Neerleggen enkelvoudige jaarrekening - Hoe aan publicatieplicht voldoen?

Geschreven door
Foto: foam  
De Commissie Boekhoudkundige Normen publiceerde op 22 januari 2020 het advies 2020/01 met betrekking tot de neerlegging van de enkelvoudige jaarrekening bij de Nationale Bank van België. 
 
Inleiding
Het advies legt uit op welke manier vennootschappen, verenigingen en stichtingen die hun jaarrekening verplicht moeten neerleggen bij de Nationale Bank van België kunnen voldoen aan deze openbaarmakingsverplichting wanneer de aan het nieuwe Wetboek van vennootschappen en verenigingen (hierna: WVV) en het uitvoeringsbesluit (hierna: KB WVV) aangepaste modellen van de enkelvoudige jaarrekening door de Nationale Bank van België nog niet beschikbaar worden gesteld. 
 
Schema van de enkelvoudige jaarrekening voor vennootschappen met rechtspersoonlijkheid
Het bestuursorgaan is verplicht om elk jaar een inventaris op te maken volgens de waarderingsregels bepaald door de Koning, evenals een jaarrekening in de vorm en met de inhoud bepaald door de Koning. De jaarrekening moet binnen zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de vennoten verenigd in vergadering of de algemene vergadering. Kleine vennootschappen kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema dat de Koning vaststelt. Microvennootschappen kunnen hun jaarrekeningen opstellen volgens een door de Koning vastgesteld microschema. De jaarrekening, waarvan de openbaarmaking door het WVV wordt voorgeschreven, moet door toedoen van het bestuursorgaan worden neergelegd bij de Nationale Bank van België. Deze neerlegging gebeurt binnen dertig dagen nadat de jaarrekening is goedgekeurd, en ten laatste zeven maanden na de datum van afsluiting van het boekjaar. Dit houdt in dat, als de jaarrekening zeven maand na de eindeboekjaardatum nog niet is goedgekeurd door de algemene vergadering, het bestuursorgaan van de vennootschap de jaarrekening toch moet publiceren met inachtneming van art. 3:3, § 1, tweede lid KB WVV. De neerlegging van de daarna definitief door de algemene vergadering goedgekeurde jaarrekening vormt dan een verbeterde neerlegging.
 
De nieuwe schema’s van de jaarrekening verschillen op zich weinig van de schema’s die destijds waren opgenomen in het uitvoeringsbesluit bij het Wetboek van vennootschappen. De voornaamste wijzigingen ten opzichte van de destijds geldende schema’s van de balans en de resultatenrekening zijn de volgende:
 
- voortaan wordt een onderscheid gemaakt tussen het schema van de balans van enerzijds de kapitaalvennootschappen en anderzijds de kapitaalloze vennootschappen. Zo wordt bij kapitaalloze vennootschappen niet langer het begrip ‘Kapitaal’ gebruikt, maar wordt dit vervangen door ‘Inbreng’. Voor kapitaalvennootschappen wordt in het schema van de balans een onderscheid gemaakt tussen het gedeelte van de inbreng dat bestaat uit kapitaal en het gedeelte van de inbreng buiten kapitaal. Onder inbreng buiten kapitaal wordt vervolgens nog een onderscheid gemaakt tussen de uitgiftepremies en de overige inbrengen buiten kapitaal. Onder de overige inbrengen buiten kapitaal worden onder meer de ingebrachte gelden geboekt die worden ontvangen ingevolge de uitgifte van winstbewijzen. 
 
Zoals blijkt uit onderstaande figuren wordt zowel in het geval van een kapitaalvennootschap als in het geval van een kapitaalloze vennootschap als verzamelnaam voor alle inbrengen voortaan de titulatuur “Inbreng” ingevoerd.
- in de schema’s van de balansen van de vennootschappen wordt een uitsplitsing gevraagd van de onbeschikbare reserves naargelang de reden van deze onbeschikbaarheid. Hierin is voorzien in een subrubriek ‘Overige’. Op deze subrubriek ‘Overige’ wordt onder meer de onbeschikbare reserve geboekt die ontstaat bij de omzetting van een VZW in een erkende CVSO of een coöperatieve vennootschap erkend als SO zoals bedoeld in artikel 14:37 WVV; 

- in het schema van de resultatenrekening worden een aantal terminologische wijzigingen aangebracht ingevolge het verdwijnen van het kapitaalbegrip bij de kapitaalloze vennootschappen.    

De vennootschappen die hun jaarrekening moeten opmaken overeenkomstig de schema’s uit het KB WVV volgen voor de neerlegging van hun jaarrekening een model van jaarrekening dat door de Nationale Bank van België wordt opgesteld na advies van de Commissie en dat op haar website ter beschikking wordt gesteld.

Volg op 15 januari 2021 van 12:30 uur tot 13:30 uur het online seminar Up-to-date - Fiscaliteit, boekhouding en vennootschap (JAN 2021) met Roel VAN HEMELEN
Schema van de jaarrekening voor VZW’s IVZW’s en stichtingen
Het bestuursorgaan maakt elk jaar een inventaris op volgens de waarderingsmaatstaven bepaald door de Koning. Het bestuursorgaan maakt ieder jaar een jaarrekening op in de vorm en met de inhoud bepaald door de Koning. De jaarrekening van de VZW’s en IVZW’s moet binnen zes maanden na de afsluitdatum van het boekjaar ter goedkeuring worden voorgelegd aan de algemene vergadering. Kleine VZW’s, IVZW’s en stichtingen kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een verkort schema dat de Koning vaststelt. Micro VZW’s, micro IVZW’s en microstichtingen kunnen hun jaarrekening opmaken volgens een microschema dat de Koning vaststelt. Binnen de dertig dagen na de goedkeuring ervan wordt de jaarrekening door de bestuurders neergelegd bij de Nationale Bank van België.
 
De nieuwe schema’s van de jaarrekening verschillen weinig van de schema’s die destijds waren opgenomen in het Koninklijk besluit van 19 december 2003 betreffende de boekhoudkundige verplichtingen en de openbaarmaking van de jaarrekening van bepaalde verenigingen zonder winstoogmerk, internationale verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen. De aanpassingen in de schema’s van de balansen en de resultatenrekeningen van de VZW’s, IVZW’s en stichtingen betreffen een aantal vereenvoudigingen, de correctie van een aantal onnauwkeurigheden uit het verleden en een aantal wijzigingen zodat VZW’s, IVZW’s en stichtingen die onderworpen zijn aan de vennootschapsbelasting de daarmee gepaard gaande boekhoudkundige registratie op een duidelijke manier kunnen rapporteren.
 
De VZW’s, IVZW’s en stichtingen die hun jaarrekening moeten opmaken overeenkomstig de schema’s zoals opgenomen in de bijlagen 6 en 7 bij het KB WVV volgen voor de neerlegging van hun jaarrekening een model van jaarrekening dat door de Nationale Bank van België wordt opgesteld en dat op haar website ter beschikking wordt gesteld.
 
Inwerkingtreding WVV en KB WVV
De bepalingen van het WVV en het KB WVV treden in werking op 1 mei 2019. Op vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen die reeds bestaan op de dag van de inwerkingtreding, zijn de dwingende bepalingen voor het eerst van rechtswege van toepassing op 1 januari 2020. Bestaande vennootschappen, verenigingen en stichtingen kunnen, mits een statutenwijziging, evenwel beslissen om de bepalingen reeds toe te passen vóór 1 januari 2020, maar ten vroegste op 1 mei 2019. De vraag stelt zich vanaf wanneer vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen de nieuwe, aangepaste modellen van de jaarrekening moeten gebruiken bij de neerlegging van hun jaarrekening.
 
Bij gebrek aan overgangsbepalingen is de Commissie van oordeel dat, voor wat de eerste toepassing van de nieuwe bepalingen op het neer te leggen model van de jaarrekening betreft, de koppeling aan de afsluitdatum van het boekjaar noodzakelijk is. Dat betekent dat de nieuwe bepalingen in dat geval van toepassing zijn voor de neerlegging van de jaarrekening afhankelijk van de afsluitdatum van het boekjaar.
 
Volgende situaties kunnen op basis van dit principe worden onderscheiden:
voor vennootschappen, VZW’s en IVZW’s en stichtingen opgericht op of na 1 mei 2019 zijn de nieuwe bepalingen meteen van toepassing, omdat de afsluitdatum van het eerste boekjaar sowieso na 1 mei 2019 valt; voor bestaande vennootschappen VZW’s, IVZW’s en stichtingen waarvan het boekjaar samenvalt met het kalenderjaar en die niet hebben gekozen voor een “opt-in”, zijn de nieuwe bepalingen bijgevolg voor het eerst van toepassing voor de neerlegging van de jaarrekening die betrekking heeft op het boekjaar dat afsluit op 31 december 2020;
voor bestaande vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen waarvan het boekjaar niet samenvalt met het kalenderjaar of voor bestaande vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen met een verkort boekjaar en niet hebben gekozen voor een “opt-in”, zal de nieuwe regelgeving vroeger van toepassing zijn, omdat hun afsluitdatum ergens tussen 01.01.2020 en 31.12.2020 ligt; voor bestaande vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen die hebben gekozen voor een zogenaamde “opt-in”, is de nieuwe regelgeving voor het eerst van toepassing voor zover de afsluitdatum van het boekjaar na de datum van de statutenwijziging valt.
 
De te gebruiken modellen van de jaarrekening
Aanpassing aan de modellen van de jaarrekening door de Nationale Bank van België
Zoals eerder vermeld volgen vennootschappen, VZW’s, IVZW’s en stichtingen die hun jaarrekening moeten opmaken overeenkomstig de schema’s zoals opgenomen in de bijlagen 3, 4, 6 en 7 bij het KB WVV voor de neerlegging van hun jaarrekening een model van jaarrekening dat door de Nationale Bank van België wordt opgesteld en dat op haar website ter beschikking wordt gesteld. Dit model van jaarrekening wordt door de Nationale Bank van België aan de geldende wettelijke en reglementaire bepalingen aangepast, na advies van de Commissie voor Boekhoudkundige normen. Het bestaan van een nieuwe versie wordt in het Belgisch Staatsblad meegedeeld.
 
De wijzigingen die naar aanleiding van het WVV en het KB WVV moeten worden aangebracht, hebben een aanpassing van de modellen van de jaarrekening tot gevolg. 
 
Aangepaste modellen voor vennootschappen
Zoals eerder vermeld betreft een van de belangrijkste wijzigingen het wegvallen van het kapitaal bij kapitaalloze vennootschappen. De wet van 23 maart 2019 tot invoering van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen en houdende diverse bepalingen stelt in artikel 39, § 2, tweede lid in dit verband: 
 
“Vanaf die dag [1 januari 2020] worden het volgestort gedeelte van het kapitaal en de wettelijke reserve van de besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en het volgestorte gedeelte van het vaste gedeelte van het kapitaal en de wettelijke reserve van de coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid, van rechtswege en zonder vervulling van enige formaliteit, omgevormd in een statutair onbeschikbare eigen vermogensrekening. Het niet gestorte gedeelte van het kapitaal in de besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid en het niet gestorte gedeelte van het vaste gedeelte van het kapitaal in de coöperatieve vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid worden op dezelfde wijze omgevormd in een eigen vermogensrekening “niet-opgevraagde inbrengen”. Bij volstorting worden de gestorte bedragen geboekt op de onbeschikbare eigen vermogensrekening.”
 
 
Het KB WVV heeft naar aanleiding hiervan in artikel 9:10 een aantal wijzigingen aangebracht aan de minimumindeling van het algemeen rekeningenstelsel zoals opgenomen in bijlage 1 bij het Koninklijk besluit van 21 oktober 2018 tot uitvoering van de artikelen III.82 tot en met III.95 van het Wetboek van economisch recht. 
 
Zo wordt de rekening 11 Uitgiftepremies vervangen door de volgende rekeningen:
 
11    Inbreng buiten kapitaal
    110    Beschikbare inbreng buiten kapitaal
        1100    Uitgiftepremie
        1109    Andere
    111    Onbeschikbare inbreng buiten kapitaal
        1110    Uitgiftepremie
    1119    Andere
 
Kapitaalloze vennootschappen zullen het bedrag dat werd geboekt op de rekeningen 100 Geplaatst kapitaal en 101 Niet opgevraagd kapitaal (-) moeten overboeken naar een onbeschikbare eigen vermogensrekening, zijnde de rekening 1119 Andere onbeschikbare inbreng buiten kapitaal met behoud van een afzonderlijke subrekening voor het gedeelte van het niet opgevraagd kapitaal. Het bedrag opgenomen op de rekening 130 Wettelijke reserve zal worden overgeboekt naar de rekening 1311 Statutair onbeschikbare reserves.
 
Bij de opstelling van de jaarrekening van een kapitaalloze vennootschap door het bestuursorgaan zal het saldo van de bedragen die in de ‘oude’ modellen van de jaarrekening werden opgenomen onder code 100 (Geplaatst kapitaal) en 101 (Niet-opgevraagd kapitaal) vanaf de inwerkingtreding moeten worden opgenomen onder de code 111 Onbeschikbare inbreng van de nieuwe modellen van de jaarrekening.
Aangepaste modellen voor VZW’s, IVZW’s en stichtingen
De wijzigingen aan de schema’s voor de VZW’s, IVZW’s en stichtingen zoals opgenomen in bijlagen 6 en 7 bij het KB WVV zijn minder ingrijpend, hebben geen ‘herindeling’ tot gevolg en behoeven bijgevolg in het kader van onderhavig advies geen verdere commentaar. De Commissie zal evenwel niet nalaten om in andere adviezen waar nodig de voornaamste inhoudelijke wijzigingen toe te lichten. 
 
Gebruik van de ‘oude’ XBRL-modellen34 van de jaarrekening
Mogelijks zijn de nieuwe modellen van de Nationale Bank van België van de jaarrekening in het gewenste format nog niet beschikbaar op het ogenblik dat de nieuwe bepalingen wel al van toepassing zijn bij de neerlegging van de jaarrekening van een vennootschap, VZW, IVZW of stichting. Maken vennootschappen, in afwachting van de nieuwe modellen in de gewenste format voor de neerlegging van de jaarrekening nog gebruik van de ‘oude’ XBRL-modellen van de jaarrekening, dan rijzen een aantal vragen. 
 
Voornamelijk voor kapitaalloze vennootschappen stelt zich bijvoorbeeld de vraag hoe ze de rubriek van het eigen vermogen moeten invullen wanneer zij van rechtswege geen kapitaal meer hebben. De Commissie is van oordeel dat, gezien het feit dat er boekhoudtechnisch wel al een overboeking zal zijn gebeurd naar de rekening 1119 Andere onbeschikbare inbreng buiten kapitaal, de kapitaalloze vennootschap het saldo van het bedrag van de codes 100 Kapitaal en 101 Niet-opgevraagd Kapitaal (-) in een dergelijk ‘oud’ model van de jaarrekening kan opnemen onder de code 11 Uitgiftepremies, mits de nodige, passende uitleg in de toelichting. In deze toelichting wordt bijkomend vermeld in hoeverre het over onbeschikbare dan wel beschikbare inbreng gaat35. Het bedrag opgenomen op de rekening 130 Wettelijke reserves kan dan in geval van het gebruik van het ‘oude’ model van de jaarrekening, voorlopig onder de code 130 Wettelijke reserve worden behouden.36
 
Bijkomend rijst de vraag onder welke rubrieken deze bedragen vervolgens in de kolom van het vorig boekjaar moeten worden opgenomen. De Commissie acht het raadzaam om, ten einde een vergelijking mogelijk te maken enerzijds en met oog op de leesbaarheid van de jaarrekening anderzijds, ook in de kolom ‘vorig boekjaar’ de desbetreffende cijfers onder de codes 11 Uitgiftepremies en 130 Wettelijke reserves op te nemen mits aanduiding op het identificatieblad van deze jaarrekening dat de cijfers met betrekking tot vorig boekjaar niet identiek zijn met die welke eerder openbaar werden gemaakt.