Coronavirus: welke maatregelen moet je nemen als syndicus en/of als bemiddelaar?

Geschreven door , CIB, www.cib.be
Foto: NIAID  

De ingrijpende beslissingen van de overheid rond het coronavirus hebben ook hun impact op de vastgoedsector. Als beroepsorganisatie worden we momenteel overstelpt met vragen. Moeten we open blijven of sluiten? Wat met bezoeken en kijkdagen? Algemene vergaderingen of niet? Wat zijn de gevolgen voor de toeristische verhuur? Ontdek hier onze antwoorden en aanbevelingen op de meest prangende vragen van zowel syndici als bemiddelaars.

Open blijven of sluiten?

Is een vastgoedkantoor een winkel of een bedrijf? Het is een discussie die al lang meegaat en nu ook consequenties heeft voor het coronavirus. Want, winkels dienen op zaterdag en zondag dicht te blijven. Geldt dat echter ook voor vastgoedkantoren? Daar worden immers geïnteresseerde kandidaat‐ kopers, eigenaars, kandidaat‐huurders, … ontvangen. 

Navraag bij de overheid geeft in deze voorlopig geen uitsluitsel. Voorlopig dienen we zelf als sector en/of op kantoorniveau een beslissing te nemen. Een optie kan zijn om tot nader order met gesloten deuren te werken of de toegang tot het kantoor op een andere wijze te beperken. Hoofddoel van de overheidsmaatregelen is immers om de samenkomst van mensen te vermijden en tot social distancing aan te zetten.

Op die manier geven we zelf invulling of onze sector als winkel of als bedrijf kan worden gezien. Indien er met gesloten deuren wordt gewerkt, wordt sowieso geen toegang tot het publiek verleend, waardoor men zeker niet meer van een winkel kan spreken.

In deze raden we de kantoren dan ook aan om te vertrekken vanuit de filosofie achter de sluiting van winkels in het weekend: social distancing realiseren.

Wat met bezoeken en kijkdagen?

De organisatie van bezoeken door geïnteresseerde kopers en/of huurders is natuurlijk core business voor onze sector. Als  bezoeken afgelast worden, impliceert dat een kantoor de activiteiten quasi neerlegt. Tegelijkertijd is ook hier voorzichtigheid ten stelligste aangewezen. Sowieso moeten de richtlijnen van de overheid inzake afstand en contact nageleefd worden (schud geen handen, hou afstand, ontsmet de handen op regelmatige basis, hoest aan de binnenkant van je elleboog, …). Het kan zeker geen kwaad om extra maatregelen te nemen, zoals het voorzien van zeep en ander hygiënemateriaal. 

Vergeet immers niet dat de ongerustheid toeneemt. Wie als kantoor het signaal geeft de nodige voorzorgsmaatregelen te nemen zal misschien minder met geannuleerde bezoeken geconfronteerd worden. Al mogen we ons best wel verwachten aan een stevig aantal annulaties tout court. 

Zorg voor een goede spreiding van de bezoeken, om te vermijden dat er teveel mensen tegelijk in het pand aanwezig zijn. Ook hier geldt dat men best vertrekt vanuit de filosofie achter de maatregelen: social distancing vermijden. 

Voor kijkdagen hanteert men best dezelfde aanpak: spreid indien mogelijk de bezoeken in de tijd, zodat er geen overlap is. Geef geïnteresseerden de garantie dat ze niet met teveel anderen in contact zullen komen en het bezoek zo veilig mogelijk zal kunnen verlopen.

Algemene vergaderingen of niet?

Rekening houdende met de recente ontwikkelingen omtrent het Corona‐virus krijgen wij uiteraard veel vragen omtrent het al dan niet plaats laten vinden van de geplande algemene vergaderingen. 

In de mate dat het wettelijk en statutair mogelijk is, raden we aan om alle algemene vergaderingen uit te stellen tot minstens 3 april 2020.   

Zuiver wettelijk en statutair gezien zal er soms geen andere optie zijn dan bepaalde vergaderingen te laten plaatsvinden zoals gepland. De Wet schrijft immers voor dat het reglement van interne orde de periode van 15 dagen moet vermelden waarin jaarlijks de AV bijeenkomt. Plichtsbewuste mede‐ eigenaars kunnen zich zo organiseren om in die periode van 15 dagen zeker beschikbaar te zijn voor de AV. De syndicus kan dus niet op eigen initiatief beslissen om de vergadering op een ander tijdstip te laten plaatsvinden. 

Indien het uitstel wettelijk en/of statutair niet kan, zou het totaal afgelasten van de vergadering het gebouw in een lastig parket brengen. Niet alleen zou er dan twijfel kunnen bestaan over de rechtsgeldigheid van de later genomen beslissingen; ook andere knelpunten zoals het aflopen van het mandaat van de syndicus dreigen de kop op te steken. De Wet voorziet voor noodsituaties zoals een globale pandemie niet onmiddellijk de vereiste oplossingen. 

In dergelijk scenario raden we de syndici aan om formeel de vergadering te laten doorgaan. In sommige gevallen zal het misschien mogelijk zijn om effectief rechtsgeldig te vergaderen. Het werken met volmachten aan een lid van de raad van mede‐eigendom of een andere mede‐eigenaar, zeker door mede‐eigenaars in een risicogroep, is hierbij een cruciaal instrument. Het bezorgen van een volmacht kan ook via e‐mail. Verder wordt ook aangeraden om het aantal aanwezigen te beperken tot één persoon per appartement. Sowieso raden we aan om dagordepunten die belangrijk zijn, maar geen dringende beslissing vragen, uit te stellen naar de volgende algemene vergadering of zo nodig een bijzondere algemene vergadering. 

In veel andere gevallen zal de bijeenkomst een zeker fictief karakter hebben, omdat op voorhand reeds duidelijk is dat het quorum niet gehaald zal worden. 

De Wet voorziet dat bij een onvoldoende quorum later een hernieuwde algemene vergadering georganiseerd kan worden. In de wet is hierover vermeld wat volgt: De algemene vergadering beraadslaagt alleen rechtsgeldig wanneer aan het begin van de algemene vergadering meer dan de helft van de mede‐eigenaars aanwezig of vertegenwoordigd is en voor zover zij ten minste de helft van de aandelen in de gemeenschappelijke delen bezitten. Niettemin beraadslaagt de algemene vergadering tevens rechtsgeldig wanneer de mede‐eigenaars die aanwezig of vertegenwoordigd zijn aan het begin van de algemene vergadering, meer dan drie vierde van de aandelen in de gemeenschappelijke delen vertegenwoordigen. Indien geen van beide quorums wordt bereikt, zal een tweede algemene vergadering na het verstrijken van een termijn van ten minste vijftien dagen bijeenkomen die zal beraadslagen, ongeacht het aantal aanwezige of vertegenwoordigde leden en de aandelen van mede‐eigendom waarvan ze houder zijn

Nuttig is dat de Wet wel een minimumperiode van 15 dagen vermeldt maar geen maximumperiode. De minimumperiode van 15 dagen betekent in de feiten reeds een uitstel tot na 3 april. En het ontbreken van een maximumperiode geeft de syndicus en het gebouw de nodige flexibiliteit. De situatie kan dan verder gemonitord worden om na te gaan wanneer de organisatie van de tweede algemene vergadering mogelijk is. Daarbij zullen we als sector uiteraard de richtlijnen van de regering en de gezondheidsdeskundigen moeten volgen. 

De periode van 15 dagen zal ook toelaten om desnoods te onderzoeken of het haalbaar is een vergadering met een beperkt aantal punten (bvb. verlenging mandaat syndicus) schriftelijk te laten verlopen. Daarvoor is wel volledige unanimiteit vereist.

Lees ook: Coronavirus: preventiemaatregelen en arbeidsrechtelijke gevolgen

Coronavirus en toerisme

De toeristische sector is één van de zwaarst getroffen economische sectoren. Vliegverkeer wordt meer en meer lam gelegd, toeristen blijven thuis, het aantal boekingen neemt zienderogen af en het aantal annulaties neemt toe. Het is op dit moment nog onzeker in welke mate de toeristische verhuurkantoren en de sector van de huurvakantiewoningen aan de Kust in de klappen zal delen. Als de kustgemeenten in lock‐down gaan, zoals Knokke‐Heist heeft aangekondigd, dreigt dit implicaties te hebben voor de start van het verhuurseizoen in de paasvakantie. 

Jammer genoeg is er op dit ogenblik weinig dat we als sector lijken te kunnen ondernemen tegen de impact van het Corona‐virus op de sector. Dat de toerist gebruik maakt van mogelijke opties tot annulatie kunnen we immers niet tegengaan. Tegelijkertijd is het wel belangrijk om aan te geven dat er minstens indicaties zijn dat het Corona‐virus een seizoenaal verloop zou kunnen hebben. Het Wetenschappelijk Comité kan dit nog niet formeel bevestigen, gezien het verloop van het virus nog te onzeker is. Laten we als sector dan ook hopen dat Covid‐19 hetzelfde verloop kent als andere Corona‐ virussen. 

Vanuit de Federatie voor de Toeristische Industrie, waar CIB Vlaanderen en CIB Kust deel van uitmaken, is sowieso reeds gepleit voor steunmaatregelen, om het economisch verlies in de sector enigszins te compenseren. Voor de sector van de huurvakantiewoningen lijkt het ons daarbij logisch dat minstens gekeken wordt naar een ondersteuningspakket richting het topseizoen (de zomer) op vlak van promotie, heropleving van het kusttoerisme, … Ook de piste van een fiscale ondersteuning moet op tafel liggen (bvb. met het oog op toeristische taksen, waaronder de taks tweede verblijven op provinciaal en gemeentelijk vlak).