Een digitaal gehouden dagboek van ontvangsten en centralisatieboek - Welke BTW verplichtingen

Geschreven door Lexalert
Foto: Matthew Pearce  
Op 27 januari 2020 werd een circulaire gepubliceerd met betrekking tot de btw-verplichtingen die voortvloeien uit artikel 14 van het koninklijk besluit met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde.
 
Inhoudstafel
1. Inleiding
2. Voornaamste reglementaire bepalingen
3. Keuze voor papier of digitaal en gevolgen
4. Betrokken belastingplichtigen
5. Inhoud
5.1. Het dagboek van ontvangsten
5.2. Het centralisatieboek 
6. Vorm
6.1. Het dagboek van ontvangsten
6.1.1. Het dagboek van ontvangsten, gehouden op papier
6.1.2. Het dagboek van ontvangsten, gehouden op digitale wijze
6.2. Het centralisatieboek 
6.2.1. Centralisatieboek gehouden op papier
6.2.2. Centralisatieboek gehouden op digitale wijze
7. Beoogde periode 
8. Bewaring en voorlegging van de registers
9. Sancties
10. Opheffingsbepalingen en inwerkingtreding
 
 
1. Inleiding
1. Het artikel 14, § 2, 3° van het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992, met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde voorziet de mogelijkheid, voor de belastingplichtigen die per bedrijfszetel een dagboek van ontvangsten en, in voorkomend geval, een centralisatiedagboek moeten houden, om dit (deze) boek(en) te houden op elektronische wijze overeenkomstig de modaliteiten bepaald door of vanwege de Minister van Financiën.
 
2. De beslissing btw nr. E.T.112.577 van 08.11.2007 heeft de voorwaarden, modaliteiten en gevolgen van het op digitale wijze houden van het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek verduidelijkt. Bij de beslissing btw nr. E.T.112.577/2 van 12.02.2008 werd vervolgens enige technische verduidelijking verstrekt aangaande de vorm van die registers. Rekening houdend met de evolutie van zowel de technologie, als van de wetgeving, dienen deze voorwaarden en modaliteiten te worden herzien. Immers, gebleken is dat de diverse maatregelen die deze beslissingen voorschreven om de in het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek verrichte inschrijvingen ab initio te beveiligen hetzij niet, hetzij niet volledig conform werden toegepast in de praktijk. Bovendien is het door die beslissingen opgelegde beveiligingsprocédé achterhaald én niet langer te verzoenen met de in de Europese regelgeving met betrekking tot de elektronische facturering doorgevoerde liberalisering. Die regelgeving voorziet nu, inzake de elektronische bewaring van facturen, immers in meerdere mogelijkheden om de authenticiteit van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid van de factuurgegevens te waarborgen, alsook in de vrije keuze van de meest geschikte methode om die waarborgen te bieden in hoofde van elke belastingplichtige (z. ook de Circulaires AFZ nr. 02/2013 van 23.01.2013 (AFZ/2011-0272) en AAFisc. Nr. 14/2014 (nr. E.T.120.000) van 04.04.2014). De huidige circulaire bouwt verder op die logica en vervangt daarom de twee voormelde beslissingen btw.
 
2. Voornaamste reglementaire bepalingen
3. Artikel 14, § 2, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, bepaalt dat de boekhouding van de belastingplichtigen, behalve van degenen die uitsluitend handelingen verrichten bedoeld in artikel 8bis van het Wetboek, inzonderheid de volgende boeken bevat :
1° een boek voor inkomende facturen waarin zij aangaande de volgende verrichtingen de facturen en de stukken inschrijven met betrekking tot hun economische activiteit : …,
2° een boek voor uitgaande facturen waarin zij de facturen, de stukken bedoeld in de artikelen 2, 3, 6 en 11 en die bedoeld in artikel 53, § 3, eerste lid, van het Wetboek inschrijven, evenals de ermee verband houdende verbeterende stukken;
3° een dagboek per bedrijfszetel waarin zij de ontvangsten inschrijven met betrekking tot de handelingen waarvoor zij niet verplicht zijn een factuur of het in artikel 53, § 3, eerste lid van het Wetboek bedoeld stuk uit te reiken en waarvoor zij geen factuur of niet dat stuk hebben uitgereikt. Dit dagboek kan op papier worden gehouden in overeenstemming met de bepalingen van artikel 15, § 1, tweede en derde lid, of op elektronische wijze overeenkomstig de modaliteiten bepaald door of vanwege de Minister van Financiën.
 
Het dagboek van ontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte handelingen alsook de verantwoordingsstukken bedoeld in artikel 15, § 2, die erop betrekking hebben met inbegrip van, in voorkomend geval, de in artikel 22 bedoelde dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen, dienen zich op die bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten. Indien het dagboek van ontvangsten op elektronische wijze wordt gehouden, dient het binnen voornoemde periode elektronisch toegankelijk te zijn op de bedrijfszetel. De belastingplichtigen die over meerdere bedrijfszetels beschikken moeten bovendien een centralisatiedagboek bijhouden waarin zij op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten inschrijven van dat tijdvak, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangsten. Dit centralisatiedagboek kan op papier worden gehouden in overeenstemming met de bepalingen van artikel 15, § 1, tweede en derde lid, of door middel van geïnformatiseerde systemen overeenkomstig de modaliteiten bepaald door of vanwege de Minister van Financiën.
 
4. Krachtens artikel 15, § 1, van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, vormen de boeken die deel uitmaken van de boekhouding, ieder naargelang zijn oogmerk, een doorlopende reeks; uiterlijk op het tijdstip van gebruik worden zij geïdentificeerd door de precisering van dit oogmerk, hun plaats in deze reeks, de naam of de maatschappelijke benaming van de belastingplichtige, van het lid van de btw-eenheid in de zin van artikel 4, § 2, van het Wetboek of van de niet-belastingplichtige rechtspersoon en zijn in artikel 50 van het Wetboek bedoelde btw-identificatienummer. De boeken bedoeld in artikel 14 mogen worden bijgehouden op losse bladen, met uitzondering van het dagboek van ontvangsten en het centralisatieboek bedoeld in § 2, 3°, van dit artikel. De bladen van het dagboek van ontvangsten en van het centralisatieboek bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, moeten genummerd worden uiterlijk op het tijdstip waarop die boeken in gebruik worden genomen. Het dagboek van ontvangsten dient de handelingen op te nemen verricht tijdens een periode van twaalf maanden. Overeenkomstig artikel 15, § 2, van dit koninklijk besluit, moeten de inschrijvingen met betrekking tot de boekhouding zijn gesteund op verantwoordingsstukken die gedateerd zijn en waarvan, naargelang het geval, een origineel exemplaar of een dubbel dient te worden bewaard. De inschrijvingen in de boeken worden zonder uitstel, in volgorde van de data, zonder enig wit vlak noch leemte verricht; in geval van verbetering moet de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijven; de totalen van elk blad worden overgedragen bovenaan op het volgend blad. Krachtens artikel 15, § 4, van datzelfde koninklijk besluit wordt, per bedrijfszetel, het totale bedrag van de dagontvangsten van dag tot dag ingeschreven in het dagboek van ontvangsten. Een afzonderlijke inschrijving met vermelding van de aard van de verkochte goederen is evenwel noodzakelijk voor de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs, per in de handel gebruikelijke eenheid, meer bedraagt dan 250 euro, belasting over de toegevoegde
waarde inbegrepen. De in het vorige lid bedoelde afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een dagelijkse globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die moeten worden opgesteld, benevens de ontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden. 
 
Wanneer de ontvangsten onderworpen zijn aan verschillende tarieven, worden ze per tarief ingeschreven. In de gevallen en onder de voorwaarden die zij bepalen, kan door of vanwege de Minister van Financiën nochtans van dit voorschrift worden afgeweken door toe te staan dat de ontvangsten worden ingeschreven zonder onderscheid te maken naargelang het belastingtarief en dat aangepaste methodes worden aangewend voor het uitsplitsen van deze ontvangsten per tarief. Bovendien worden op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstige belasting met betrekking tot de periode, naargelang het geval in het enige dagboek van ontvangsten of in het centralisatieboek ingeschreven.
 
3. Keuze voor papier of digitaal en gevolgen
Vooreerst weze opgemerkt dat met het houden van een boek op digitale wijze uiteraard het onmiddellijk aanmaken van dat boek op een digitaal medium wordt beoogd en in geen enkel geval het scannen van een boek dat op papier werd gehouden.
 
5. De belastingplichtige die slechts één bedrijfszetel bezit en die derhalve maar één dagboek van ontvangsten moet houden, kan er voor kiezen dit boek te houden, hetzij op papier onder de voormelde voorwaarden van artikel 15, §§ 1, 2 en 4 van het koninklijk besluit nr. 1, hetzij op digitale wijze onder de hierna uiteengezette voorwaarden. De inschrijvingen in het enig dagboek van ontvangsten moeten gebeuren op een consistente wijze en met respect voor de gemaakte keuze. Indien een belastingplichtige ervoor kiest om het enige dagboek van ontvangsten op geïnformatiseerde wijze te houden, moet die keuze geacht worden te gelden voor het geheel van de activiteiten van die bedrijfszetel. Het is uitgesloten dat het dagboek van ontvangsten gedeeltelijk op geïnformatiseerde wijze en gedeeltelijk op papier wordt gehouden. De belastingplichtige die over meerdere bedrijfszetels beschikt en die aldus voor elke bedrijfszetel een dagboek van ontvangsten moet houden, kan ervoor kiezen om, hetzij alle dagboeken op papier te houden onder de voormelde voorwaarden van artikel 15, §§ 1, 2 en 4 van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, hetzij alle dagboeken op digitale wijze te houden onder de hierna uiteengezette voorwaarden, hetzij een gedeelte van die dagboeken op papier en het andere gedeelte op digitale wijze te houden met inachtneming van de voorwaarden eigen aan iedere methode.
 
6. De wijze waarop het centralisatieboek moet worden gehouden door een belastingplichtige die over meerdere bedrijfszetels beschikt, hangt af van de wijze waarop de dagboeken van ontvangsten waarop het betrekking heeft, worden gehouden. Indien minstens één dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, moet het centralisatieboek eveneens op digitale wijze worden gehouden onder de voorwaarden als hierna uiteengezet. Indien echter alle dagboeken van ontvangsten op papier worden gehouden, kan het centralisatieboek worden gehouden, naar keuze, hetzij op papier onder de voormelde voorwaarden van artikel 15, §§ 1, 2 en 4 van het voormeld koninklijk besluit nr. 1, hetzij op digitale wijze onder de hierna uiteengezette voorwaarden.
 
7. Het op papier gehouden dagboek van ontvangsten en/of het centralisatieboek moeten worden bewaard en ter inzage worden voorgelegd op de bedrijfszetel van de belastingplichtige gedurende de periode waarop het/ze betrekking heeft/hebben en de drie maanden die volgen op de datum van afsluiting ervan. Na die periode moeten ze worden bewaard in België en ter inzage worden voorgelegd in principe op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige. Voor een rechtspersoon komt het fiscaal domicilie overeen met de administratieve zetel. Een natuurlijke persoon moet zijn boekhouding in beginsel ter inzage voorleggen op zijn fiscaal domicilie (zijn woonplaats). Indien evenwel de bedrijfszetel zich bevindt op een andere plaats dan het fiscaal domicilie, en de boekhouding op die bedrijfszetel wordt gehouden, is een natuurlijk persoon, bij toepassing van artikel 61, § 1, eerste lid, van het Btw-Wetboek, gehouden de boekhouding op die zetel voor te leggen. Indien het dagboek van ontvangsten en/of centralisatieboek digitaal wordt gehouden, moet een volledige online toegang tot de betrokken gegevens worden gewaarborgd op de bedrijfszetel, ongeacht de plaats waar die gegevens zich digitaal bevinden, tot bij het verstrijken van de derde maand die volgt op de afsluiting ervan en, na afloop van die periode, in principe op het fiscaal
domicilie.
 
4. Betrokken belastingplichtigen
8. Alle belastingplichtigen, behalve degene die uitsluitend handelingen verrichten bedoeld in artikel 8bis van het Wetboek, zijn gehouden om een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel te houden waarin zij de ontvangsten inschrijven met betrekking tot de handelingen waarvoor zij niet verplicht zijn een factuur of het in artikel 53, § 3, eerste lid van het Wetboek bedoeld stuk uit te reiken en waarvoor zij geen factuur of niet dat stuk hebben uitgereikt.
 
9. Moeten dit dagboek van ontvangsten (en het centralisatiedagboek) evenwel niet houden:
- de belastingplichtigen die uitsluitend handelingen bedoeld in artikel 8bis van het Wetboek verrichten (zie artikel 14, § 2, koninklijk besluit nr. 1);
- de belastingplichtigen die genieten van de forfaitaire regeling van artikel 56 van het Wetboek (zie artikel 14, § 3, koninklijk besluit nr. 1);
- de belastingplichtigen die uitsluitend handelingen verrichten vrijgesteld van de belasting krachtens artikel 44 van het Wetboek waarvoor zij geen recht op aftrek hebben (zie artikel 14, §5, koninklijk besluit nr. 1);
- de belastingplichtigen die de in artikel 57 van het Wetboek beoogde landbouwregeling genieten (zie artikel 14, § 5, koninklijk besluit nr. 1);
- de niet-belastingplichtige rechtspersonen (zie artikel 14, § 6, koninklijk besluit nr. 1).
Voor al wat nuttig is wordt eraan herinnerd dat de belastingplichtigen die genieten van hetzij de beslissing nr. E.T.103.018 van 27.06.2002 en 02.06.2003, hetzij de beslissing nr. E.T.103.592 van 02.06.2003 met betrekking tot de digitale bewaring van kasticketten, ontslagen zijn van de verplichting om een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel te houden. Ook de belastingplichtige die gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem en voldoet aan alle daaromtrent opgelegde reglementering, is ontheven van de verplichting tot het houden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel. Wel moeten dagelijks de nodige rapporten (dagelijks financieel rapport en dagelijks gebruiker rapport) met behulp van het geregistreerde kassasysteem worden aangemaakt (zie artikel 2, punt 5, van het koninklijk besluit van 30.12.2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen).
Echter, indien deze belastingplichtige verschillende inrichtingen uitbaat, moet hij wel nog steeds het centralisatiedagboek, bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, vierde lid, van het koninklijk besluit nr. 1, houden. Bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem, moet het centralisatieboek verplicht digitaal worden gehouden (zie punt 3.7 van de Circulaire 2017/C/70 betreffende het geregistreerde kassasysteem). 
Volg op 18 december 2020 van 12:30 uur tot 13:30 uur het online seminar Up-to-date - Fiscaliteit, boekhouding en vennootschap (DEC 2020) met Roel VAN HEMELEN
5. Inhoud
5.1. Het dagboek van ontvangsten
10. Op te merken valt dat de wijze waarop of vorm waarin het dagboek van ontvangsten wordt gehouden (op papier of op digitale wijze) geen enkele invloed heeft op de inhoud ervan. Het moet steeds de ontvangsten vermelden met betrekking tot de handelingen waarvoor er geen verplichting tot het uitreiken van een factuur of het in artikel 53, § 3, eerste lid van het Btw-Wetboek bedoeld stuk bestaat en waarvoor er geen factuur of niet dat stuk werd uitgereikt. Per bedrijfszetel wordt het totale bedrag van de dagontvangsten (btw inbegrepen) van dag tot dag ingeschreven in het dagboek van ontvangsten. Bijgevolg moet ook een nulontvangst op dag Y als zodanig worden ingeschreven in het dagboek van ontvangsten en moet elke niet inschrijving van een bedrag op dag Z worden gemotiveerd door vermelding bijv. van 'sluiting' of 'verlof'. Een afzonderlijke inschrijving met vermelding van de aard van de verkochte goederen is evenwel noodzakelijk voor de ontvangsten die voortkomen van de levering van goederen waarvan de prijs, per in de handel gebruikelijke eenheid, meer bedraagt dan 250 euro, belasting over de toegevoegde waarde inbegrepen. Echter, deze afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een
dagelijkse globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die moeten worden opgesteld, benevens de ontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeurig vermelden. Wanneer de ontvangsten onderworpen zijn aan verschillende tarieven, worden ze per tarief ingeschreven. In de gevallen en onder de voorwaarden die zij bepalen, kan door of vanwege de Minister van Financiën nochtans van dit voorschrift worden afgeweken door toe te staan dat de ontvangsten worden ingeschreven zonder onderscheid te maken naargelang het belastingtarief en dat aangepaste methodes worden aangewend voor het uitsplitsen van deze ontvangsten per tarief.
Bovendien dient, in het geval de belastingplichtige slechts over één bedrijfszetel beschikt, op het einde van iedere aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de overeenkomstige belasting met betrekking tot de periode te worden ingeschreven in het enige dagboek van ontvangsten (zie artikel 15, § 4, van het koninklijk besluit nr. 1).
 
11. Wat het dagboek van ontvangsten gehouden op digitale wijze betreft, indien het informaticasysteem van de belastingplichtige op het einde van iedere dagelijkse openingsperiode een financieel rapport genereert dat minstens de vermeldingen opgenomen in artikel 15, § 4, van voormeld koninklijk besluit nr. 1 bevat, aanvaardt de administratie dat het geheel van deze dagelijkse financiële rapporten geldt als dagboek van ontvangsten wanneer deze rapporten worden bewaard in
een afzonderlijke database en de hierna uiteengezette voorwaarden qua beveiliging van die gegevens worden nageleefd.
 
12. De inschrijvingen moeten gebeuren aan de hand van verantwoordingsstukken die, krachtens artikel 60, § 1, van het Btw-Wetboek, in principe moeten worden bewaard door de belastingplichtige gedurende een periode van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum. 
Ook dienen, overeenkomstig artikel 15, § 2, 2de lid, van het koninklijk besluit nr. 1, de inschrijvingen in het dagboek van ontvangsten zonder uitstel te gebeuren, in volgorde van de data, zonder enig wit vlak noch leemte, en moet, in geval van verbetering, de oorspronkelijke inschrijving leesbaar blijven. Bovendien moeten de totalen van elk blad worden overgedragen bovenaan op het volgend blad. Het kan gebeuren dat een inschrijving in het dagboek van ontvangsten (hetzij op papier, hetzij digitaal) dient te worden verbeterd ingevolge het vaststellen van een materiële vergissing of nog wanneer een handeling die reeds werd ingeschreven in het dagboek van ontvangsten later het voorwerp moet uitmaken van een factuur. Evenwel kan er geen sprake zijn van het uitwissen van de oorspronkelijke inschrijving, zelfs niet wanneer de verbetering achteraf van de oorspronkelijke
 
inschrijving absoluut noodzakelijk en gerechtvaardigd is. Deze maatregel, oorspronkelijk genomen ten aanzien van het op papier gehouden dagboek van ontvangsten, heeft duidelijk tot doel om het onomkeerbaar karakter van deze inschrijvingen te waarborgen. Dit laatste moet logischerwijze ook worden gewaarborgd in het kader van het digitaal
gehouden dagboek van ontvangsten.
 
13. Een rechtzetting van een inschrijving in het digitaal dagboek van ontvangsten moet dan ook en zonder uitstel gebeuren door een nieuwe afzonderlijke inschrijving. Deze moet worden uitgevoerd op de datum waarop de belastingplichtige kennis heeft van de vergissing en moet, naast het bedrag van de rechtzetting (btw inbegrepen) in min of in meer, een verwijzing bevatten hetzij rechtstreeks naar de oorspronkelijke foutieve handeling indien deze het voorwerp heeft uitgemaakt van een afzonderlijke inschrijving in het dagboek van ontvangsten (goed van meer dan 250 euro - zie nummer 10 hiervoor), hetzij, bij gebrek aan een afzonderlijke inschrijving, naar de datum van de oorspronkelijke inschrijving waarop de rechtzetting betrekking heeft, evenals de reden van de rechtzetting.
Voorbeeld: De levering van een goed met een waarde van 150 euro, incl. btw, werd in het dagtotaal van 15.10.2018 opgenomen in het digitaal dagboek van ontvangsten. Op 18.10.2018 vraagt de klant om een factuur op te maken met betrekking tot deze levering. Een afzonderlijke negatieve inschrijving van -150 euro andere dan de dagelijkse inschrijving, dient te worden opgenomen in het digitaal dagboek van ontvangsten op datum van 18.10.2018 met een verwijzing naar zowel 15.10.2018 als naar het nummer van de uitgereikte factuur.
 
5.2. Het centralisatieboek
14. Het centralisatieboek vermeldt, ongeacht of het wordt gehouden op papier of op digitale wijze, per tarief, op het einde van elke aangifteperiode, het totaalbedrag van de ontvangsten (btw inbegrepen) van die periode, ingeschreven in de verschillende dagboeken van ontvangsten van de
belastingplichtige. Bovendien moet het centralisatieboek op het einde van iedere aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing vermelden evenals het bedrag van de daarmee overeenstemmende belasting, met betrekking tot die periode.
 
 
6. Vorm
6.1. Het dagboek van ontvangsten
15. Het dagboek van ontvangsten kan hetzij op papier, hetzij op geïnformatiseerde wijze worden
gehouden. De inschrijvingen in het (enig) dagboek van ontvangsten moeten gebeuren op een consistente wijze en met respect voor de gemaakte keuze. Enkel wanneer de belastingplichtige over meerdere bedrijfszetels beschikt en dus voor elke bedrijfszetel een dagboek van ontvangsten moet houden, kan hij ervoor kiezen om hetzij alle dagboeken op papier te houden, hetzij alle dagboeken op digitale wijze te houden, hetzij een gedeelte van die dagboeken op papier en het andere gedeelte op digitale wijze te houden (zie nr. 5 hiervoor).
 
6.1.1. Het dagboek van ontvangsten, gehouden op papier
16. Het dagboek van ontvangsten moet nog vóór zijn eerste gebruik worden samengesteld uit bladen die door alle passende middelen samengevoegd zijn (innaaien, nieten, plakken van de rug, …). Het mag niet door losse bladen worden vervangen. De bladen van het dagboek van ontvangsten moeten worden genummerd uiterlijk op het tijdstip waarop dat boek in gebruik wordt genomen. Dit wil zeggen dat elke bladzijden of elk blad een nieuw nummer moet dragen. Die nummering kan gedaan worden ter gelegenheid van het drukken of daarna, onder andere met de hand.
 
17. De inschrijvingen worden zonder uitstel, in volgorde van de data, zonder enig wit vlak noch leemte verricht. In geval van verbetering moet de oorspronkelijke inschrijving altijd leesbaar blijven. De totalen onderaan elk blad worden overgedragen bovenaan het volgende blad.
 
18. Voor het overige is het papieren dagboek van ontvangsten aan geen bijzondere vormvoorwaarden onderworpen. Uiteraard moet het alle verplichte vermeldingen, bedoeld in de nummers 10 tot en met 13 hiervoor, bevatten. Bovendien moet ook in dit kader voldaan worden aan de onder nr. 19 hierna gestelde integriteits- en leesbaarheidsvoorwaarden.
 
6.1.2. Het dagboek van ontvangsten, gehouden op digitale wijze
19. De belastingplichtige is niet gehouden om de administratie in kennis te stellen van zijn keuze om het dagboek van ontvangsten digitaal (in de plaats van op papier) te houden. Ongeacht de vorm waarvoor hij kiest, moet de belastingplichtige erover waken dat voldaan wordt aan de volgende twee voorwaarden:
Eerste voorwaarde: de belastingplichtige moet de integriteit van de inhoud van het dagboek van ontvangsten garanderen vanaf het moment van inschrijving tot het einde van de wettelijke bewaartermijn. Onder 'integriteit van de inhoud' verstaat men het feit dat de in het dagboek van ontvangsten opgenomen vermeldingen niet worden gewijzigd na de inschrijving ervan. Elke inschrijving in het dagboek van ontvangsten moet bijgevolg een onveranderlijk karakter hebben. In geval van verbetering van een reeds gemaakte inschrijving, mag de oorspronkelijke foutieve vermelding in geen enkele omstandigheid en onder geen enkel voorwendsel worden uitgewist. In de context van een digitaal dagboek van ontvangsten, houdt dit in dat het technisch gezien niet mogelijk mag zijn om een gegeven, na de inschrijving ervan in het dagboek van ontvangsten, te wijzigen of te verwijderen zonder hiervan een spoor na te laten.
 
De oorspronkelijke inschrijving moet altijd leesbaar blijven. Concreet betekent dit dat de te wijzigen regel of vermelding, bij voorbeeld, mag doorstreept worden, maar alleen op zo'n wijze dat de doorstreepte gegevens ontcijferd kunnen worden. Indien een volledige regel doorstreept werd, wordt de correcte inschrijving vervolgens geplaatst op de eerstvolgende beschikbare regel. Indien daarentegen één (meerdere) gegeven(s) van een regel moet(en) gecorrigeerd worden zonder afbreuk te doen aan de volledige regel, wordt (worden) het (de) correcte gegeven(s) ingeschreven in hetzelfde (dezelfde) vak(ken) als het (de) doorstreepte gegeven(s).
De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de integriteit van de inhoud van het dagboek van ontvangsten wordt gewaarborgd. Hij moet daarom, op elke vraag van controleagenten van de bevoegde administratie, kunnen bewijzen dat aan deze voorwaarde is voldaan. Hij kan daartoe, bijvoorbeeld, gebruik maken van:
- de beveiliging van de dagelijkse inschrijving door middel van een geavanceerde elektronische handtekening;
- een systeem van bedrijfscontroles dat toelaat om de overeenstemming na te gaan van de inschrijvingen in het dagboek van ontvangsten met de bedragen vermeld op andere documenten (offertes, werkbonnen, rekeninguittreksels, …) en zo vast te stellen dat de inhoud van het dagboek van ontvangsten juist is en niet werd gewijzigd;
- een vertrouwde (externe) cloud aanbieder;
- een onveranderlijke database (met cryptografie om te controleren);
- een systeem van blockchain (blokken van data gelinkt via cryptografie);
- een database met cryptografische verificatie (en ondertekening door een externe partij);
- een combinatie van 2 of meer van de voorgaande middelen of systemen.
Tweede voorwaarde: de belastingplichtige moet de leesbaarheid van het dagboek van ontvangsten garanderen van het moment van inschrijving tot het einde van de wettelijke
bewaartermijn. Onder 'leesbaarheid' verstaat men het feit dat het dagboek van ontvangsten zo wordt getoond dat alle gegevens welke het bevat en die verband houden met de btw duidelijk leesbaar zijn, op papier of op digitaal scherm, zonder dat er daarvoor veel onderzoek of interpretatie nodig is. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe de leesbaarheid van het dagboek van ontvangsten wordt gewaarborgd.
 
20. Er wordt geen specifieke vorm opgelegd aan het digitaal gehouden dagboek van ontvangsten, noch aan de verantwoordingsstukken waarop alle inschrijvingen in het dagboek moeten steunen. Uiteraard moet het digitaal dagboek ook alle verplichte vermeldingen, voorzien in de nummers 10 tot en met 13 hiervoor, bevatten. 
 
 
6.2. Het centralisatieboek
21. Het centralisatieboek kan hetzij op papier, hetzij op geïnformatiseerde wijze worden gehouden. In bepaalde gevallen evenwel is de belastingplichtige verplicht om het register dat gehouden wordt als centralisatieboek op digitale wijze te houden (zie onder nr. 25 hierna).
 
6.2.1. Centralisatieboek gehouden op papier
22. Het centralisatieboek moet nog vóór zijn eerste gebruik worden samengesteld uit bladen die door alle passende middelen samengevoegd zijn (innaaien, nieten, plakken van de rug, …). Het mag niet door losse bladen worden vervangen. De bladen van het centralisatieboek moeten worden genummerd uiterlijk op het tijdstip waarop dat boek in gebruik wordt genomen. Dit wil zeggen dat elke bladzijde of elk blad een nieuw nummer moet dragen. Die nummering kan gedaan worden ter gelegenheid van het drukken, of daarna, onder andere met de hand.
 
23. De inschrijvingen worden zonder uitstel, in volgorde van de data, zonder enig wit vlak noch leemte verricht. In geval van verbetering moet de oorspronkelijke inschrijving altijd leesbaar blijven. De totalen van elk blad worden overgedragen bovenaan het volgende blad.
 
24. Voor het overige is het papieren centralisatieboek aan geen bijzondere vormvoorwaarden onderworpen. Uiteraard moet het alle verplichte vermeldingen, bedoeld in nummer 14 hiervoor, bevatten. Bovendien moet ook in dit kader voldaan worden aan de onder nr. 19 hiervoor gestelde integriteits- en leesbaarheidsvoorwaarden.
 
6.2.2. Centralisatieboek gehouden op digitale wijze
25. De belastingplichtige is niet gehouden om de administratie in kennis te stellen van zijn keuze om het centralisatieboek digitaal (in de plaats van op papier) te houden. In bepaalde gevallen is hij evenwel verplicht om het register dat gehouden wordt als centralisatieboek op digitale wijze te houden. Dit laatste is onder meer het geval voor:
- de belastingplichtige die gebruik maakt van hetzij de beslissing nr. E.T.103.018 van 27.06.2002 en 02.06.2003, hetzij de beslissing nr. E.T.103.592 van 02.06.2003 en de door hem uitgereikte kasticketten op digitale wijze bewaart: hij moet het register dat gehouden wordt als centralisatieboek op digitale wijze houden, ongeacht of hij over één of meer bedrijfszetel(s) beschikt.
De betrokken belastingplichtige moet immers geen dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel houden, maar op het einde van elke dagelijkse openingsperiode een financieel rapport (Z-totaal) genereren per reeks van opeenvolgende nummers per kassa, per reeks van kassa's in dezelfde inrichting of voor het totaal van de kassa's van eenzelfde inrichting, volgens de voorwaarden bepaald in de voormelde beslissingen. Bovendien garandeert de toepassing van een algoritme bij de digitale opmaak van het kasticket als bedoeld in voormelde beslissingen, reeds voldoende het onveranderlijk en onomkeerbaar karakter van de registratie van de handeling én van het
afgeleverde kasticket met veiligheidszegel. Daarenboven is het doel van de twee voormelde beslissingen precies het vermijden van de bewaring van documenten op papier.
Derhalve moet de belastingplichtige, ongeacht of hij over één of meerdere bedrijfzetels beschikt, het in de twee voormelde beslissingen nr. E.T.103.018 of nr. E.T.103.592 bedoelde register, in afwijking van deze beslissingen, verplicht op digitale wijze houden. Een register op papier is dus uitgesloten in het kader van deze twee beslissingen. Bovendien voorzien beide beslissingen dat dit register op het einde van elke aangifteperiode, per tarief, het totaalbedrag van de ontvangsten van die periode moet vermelden. Voortaan zal dit register eveneens de ventilatie van dat bedrag moeten hernemen door, per tarief, het bedrag van de maatstaf van heffing te onderscheiden van het bedrag van de belasting met betrekking tot die periode. Deze maatregel is bedoeld om de bedragen te bekomen die de belastingplichtige zal moeten opnemen in de roosters 01 tot 03 en 54 van zijn periodieke aangifte voor de handelingen van die periode waarvoor geen verplichting bestaat tot het uitreiken van een factuur;
- de belastingplichtige die gebruik maakt van een geregistreerd kassasyteem en die verschillende inrichtingen uitbaat; hij moet het centralisatieboek verplicht digitaal houden (zie punt 3.7 van de Circulaire 2017/C/70 betreffende het geregistreerde kassasysteem). 26. Ongeacht de vorm waarvoor hij kiest, moet de belastingplichtige erover waken dat zowel de integriteit van de inhoud als de leesbaarheid van de vermeldingen van het centralisatieboek worden gewaarborgd vanaf de inschrijving tot het einde van de wettelijke bewaartermijn. De belastingplichtige bepaalt zelf hoe deze onder nr. 19 hiervoor uiteengezette voorwaarden worden
ingevuld.
 
7. Beoogde periode
27. Het dagboek van ontvangsten, ongeacht of het wordt gehouden op papier of op een digitale wijze, dient de handelingen op te nemen verricht tijdens een periode van 12 maanden. Deze periode zal meestal overeenstemmen met de duur van één kalenderjaar. In het geval het dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden, is het in principe noodzakelijk om op het einde van de periode van twaalf maanden een nieuw digitaal dagboek van ontvangsten te creëren voor het inschrijven tijdens de daaropvolgende twaalf maanden van de verrichtingen die door dit dagboek worden beoogd. Administratieve toegeving: Teneinde de administratieve organisatie van de belastingplichtigen te vereenvoudigen, aanvaardt de administratie evenwel dat het digitaal dagboek van ontvangsten niet wordt beperkt tot een periode van twaalf maanden maar een langere periode kan omvatten (periode vrij te kiezen door de belastingplichtige). De aandacht wordt echter gevestigd op het feit dat het toepassen van deze toegeving enerzijds verstrekkende gevolgen heeft op de bewaringstermijn, wetende dat deze wettelijke termijn pas aanvangt vanaf de eerste januari van het jaar volgend op de datum van afsluiting van het bestand. Anderzijds beïnvloedt deze toegeving eveneens de plaats van bewaring aangezien het dagboek van ontvangsten zich moet bevinden op de bedrijfszetel tot op
het einde van de derde maand volgend op de afsluiting ervan. (Desalniettemin moet, zoals is verduidelijkt onder de nummers 4 en 5 hiervoor, op vraag van de controlerende ambtenaar het digitaal dagboek van ontvangsten voorgelegd worden op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige gedurende de periode tijdens dewelke dit boek zich op de bedrijfszetel moet bevinden). Wanneer de belastingplichtige die een dagboek van ontvangsten op papier houdt op een bepaald moment beslist om over te gaan naar een digitaal dagboek van ontvangsten, onderbreekt deze overgang de begonnen periode van twaalf maanden niet en oefent deze geen enkele invloed uit op de berekening van die periode. Aldus loopt de periode van twaalf maanden die aanving met het op papier gehouden dagboek van ontvangsten verder tot zijn einde, zelfs wanneer ondertussen werd
overgeschakeld op een digitaal dagboek van ontvangsten.
 
28. De periode die het centralisatieboek bestrijkt, wordt daarentegen niet beperkt in de tijd. In de praktijk zal die periode meestal overeenstemmen met de periode waarop de verschillende dagboeken van ontvangsten, die worden samengevat in het centralisatieboek, betrekking hebben. 
 
 
8. Bewaring en voorlegging van de registers
29. Krachtens artikel 60, § 4, van het Btw-Wetboek, moeten de boeken (dagboeken van ontvangsten en centralisatieboeken) worden bewaard door de personen die ze hebben gehouden, gedurende zeven jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting. Ongeacht de vorm waarin deze boeken worden gehouden, moeten de nodige maatregelen worden getroffen opdat de integriteit van de inhoud van de boeken, alsmede hun leesbaarheid kunnen worden gegarandeerd tijdens de volledige bewaringstermijn (zie nr. 19 hiervoor).
 
30. De inschrijvingen gebeuren aan de hand van verantwoordingsstukken die, krachtens artikel 60, § 4, 2de lid, van het Btw-Wetboek, in principe (ook) moeten worden bewaard door de belastingplichtige gedurende een periode van zeven jaar te rekenen vanaf de eerste januari van het jaar volgend op hun datum (zie nr. 12 hiervoor). In afwijking hiervan, moeten, voor de belastingplichtigen die genieten van de beslissing nr. E.T.103.018 van 27.06.2002 en 02.06.2003 aangaande de digitale bewaring van kasticketten, de detailgegevens van de handelingen waarvoor overeenkomstig de btw-reglementering geen factuur moet worden uitgereikt, slechts worden bewaard voor fiscale doeleinden gedurende een periode van vijf jaar vanaf 1 januari van het jaar volgend op de datum van de handelingen, met dien verstande dat deze periode evenwel nooit korter mag zijn dan deze bepaald in artikel 315, WIB 92 (artikel 60, § 4, 4de lid, van het Btw-Wetboek). Deze kortere bewaringstermijn is evenwel niet van toepassing op de detailgegevens van de
handelingen die worden verricht door de belastingplichtige die gehouden is tot de uitreiking hetzij van een rekening of een ontvangstbewijs krachtens artikel 22, § 1, van voormeld koninklijk besluit nr. 1, hetzij van een kasticket, bedoeld in het koninklijk besluit van 30.12.2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen, krachtens artikel 21bis van datzelfde koninklijk besluit nr. 1. Die gegevens moeten derhalve worden bewaard gedurende de voormelde termijn van zeven jaar.
 
31. Overeenkomstig artikel 14, § 2, van het voornoemd koninklijk besluit nr. 1 dienen het dagboek van ontvangsten met betrekking tot de in de bedrijfszetel verrichte handelingen, alsook de verantwoordingsstukken die erop betrekking hebben (met inbegrip van de in artikel 22 van het koninklijk besluit nr. 1 bedoelde dubbels van de rekeningen of van de ontvangstbewijzen), zich op die bedrijfszetel te bevinden tot het verstrijken van de derde maand volgend op die waarin het genoemd dagboek werd afgesloten. Dit principe is eveneens van toepassing wanneer het dagboek van ontvangsten op digitale wijze wordt gehouden. In dit geval is de belastingplichtige ertoe gehouden te verzekeren dat de ambtenaren van de administratie die belast is met de belasting over de toegevoegde waarde, op de bedrijfszetel toegang hebben tot de gegevens van het dagboek van ontvangsten tijdens de in het voorgaande lid bedoelde termijn. Indien het dagboek van ontvangsten evenwel niet wordt gehouden op de bedrijfszetel, is de belastingplichtige ertoe gehouden vanuit die bedrijfszetel een volledige online toegang te waarborgen tot de gegevens van het dagboek van ontvangsten gedurende de periode waarop het dagboek
 
betrekking heeft én de drie maanden volgend op de sluiting van dit dagboek.
De bewuste digitale informatiedrager kan ofwel in België ofwel in een andere lidstaat van de Europese Unie of in een derde land worden bewaard op voorwaarde dat de belastingplichtige – en, bijgevolg ook de ambtenaren van de administratie – over een volledige online toegang tot de gegevens van die informatiedrager beschikt/beschikken, op de bedrijfszetel gedurende de periode waarop het dagboek betrekking heeft én de drie maanden volgend op de sluiting van het dagboek en in principe op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige (zie nr. 7 hiervoor) na afloop van die periode en gedurende de volledige wettelijke bewaringstermijn.
 
32. Krachtens artikel 61, § 1, 4de lid, van het Btw-Wetboek hebben de ambtenaren van de administratie belast met de belasting over de toegevoegde waarde het recht om zich de op informatiedragers geplaatste gegevens in een leesbare en verstaanbare vorm te doen voorleggen. Deze ambtenaren kunnen eveneens diegene die gehouden is tot bewaring verzoeken om in hun bijzijn en op zijn uitrusting kopieën te maken onder de door hen gewenste vorm van het geheel of een deel van de voormelde gegevens, evenals om de informaticabewerkingen te verrichten die nodig worden geacht om de juiste heffing van de belasting na te gaan. Aldus zullen deze ambtenaren de praktische invulling van de door de administratie gestelde beveiligingsvoorwaarden met het oog op het waarborgen van de onomkeerbaarheid en de onveranderlijkheid van de verrichte inschrijvingen, kunnen nagaan.
 
33. Het centralisatieboek moet aan de ambtenaren van de administratie kunnen worden voorgelegd op het fiscaal domicilie van de belastingplichtige. De bepalingen van artikel 61 van het Wetboek, zoals onder nummer 32 hiervoor vermeld, zijn eveneens van toepassing op het centralisatieboek.
 
9. Sancties
34. Tot slot wordt de aandacht gevestigd op het feit dat het niet naleven van de door de administratie vastgestelde regels, zoals uiteengezet in de onderhavige circulaire inzake het op papier en digitaal houden van het dagboek van ontvangsten en/of van het centralisatieboek, een inbreuk inhoudt op de verplichting tot het houden van de genoemde boeken (en stukken) en aldus de bewijskracht van deze boeken in het gedrang brengt.
Deze overtredingen worden krachtens artikel 70, § 4, van het Btw-Wetboek bestraft met een nietproportionele fiscale geldboete van 50 euro tot 5.000 euro per overtreding. Het bedrag van deze geldboete wordt, naargelang de aard en ernst van de overtreding, bepaald volgens de schaal opgenomen in de Bijlage, Afdeling 3, bij het koninklijk besluit nr. 44 van 09.07.2012 tot vaststelling van het bedrag van de niet-proportionele fiscale geldboeten op het stuk van de belasting over de toegevoegde waarde.
 
 
10. Opheffingsbepalingen en inwerkingtreding
35. De onderhavige circulaire treedt in werking vanaf de datum van haar publicatie. Derhalve moeten vanaf die datum alle hierin opgenomen bepalingen verplicht worden toegepast.
 
36. De huidige circulaire vervangt de beslissingen btw nr. E.T.112.577 van 08.11.2007 en nr. E.T.112.577/2 van 12.02.2008.