Hoe kan men voortaan notariële akten laten verlijden zonder langs te gaan bij de notaris?

Geschreven door Mrs. Dominique De Bie - Elisabeth De Nolf - Jessica VanHove, Tiberghien, www.tiberghien.com
Foto: Great Snapz  

Sedert 4 mei kan u digitaal volmacht verlenen aan een notarismedewerker of een vertrouwenspersonen, om namens u een akte (bv. verkoopakte, schenkingsakte, huwelijkscontract, enz.) te ondertekenen voor een (Belgische) notaris. Op die manier wordt een verplaatsing naar het notariskantoor en een samenkomst met de andere partijen bij de akte vermeden.

De digitale volmacht faciliteert het verlijden van notariële akten wanneer de partijen niet persoonlijk aanwezig willen of kunnen zijn – een mogelijkheid die ook na het Corona-tijdperk zal blijven bestaan.

1. Hoe gaat het in zijn werk?

De notaris nodigt u uit voor een videoconferentie via een systeem dat uw privacy, alsook de vertrouwelijkheid van de vergadering garandeert. Opnames zijn niet toegelaten.

Bij aanvang van de videoconferentie moet u zich identificeren via uw identiteitskaart. Partijen blijven de hele tijd in beeld.  

Tijdens de videoconferentie licht de notaris de inhoud van de volmacht nader toe waarmee u mandaat verleent om namens u een akte te tekenen. Ook de inhoud van die laatste akte wordt uiteengezet. U heeft de mogelijkheid om vragen te stellen, net zoals bij een fysieke vergadering. De notaris zal uw keuze voor een digitale volmacht akteren. Eens alles duidelijk is, ondertekent u de volmacht digitaal via uw elektronische identiteitskaart door zélf uw pincode in te toetsen. Ook de notaris zal de volmacht digitaal ondertekenen en registreren in de Notariële akte databank.

Nadat de volmacht digitaal is verleend, kan de akte waartoe volmacht verleend werd, ondertekend worden op het notariskantoor door de notaris en de persoon aan wie volmacht werd gegeven (bv. een medewerker van de notaris of een vertrouwenspersoon die zich dan naar de notaris zal begeven). Als u zich bedenkt vooraleer de akte getekend is, kan u de digitale volmacht intrekken.

2. Wat heeft u nodig?

U moet een pc hebben met internetverbinding, webcam, micro en luidsprekers. Verder moet u uw Belgische elektronische identiteitskaart met pincode erbij nemen, alsook een kaartlezer. In een latere fase zal de digitale itsme ID via de app op een smartphone ook kunnen gebruikt worden.

Het besturingssysteem van de videoconferentie voorgesteld door de notaris moet gemakkelijk geïnstalleerd kunnen worden zonder kosten.  

Volg op 5 oktober 2020 van 12 uur tot 14 uur het online seminar Het WVV en haar fiscale gevolgen: eigen vermogen met Pieter-Jan WOUTERS en Jasper BERTHELS

3. Hoeveel bedragen de kosten van een digitale volmacht?

Voor digitale volmachten die worden verleden tussen 13 maart 2020 en 30 juni 2020, én die enkel in die periode uitwerking hebben, worden geen notariskosten aangerekend. Een fiscale wet die nog moet worden gestemd, stelt de volmachten ook vrij van registratierechten en recht op geschriften. Reeds betaalde notariskosten en registratierechten zouden worden terugbetaald.

Volmachten die (ook) gebruikt kunnen worden na de Corona-periode genieten niet van deze kosteloze regeling.

Lees ook: Een specifiek legaat voor twee

4. Voor welke akten kan ik digitaal volmacht geven?

Het procedé van de digitale volmacht kan worden toegepast voor alle soorten notariële volmachten. Zowel onroerend goed transacties, als verrichtingen betreffende vennootschappen, kredietakten en zelfs schenkingsakten kunnen via een digitale volmacht worden ondertekend.

Ook de akte waarin u iemand mandateert om uw vermogen te beheren en uw persoonlijke belangen te behartigen voor het geval u niet meer in staat bent om dat zelf te doen (de zogenaamde zorgvolmacht) kan volgens voormeld procedé digitaal worden verleden.

Voor hoogstpersoonlijke akten (zoals een testament) kan nooit een volmacht gegeven worden, dus ook niet digitaal.

Stel, een jong Belgisch koppel werkt sinds enkele jaren in het buitenland.  Voortaan kunnen zij, vanuit hun verblijfplaats in het buitenland aan een medewerker van de Belgische notaris een volmacht geven om in hun plaats, het door hen gewenste huwelijkscontract te ondertekenen. 

Ook wanneer u een schenking voor Belgische notaris wenst te doen, kan de digitale volmacht van pas komen, zowel tijden de Corona-periode als nadien.

Indien bijvoorbeeld twee ouders samen een schenking willen doen aan hun kinderen, en geen van hen kan of wil fysiek verschijnen op het notariskantoor, kunnen zij in principe gelijktijdig deelnemen aan een videoconferentie met de Belgische notaris voor wie de schenkingsakte zal worden verleden, zodat de digitale volmachten in één keer kunnen worden verleend. Het verschil met een fysieke bijeenkomst is dan niet zo groot: alle partijen zijn aanwezig en kunnen met elkaar overleggen, de notaris kan toelichting geven bij de akte en tenslotte kunnen zij allen een digitale volmacht ondertekenen.

Het is ook mogelijk om de videoconferentie in fases te houden, op verschillende tijdstippen, weliswaar van dezelfde dag. De notaris zal in dat geval meerdere videoconferenties moeten houden en zelf tekenen samen met de laatste lastgever.

Dat de schenkende ouders en de begiftigde kinderen geen gelijklopend belang hebben, zou er niet aan in de weg staan dat zij allen dezelfde persoon machtigen om de schenkingsakte namens hen te tekenen. Wel is daartoe vereist dat expliciet in de volmacht voorzien is dat de lasthebber kan handelen in dubbele hoedanigheid1.

Ook wanneer slechts één partij niet aanwezig kan zijn bij de ondertekening van de akte, is het nieuwe systeem een vereenvoudiging. Formaliteiten en kosten verbonden aan het legaliseren en apostilleren van een buitenlandse volmacht worden vermeden. Indien de persoon in kwestie beschikt over een Belgische e-ID, kan hij vanuit het buitenland digitaal volmacht verlenen voor Belgische notaris. 

Ons inziens zal de digitale volmacht ook kunnen dienen tot vertegenwoordiging bij een schenkingsakte te verlijden voor een Nederlandse notaris, zo deze een notariële volmacht eist.

Het zou in principe mogelijk moeten zijn om voor een Belgische notaris digitaal een authentieke volmacht te verlenen aan een medewerker van de Nederlandse notaris. Deze zal u dan vertegenwoordigen bij de ondertekening van de akte in Nederland.

Voor wat betreft de mogelijkheid om schenkingsakten te verlijden voor Nederlandse notaris tijdens de lockdown-maatregelen verwijzen wij naar ons artikel op de website hieromtrent.

Indien u vragen hebt bij dit onderwerp kan u contact opnemen met de auteurs van dit artikel of via covid19 [at] tiberghien.com.