Het intern reglement in het WVV: ingrijpende wijzigingen, maar niet voor de CV

Geschreven door Evariest Callens - Louis De Meulemeester, Corporate Finance Lab, corporatefinancelab.org
Foto:   torbakhopper

Vennootschappen draaien in essentie om samenwerking. De spelregels van deze samenwerking tussen de verschillende aandeelhouders worden in principe in de statuten vastgelegd en kunnen slechts met bijzondere meerderheid worden gewijzigd. Toch zijn het niet enkel de statuten waarin afspraken worden gemaakt omtrent de rechten van aandeelhouders en de werking van de vennootschap. In de praktijk wordt voor dezelfde doeleinden bijvoorbeeld frequent gebruik gemaakt van een intern reglement (soms ook wel ‘huishoudelijk reglement’ of ‘reglement van inwendige orde’ genoemd). Met de introductie van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (WVV) heeft de wetgever het gebruik van het intern reglement aan een aantal beperkende voorwaarden onderworpen. Deze voorwaarden zijn opgenomen in boek 2 WVV en gelden dus in principe voor alle rechtspersonen geregeld in het WVV. Voor wat betreft de coöperatieve vennootschap voorziet het WVV evenwel in een, voor de praktijk niet onbelangrijke, afwijkende regeling.

Het intern reglement: motieven en kwalificatie

De belangrijkste reden om zaken te regelen in een intern reglement en niet in de statuten, is ongetwijfeld de afwezigheid van openbaarmaking waardoor bepaalde, soms delicate afspraken niet bekendgemaakt dienen te worden aan de buitenwereld.[1] Een andere potentiële drijfveer is de kostenbesparing, vermits men in een intern reglement afspraken kan maken en wijzigen zonder notariële tussenkomst.

Interne reglementen zijn besluiten uitgevaardigd door een vennootschapsorgaan (nl. het bestuur of de algemene vergadering), waardoor zij onderscheiden dienen te worden van aandeelhoudersovereenkomsten.[2] De uitwerking en gevolgen van een intern reglement zijn dan ook verregaander: anders dan aandeelhoudersovereenkomsten binden zij ook de vennootschap en de vennootschapsorganen.[3]

Dergelijke reglementen kenden tot voor kort geen wettelijke basis. Vroeger kon aangenomen worden dat, met uitzondering van de dwingende vermeldingen in de oprichtingsakte van de vennootschap, interne reglementen op grond van de contractsvrijheid materies konden regelen die van het suppletieve recht afweken. Wel diende in de statuten van de vennootschap steeds uitdrukkelijk en voldoende gedetailleerd te worden verwezen naar het bestaan van een intern reglement.[4] Indien dergelijke statutaire verwijzing ontbrak, dan konden afwijkingen van het suppletieve recht daarin niet geregeld worden. Een besluit van de vennootschap (nl. het intern reglement) kan immers geen zaken beslissen die tot de bevoegdheid van de buitengewone algemene vergadering behoren.

Volg het on demand seminarie Impact van het coronavirus op het vennootschapsrecht met Philippe MULLIEZ

Algemene regeling in het WVV

Hoewel het intern reglement tot nu toe enigszins onder de radar is gebleven bij de reeds verschenen commentaren en nieuwsbrieven over het WVV, voert het nieuwe wetboek voor de praktijk belangrijke wijzigingen door op dit vlak. Voortaan wordt in artikel 2:59 WVV immers bepaald onder welke voorwaarden het bestuur interne reglementen kan uitvaardigen. De statuten moeten deze bevoegdheid uitdrukkelijk toekennen aan het bestuur, net zoals dit onder het oude recht reeds werd aangenomen. Belangrijker is dat voortaan uitdrukkelijk wordt geregeld welke materies interne reglementen mogen bevatten, of beter: welke zij niet mogen bevatten.

De draagwijdte van een intern reglement is onder het nieuwe recht eerder beperkt: een intern reglement mag geen bepalingen bevatten (1) die strijdig zijn met dwingende wetsbepalingen of de statuten; (2) waarvoor het WVV een statutaire bepaling vereist; of (3) die raken aan de rechten van de aandeelhouders, de bevoegdheid van de organen, of de organisatie en de werkwijze van de algemene vergadering.

Deze wettelijke verankering heeft potentieel verstrekkende gevolgen: daar waar de inhoudelijke draagwijdte van het intern reglement vroeger vrij ruim kon zijn, is deze nu sterk beperkt. Enerzijds geeft het WVV veel vaker uitdrukkelijk aan wanneer de statuten kunnen afwijken van een suppletieve regel, waarvoor dus onbetwistbaar een statutaire bepaling vereist is om van de regel af te wijken. Anderzijds is de derde voorwaarde, in het bijzonder omtrent bepalingen die ‘raken aan de rechten van de aandeelhouders’, erg ruim geformuleerd.

Een en ander belet natuurlijk niet dat aandeelhouders nog steeds tal van onderlinge rechtsverhoudingen kunnen regelen via een aandeelhoudersovereenkomst. Aandeelhoudersovereenkomsten zijn echter niet tegenwerpelijk aan de vennootschap. De waardebepaling van het scheidingsaandeel, die onder de algemene regeling van het WVV niet mag worden opgenomen in het intern reglement, kan bijvoorbeeld niet in een aandeelhoudersovereenkomst worden opgenomen, aangezien de vennootschap de uitkerende partij is. Dit is bijvoorbeeld anders bij conventionele voorkooprechten tussen aandeelhouders, waarbij enkel de aandeelhouders onderling verbintenissen aangaan tegenover elkaar.

Toch lijkt mogelijks een onderscheid te moeten worden gemaakt naargelang enerzijds het orgaan dat het reglement opmaakt en anderzijds de precieze inhoud daarvan. Artikel 2:59 WVV regelt in een enge lezing immers enkel de situatie waarbij het bestuur een intern reglement uitvaardigt (merk daarbij op dat artikel 2:59 WVV onder de titel “Bestuur” van boek 2 WVV is opgenomen). De situatie waarbij de algemene vergadering zelf een intern reglement uitvaardigt en waarbij de statuten uitdrukkelijk verwijzen naar het bestaan van dergelijk reglement, valt aldus in principe niet onder de regeling van artikel 2:59 WVV. In deze lezing zou het intern reglement van de algemene vergadering bijvoorbeeld bijkomende bepalingen kunnen bevatten omtrent de rechten van de aandeelhouders (onder andere allerhande vergoedingsregelingen in professionele vennootschappen). Niettemin lijkt het moeilijk te beargumenteren dat een intern reglement van de algemene vergadering afwijkingen van suppletiefrechtelijke regelen zou mogen bevatten voor zaken waarvoor het WVV uitdrukkelijk een statutaire bepaling vereist. De parlementaire voorbereiding verwijst overigens uitdrukkelijk naar de mogelijkheid om een intern reglement uit te laten vaardigen door de algemene vergadering, maar maakt geen verder onderscheid voor wat betreft de geldigheidsvoorwaarden.[5]

►Lees ook: Normalisaties…van groot belang bij een waardebepaling

Uitzondering voor de CV

De Belgische coöperatieve vennootschap wordt sinds jaar en dag “oneigenlijk” gebruikt, nl. door ondernemingen die geen “eigenlijk” coöperatief ondernemingsmodel hanteren. Door een aantal unieke kenmerken (bijvoorbeeld het variabel kapitaal, soepele toetreding van aandeelhouders, soepele winst- en stemrechten,…) is de coöperatieve vennootschap een relatief populaire vennootschapsvorm geworden voor tal van samenwerkingsverbanden (denk bijvoorbeeld aan associaties van vrije beroepers). Het WVV tracht de coöperatieve vennootschap voortaan echter voor te behouden aan de “eigenlijke’’ coöperatieve ondernemingen door het gebruik van een (ruime) definitie.[6] Tegelijkertijd worden enkele kenmerken die bij de coöperatieve rechtsvorm als aantrekkelijk werden ervaren overgenomen in het nieuwe BV-recht.

Het recht dat van toepassing is op de vernieuwde coöperatieve vennootschap (CV) is bijgevolg voor het grootste deel een kopie geworden van het BV-recht. Toch bestaan nog steeds enkele, soms subtiele, doch voor de praktijk relevante verschillen tussen het BV- en CV-recht. Het intern reglement is hiervan een voorbeeld. Voor de CV maakt het WVV in artikel 6:69, §2 immers een uitzondering op artikel 2:59 WVV, waardoor interne reglementen in CV’s een uitgebreidere rol kunnen toebedeeld krijgen.

In de CV kan een intern reglement bijkomende en aanvullende bepalingen bevatten over de rechten van de aandeelhouders en de werking van de vennootschap, met inbegrip van materies waarvoor een statutaire bepaling vereist is, of bepalingen die raken aan de rechten van de aandeelhouders, de bevoegdheid van de organen, of de organisatie en de werkwijze van de algemene vergadering. Zo zou een intern reglement bijvoorbeeld de waardebepaling van het scheidingsaandeel, bijkomende uitsluitingsgronden of bijeenroepingsformaliteiten van de algemene vergadering kunnen bevatten.[7] Deze versoepeling voor de CV sluit aan bij bestaande gebruiken, aangezien in coöperatieve vennootschappen interne reglementen relatief vaak worden gebruikt. Een uitdrukkelijke verantwoording voor de bijkomende soepelheid specifiek voor de CV, wordt evenwel niet gegeven in de parlementaire voorbereiding.[8]

Belangrijk te benadrukken is dat ook in de CV de statuten nog steeds uitdrukkelijk moeten verwijzen naar de mogelijkheid om een intern reglement op te stellen. Ook behoeft het intern reglement zelf nog steeds de goedkeuring van de algemene vergadering met statutaire meerderheid. O.i. is dit ook het geval bij latere wijzigingen aan het intern reglement.[9] Interne reglementen kunnen dus niet aangewend worden om de instemming van de algemene vergadering te omzeilen.[10]

Zowel in de CV als in andere vennootschappen moet het intern reglement en latere eventuele wijzigingen (in beginsel via e-mail) worden meegedeeld aan de aandeelhouders en de statuten zelf dienen ook nog steeds uitdrukkelijk te verwijzen naar de laatst goedgekeurde versie.[11] Het bestaan, maar niet de inhoud, van een intern reglement blijkt dus steeds uit de statuten.

Besluit

De Belgische wetgever heeft van de recente hervormingen in het vennootschapsrecht gebruik gemaakt om interne reglementen van een wettelijk kader te voorzien, althans voor wat betreft de interne reglementen die worden uitgevaardigd door het bestuur van de vennootschap. Het nieuwe wettelijke regime, dat in principe geldt voor alle in het WVV geregelde rechtspersonen, is vrij restrictief in vergelijking met de voorheen bestaande praktijk. Het nieuwe CV-recht voorziet evenwel in een belangrijke (en voor de praktijk interessante) uitzondering op dit principe.