma Innovatieve Overheidsopdrachten zijn hierbij zeer waardevol.

Zo schreef het Departement Cultuur, Jeugd, Media en Sport reeds een opdracht uit om te analyseren waar in de Vlaamse creatieve sector blockchaintoepassingen een meerwaarde kunnen bieden, waarbij gebruik gemaakt werd van de vereenvoudigde documenten. Er werden meer start- ups bereikt en de doorlooptijd werd drastisch ingekort. De ideeën van de geïnteresseerde ondernemingen werden ook gepitcht, wat het departement een grote meerwaarde vond. Uit een vergelijking van de finale offertes kwam een start-up als hoogst gerangschikte inschrijver uit de bus.

VLAIO introduceert ook een innovatieve manier van aanbesteden om start-ups beter te bereiken. Dit wordt momenteel uitgetest voor de digitalisering van het Startkompas . Naar analogie met trajecten van technologische innovaties waar proof of concepts gevraagd worden, roept VLAIO in een eerste stap op tot 3 verkennende nota’s. VLAIO kan zo via de oplevering van meerdere verkennende nota’s met meer kennis en inzichten het digitaliseringsproject “Startkompas” kwalitatief aanbesteden. De aanbesteding voor de uitvoering van de digitalisering is stap 2 in het traject en zal lopen via een aparte procedure. De uitvoering kan aan andere partijen gegund worden dan de opdrachtnemers van stap 1.

Aan de hand van concrete ervaringen kan er in samenspraak met de betrokken partners tot een verdere verfijning en optimalisatie van de marktplaats en het instrumentarium worden overgegaan.

Derhalve is het belangrijk om binnen de verschillende beleidsdomeinen een zicht te krijgen op de noden op korte en middellange termijn die een opportuniteit voor start-ups kunnen vormen. De projectgroep biedt hulp bij het concretiseren van de noden, het vinden van een oplossing en het sluiten van een succesvolle overheidsopdracht. Voor concrete opdrachten die potentieel door start-ups kunnen worden ingevuld, wordt er gebruik gemaakt van de marktplaats en van het instrumentarium. Er kan op de ondersteuning door de projectgroep een beroep worden gedaan via volgend e-mailadres: kopenbijstartups [at] vlaanderen.be

Lees hier de Conceptnota aan de Vlaamse Regering “Kopen bij start-ups”.