5 krachtlijnen uitstel algemene vergadering van aandeelhouders nav coronavirus

Geschreven door Lexalert
Foto: chintermeyer  

In het Staatsblad van 9 april 2020 verscheen het koninklijk besluit nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie.

Het koninklijk besluit neemt dringende maatregelen nemen in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie. Een eerste reeks maatregelen hebben betrekking op de organisatie en bijeenroeping van de algemene vergadering van de mede-eigenaars. Een tweede reeks maatregelen heeft betrekking op de organisatie van de algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen. Dit artikel behandelt de organisatie van de algemene vergaderingen van vennootschappen en verenigingen. 

  1. Toepassing in de tijd

De maatregelen met betrekking tot de algemene vergadering van aandeelhouders hebben een beperkte duurtijd en zullen gelden van 1 maart tot 3 mei 2020, maar deze periode kan bij KB worden verlengd als blijkt dat de pandemie op dat ogenblik een normale toepassing van de vergaderregels nog steeds niet toelaat.

Deze uitzonderlijke maatregelen hebben uitwerking vanaf 1 maart 2020. Zij laten de entiteiten, ongeacht door of krachtens welk wettelijk instrument zij rechtspersoonlijkheid hebben verkregen, die sinds 1 maart 2020 een vergadering hebben bijeengeroepen of hadden moeten bijeenroepen, en die nog niet werd gehouden, toe van de maatregelen gebruik te maken. Ook voor verplichtingen gebonden aan wettelijke termijnen wordt, indien men kiest voor uitstel, logischerwijs de datum van 1 maart 2020 gekozen.

Met andere woorden is de voorgestelde regeling van toepassing op:

  • alle vergaderingen die tussen 1 maart en 3 mei worden bijeengeroepen (zie ook hieronder voor wat betreft de vergaderingen gehouden na 3 mei);
  • alle vergaderingen die tussen de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad en 3 mei moeten worden gehouden;
  • alle vergaderingen die tussen 1 maart en de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad hadden moeten zijn gehouden op grond van een wettelijke of statutaire regel, maar niet zijn gehouden (bv. omdat men niet wist hoe de vergadering veilig te houden).

De regels gelden niet voor alle vergaderingen die tussen 1 maart en de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad effectief werden gehouden.

De Covid-19 pandemie heeft tot gevolg dat de betrokken entiteiten voor wie de voorbereidingen voor de gewone algemene vergaderingen veelal net waren gestart, zich geconfronteerd zien met onoverkomelijke praktische moeilijkheden om die vergaderingen ook effectief volgens de gebruikelijke regels te houden, zonder de dwingende regels opgelegd ter bestrijding van het virus te overtreden. Daarom worden, naar het voorbeeld van gelijkaardige initiatieven in andere landen, tijdelijk een aantal versoepelingen en opties ingevoerd, die de entiteiten de nodige flexibiliteit geven, zonder de rechten van de aandeelhouders en de leden uit het oog te verliezen.

Volg het on demand seminarie Impact van het coronavirus op het vennootschapsrecht met Philippe MULLIEZ
  1. Welke vergaderingen?

De voorgestelde regeling geldt voor de gewone, bijzondere als buitengewone algemene vergaderingen. Dat laatste is dit jaar van bijzonder belang, omdat talloze vennootschappen en verenigingen zich hadden voorgenomen hun statuten aan te passen aan het Wetboek van vennootschappen en verenigingen, dat op 1 januari 2020 op alle bestaande vennootschappen en verenigingen toepasselijk is geworden. Ondanks het feit dat ze nog tot 1 januari 2024 de tijd hebben om hun statuten aan te passen, kiezen de meeste vennootschappen en verenigingen ervoor dat dit jaar al te doen.

Een algemene vergadering of een vergadering van een bestuursorgaan die werd opgeroepen voor de bedoelde einddatum mag worden gehouden zelfs als zij na deze datum wordt gehouden.

Deze oplossing is noodzakelijk voor de rechtszekerheid, in het licht van de duur van de oproepingstermijnen, en nu het onmogelijk is te voorzien wanneer en in welke mate de maatregelen ter verspreiding van de COVID-19 pandemie niet langer zullen worden opgelegd.

Ook zij die tot op 3 mei hun vergadering beslissen uit te stellen kunnen genieten van de verlenging.

Het bovenstaande neemt vanzelfsprekend niet weg dat entiteiten met wijsheid van de geboden mogelijkheden moeten gebruikmaken en de optie kiezen die het belang van alle stakeholders het beste dient, en dit zowel wanneer zij kiezen voor een vergadering als wanneer zij kiezen voor uitstel.

De bepalingen zijn strikt facultatief in die zin dat zij een regeling instellen die is aangepast aan de uitzonderlijke omstandigheden die zich stellen. Er wordt echter verduidelijkt dat de betrokken personen en entiteiten uiteraard vrij blijven om de gebruikelijke wettelijke regeling in haar geheel na te leven indien zij dit passender achten.

  1. Welke entiteiten?

De voorgestelde regeling geldt voor alle vennootschappen, verenigingen, rechtspersonen en contractuele ICB's, met inbegrip van rechtspersonen die in aanvullende orde onder het Wetboek van vennootschappen en verenigingen vallen, zoals bv. de publiekrechtelijke rechtspersonen en de Nationale Bank van België.

Zij geldt eveneens voor rechtspersonen met een algemene vergadering of een bestuursorgaan die de rechtspersoonlijkheid door of krachtens bijzondere wetgeving hebben verworven.

Bij KB kunnen de bepalingen die van toepassing zijn op genoteerde vennootschappen toepasselijk verklaren op vennootschappen waarvan de aandelen of de certificaten die op die aandelen betrekking hebben worden verhandeld op een MTF of op een georganiseerde handelsfaciliteit.

  1. Opties

De eerste optie bestaat er in de vergadering te laten doorgaan, maar in omstandigheden die enerzijds verzoenbaar zijn met de maatregelen genomen naar aanleiding van de Covid-19 pandemie, en anderzijds toch aan de aandeelhouders en de leden toe te laten hun stemrecht uit te oefenen en hen de kans te geven vragen te stellen.

Daarnaast krijgt het bestuursorgaan de bevoegdheid om te beslissen dat de aandeelhouders of de leden uitsluitend op afstand mogen stemmen (in voorkomend geval met respect van de regels van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voor sommige rechtsvormen), in combinatie met stemmen per volmacht (onder dezelfde modaliteiten, en dus met naleving van o.m. de belangenconflictenregels waarin het Wetboek van vennootschappen en verenigingen voorziet voor de naamloze vennootschap). De formulieren voor een stemming op afstand en de volmachten worden aan de entiteit bezorgd op het aangegeven adres, desnoods alleen elektronisch. Een gescande of gefotografeerde versie volstaat.

Nu stemmen op afstand alleen wettelijk is geregeld voor de naamloze vennootschap, wordt artikel 7:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen ook tijdelijk van toepassing verklaard op de besloten vennootschap, de coöperatieve vennootschap en andere rechtspersonen, die niet over een eigen wettelijk of statutaire regeling inzake stemming op afstand beschikken, met uitzondering van die regels uit artikel 7:146 van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen die specifiek op de genoteerde naamloze vennootschappen van toepassing zijn.

Het besluit laat het bestuursorgaan van de bedoelde entiteiten toe op te leggen dat volmachten aan een welbepaalde persoon worden gegeven, op voorwaarde dat de volmachten specifieke steminstructies bevatten voor alle voorstellen van besluit. Dit laat toe de algemene vergadering in beperkte kring te organiseren. Weliswaar wordt op die manier het recht van de aandeelhouders en leden om hun eigen volmachthouder te kiezen beperkt. In de huidige omstandigheden is het evenwel niet mogelijk, noch verantwoord in het kader van de volksgezondheid, om vooral vennootschappen en verenigingen met een groot aantal aandeelhouders of leden te verplichten vergaderingen te organiseren waarop tientallen, honderden of duizenden personen (aandeelhouders of leden, of hun volmachthouders) fysiek aanwezig kunnen zijn. Systemen waarbij een dergelijk groot aantal personen actief op afstand kunnen deelnemen die voldoende garanties bieden dat ook alleen personen die gemachtigd zijn deel te nemen, effectief deelnemen, zijn niet wijd verspreid op de Belgische markt en het is hoe dan ook praktisch niet meer mogelijk om ze nu tijdig en op betrouwbare manier in werking te stellen. Bovendien blijkt dat de plaatsing van dergelijke systemen opnieuw de concentratie van een relatief groot aantal mensen op dezelfde plaats vereist, met mogelijke risico's voor verdere verspreiding van het virus.

Uiteraard worden de inmiddels reeds ontvangen volmachten met steminstructies mee in aanmerking genomen, maar de betreffende volmachthouder moet zich niet fysiek aanbieden op de vergadering.

Wanneer zij niet kan garanderen dat de maatregelen ter bestrijding van de Covid-19 pandemie kunnen worden nageleefd kan de entiteit zelfs elke fysieke aanwezigheid verbieden, behalve als de vergadering beslissingen neemt die authentiek moeten worden vastgesteld in het geval dat de notaris fysiek aanwezig moet zijn. In dat geval moeten de regels inzake social distancing uiteraard worden nageleefd.

Dit laat toe als het nodig is de vergadering te houden met één enkele volmachthouder. De entiteit kan de aandeelhouders of leden tevens opleggen hun vragen schriftelijk te stellen tot de vierde dag vóór de vergadering. Kiest zij ervoor de aandeelhouders of leden toe te laten de vergadering rechtstreeks of in uitgesteld relais te volgen (bv. via een webcam of via een telefonische conferentie, zonder dat de aandeelhouders of de leden nochtans verplicht de mogelijkheid moeten hebben om actief tussen te komen), dan kan ze de vragen op dat ogenblik beantwoorden. Ze kan deze vragen ook schriftelijk beantwoorden, in welk geval ze de antwoorden ten laatste op de dag van de vergadering meedeelt. Genoteerde vennootschappen doen dat op hun website; andere entiteiten doen dat op de meest gerede wijze.

De entiteiten die kiezen voor een vergadering met één volmachthouder worden uiteraard aangemoedigd om de dialoog met hun aandeelhouders en leden te onderhouden, door bv. ook de vragen van hun aandeelhouders of leden die duidelijk aansluiten bij de agenda van de algemene vergadering maar nog niet werden beantwoord op de dag van de algemene vergadering, achteraf te beantwoorden. De antwoorden op de algemene vergadering kunnen bijvoorbeeld nieuwe terechte vragen oproepen.

De aangestelde volmachthouder, de leden van het bureau, de bestuurders en de commissaris kunnen in dergelijk geval geldig van op afstand deelnemen, bv. via telefonische of video-conferentie.

Gaat het om een algemene vergadering die voor een notaris moet worden gehouden, dan moet, naast een door de entiteit aangeduide vertegenwoordiger - bv. de ene volmachthouder waarvan hierboven sprake als de entiteit van die optie gebruik maakt - uiteraard ook de notaris aanwezig zijn.

Gelet op de bijzondere omstandigheden kunnen entiteiten die hun vergadering al hebben bijeengeroepen op het ogenblik waarop deze bijzondere regeling van kracht wordt, vooralsnog van deze regeling gebruikmaken, mits daarover de aandeelhouders en de leden correct te informeren.

Ten slotte wordt ook de verplichting voor genoteerde vennootschappen om aan aandeelhouders op naam bepaalde documenten toe te zenden per post tijdelijk opgeheven.

Het elektronisch communicatiemiddel bedoeld in de artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) WVV:- is bedoeld voor vergaderingen met een groot aantal aandeelhouders die de vennootschap niet allemaal kent of kan kennen (dus in het bijzonder genoteerde vennootschappen en CV's met zeer veel aandeelhouders); - moet toelaten er zeker van te zijn dat (i) alle aandeelhouders (of hun volmachthouders) kunnen inloggen en ii) ook alleen aandeelhouders (of hun volmachthouders) kunnen inloggen en deelnemen. Een aantal genoteerde vennootschappen heeft de daarvoor benodigde statutaire machtiging, maar geen van hen heeft er ooit al gebruik van gemaakt. Het door deze artikelen bedoelde "elektronisch communicatiemiddel" is een gesofisticeerde techniek die toelaat massaal virtueel aan een algemene vergadering deel te nemen, en kan inderdaad niet worden gelijkgesteld met een video- of conference call.

Zoals aangestipt in de commentaar onder artikel 6 is dergelijk systeem niet beschikbaar op de Belgische markt.

De artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) WVV gaan niet over vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, en die tellen als werkelijk gehouden vergaderingen (er is dan ook geen unanimiteit vereist, zoals voor een schriftelijke vergadering).

Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen blijven perfect mogelijk. De algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen bepalen dat om rechtsgeldig te kunnen vergaderen de aandeelhouders of leden moeten kunnen beraadslagen, het woord moeten kunnen voeren en hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen. De invulling van deze principes is ook mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van geschreven documenten.

De tweede optie bestaat erin de algemene vergadering uit te stellen tot de toestand terug is genormaliseerd. Ook dit is toegelaten als de vergadering reeds is bijeengeroepen, op voorwaarde dat de aandeelhouders en leden daarover correct worden geïnformeerd. Het spreekt voor zich dat de entiteiten hiermee met de nodige voorzichtigheid moeten omgaan, maar onder sommige omstandigheden kan uitstel die toelaat de vergadering later volgens de normale regels te houden de betere optie zijn, in ieders belang.

In dat geval krijgen de betrokken entiteiten ook uitstel van tien weken voor een aantal wettelijke termijnen, zoals de verplichting de algemene vergadering binnen zes maanden na afsluiting van het boekjaar te houden, of nog, de verplichting de jaarrekening binnen zeven maanden na afsluiting van het boekjaar samen met een aantal andere stukken bij de NBB neer te leggen.

Dergelijk uitstel is niet toegelaten in geval van toepassing van de alarmbelprocedure bij negatief of dreigend negatief nettoactief, of ingeval van bijeenroeping op verzoek van 10% van de aandeelhouders of van de commissaris: in deze gevallen kan de vennootschap terugvallen op de eerste optie. Alleen de situaties worden geviseerd waarbij het nettoactief van de vennootschap negatief dreigt te worden of is geworden omdat men enige ademruimte wil gunnen aan vennootschappen die tijdelijke financiële moeilijkheden ondervinden ten gevolge van de Covid-19 pandemie. De Raad van State wordt niet gevolgd op dit punt.

Ook de bijkantoren van buitenlandse rechtspersonen krijgen uitstel om de stukken van hun moederhuis neer te leggen.

Ten slotte wordt verduidelijkt dat het bestuursorgaan onder alle omstandigheden unaniem schriftelijk kan besluiten. Het bestuursorgaan kan ook (in voorkomend geval bij meerderheid) beraadslagen en besluiten via een elektronische communicatie die discussie toelaat. Gaat het om beslissingen die voor notaris moeten worden genomen - men denke vooral aan toegestaan kapitaal - dan volstaat opnieuw dat één lid van het bestuursorgaan of een door het bestuursorgaan aangesteld persoon samen met de notaris fysiek vergadert; de andere leden kunnen deelnemen via de elektronische communicatie.

  1. Inwerkingtreding

Deze uitzonderlijke maatregelen hebben uitwerking vanaf 1 maart 2020. Zij laten de betrokken entiteiten die sinds 1 maart 2020 een vergadering hebben bijeengeroepen, en die nog niet werd gehouden, toe van de maatregelen gebruik te maken. Ook voor verplichtingen gebonden aan wettelijke termijnen wordt, indien men kiest voor uitstel, logischerwijs de datum van 1 maart 2020 gekozen.

Download de volledige tekst van het KB van 9 april 2020 nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie