11 FAQ over wijzigingen aan WVV naar aanleiding van de coronacrisis (COVID-19)

Geschreven door Lexalert
Foto: XoMEoX  

Minister Koen Geens publiceerde een Q&A mbt KB nr. 4 houdende diverse bepalingen inzake mede-eigendom en het vennootschaps- en verenigingsrecht in het kader van de strijd tegen de Covid-19 pandemie. 

1.1.        Zijn de voorschriften over de algemene vergaderingen van aandeelhouders en leden dwingend?

Neen. Ze zijn niet dwingend in die zin dat alle entiteiten die onder zijn personeel (zie vraag 2.2.) en temporeel (zie vraag 2.3) toepassingsgebied vallen, mogen opteren voor de mogelijkheden die het K.B. nr. 4 biedt, maar daartoe niet zijn verplicht.

Wie echter voor één van die mogelijkheden kiest, moet uiteraard de voorschriften van het K.B. nr. 4 naleven.

Zoals  het  Verslag  aan  de  Koning  aangeeft,  [moeten]  entiteiten  met wijsheid van de geboden mogelijkheden gebruik maken en de optie kiezen die het belang van de stakeholders het beste dient, en dit zowel wanneer zij kiezen voor een vergadering overeenkomstig artikel 6 als wanneer zij kiezen voor uitstel overeenkomstig artikel 7. De bepalingen van dit hoofdstuk zijn strikt facultatief in die zin dat zij een regeling instellen die is aangepast aan de uitzonderlijke omstandigheden die zich stellen. Er wordt echter verduidelijkt dat de betrokken personen en entiteiten uiteraard vrij blijven om de gebruikelijke wettelijke regeling in haar geheel na te leven, indien zij dit passender achten. Met andere woorden, als het mogelijk is – eventueel met gebruik van de talloze systemen van tele- en video-conferentie in omloop – de vergadering te houden zonder de beperkingen ten gevolge van de Covid-19 pandemie te miskennen, dan is er geen enkele reden om dit niet te doen (zie vraag 1.9).

1.2.        Op welke entiteiten is hoofdstuk 2 van het K.B. nr. 4 van toepassing?

Hoofdstuk 2 is van toepassing op elke vennootschap, vereniging of rechtspersoon die een algemene vergadering en/of een bestuursorgaan heeft, ongeacht door of krachtens welke wet zij in het leven werd geroepen. Het gaat dus in de eerste plaats om de vennootschappen en verenigingen die onder het toepassingsgebied van het Wetboek van vennootschappen en verenigingen (verder “WVV”)1 vallen, maar ook om rechtspersonen van publiek recht, of om rechtspersonen met een volstrekt eigen statuut. Daarnaast vallen ook contractuele ICB’s onder zijn toepassingsgebied.

Zij worden verder aangeduid als “entiteit”.

De bijzondere regels voor genoteerde vennootschappen (in de zin van artikel 1:11 WVV, zijnde emittenten waarvan aandelen zijn toegelaten tot de gereglementeerde markt) kunnen bij K.B. ook van toepassing worden verklaard op vennootschappen waarvan de aandelen of de certificaten die op die aandelen betrekking hebben worden verhandeld op een MTF of een OFT.

1.3.        Op  welke  algemene  vergaderingen  en  raden  van bestuursorganen is hoofdstuk 2 van het K.B. nr. 4 van toepassing?

Zie Verslag aan de Koning: De regeling is van toepassing op:

  • alle  vergaderingen  die  tussen  1  maart  en  3  mei  worden bijeengeroepen (zie ook hieronder voor wat betreft de vergaderingen gehouden na 3 mei);
  • alle vergaderingen die tussen de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad en 3 mei moeten worden gehouden;
  • alle   vergaderingen   die   tussen   1   maart   en   de   dag   van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad hadden moeten zijn gehouden op grond van een wettelijke of statutaire regel, maar niet zijn gehouden (bv. omdat men niet wist hoe de vergadering veilig te houden).

De regels gelden echter niet voor alle vergaderingen die tussen 1 maart en de dag van bekendmaking in het Belgisch Staatsblad effectief werden gehouden.

Tenzij hoofdstuk 2 van het K.B. nr. 4 wordt verlengd, worden de gewone regels dus terug van toepassing vanaf 4 mei 2020. Uiteraard mogen de vergaderingen die tot en met 3 mei werden opgeroepen, volgens de regels van het K.B. nr. 4 worden gehouden (zie ook Verslag aan de Koning: Een algemene vergadering of een vergadering van een bestuursorgaan die werd opgeroepen voor de in het eerste lid bedoelde einddatum mag worden gehouden overeenkomstig de bepalingen van dit hoofdstuk, zelfs als zij na deze datum wordt gehouden.

Deze oplossing is noodzakelijk voor de rechtszekerheid, in het licht van de duur van de oproepingstermijnen, en nu het onmogelijk is te voorzien wanneer en in welke mate de maatregelen ter verspreiding van de COVID-19 pandemie niet langer zullen worden opgelegd).

In dezelfde zin kunnen “zij die tot op 3 mei hun vergadering beslissen uit te stellen […] genieten van de verlenging van de in artikel 7 bedoelde periodes”.

Hoewel ze veel uitzonderlijker zijn, kunnen de opties van het K.B. nr. 4 ook worden gebruikt voor vergaderingen van obligatiehouders.

Volg het on demand seminarie De pauzeknop voor ondernemingen die getroffen zijn door de CoViD-19-crisis met Dominique DE MAREZ

1.4.        Is  er  bij  de  voorziene  procedure  van  algemene vergadering “achter gesloten deuren” (i.e. op afstand stemmen vóór de algemene vergadering en volmacht aan een door de entiteit aangeduide volmachthouder) eenparigheid vereist?

Neen. De door artikel 6 van het K.B. nr. 4 aangeboden opties (verplichten dat aandeelhouders of leden 1° vóór de algemene vergadering op afstand stemmen en 2° vóór de algemene vergadering een volmacht verlenen) veranderen niets aan het feit dat de algemene vergadering geacht wordt werkelijk bijeen te komen. Voor de berekening van het aanwezigheids- en meerderheidsquorum worden de aandeelhouders/leden geacht aanwezig te zijn. Er is ook de gelegenheid om vragen te stellen, die ook moeten worden beantwoord. Ook statutenwijzigingen kunnen volgens de modaliteiten van artikel 6 (zie in het bijzonder § 4, tweede lid) van het K.B. nr. 4 worden beslist.

1.5.        Geldt  dit  ook  in  het  algemeen  voor  schriftelijke besluitvorming zoals voorgeschreven door het WVV (en niet enkel voor de in het volmachtenbesluit omschreven procedure; in het WVV wordt voor schriftelijke besluitvorming van de algemene vergadering eenparigheid vereist)?

Neen. De besluiten die overeenkomstig de artikelen 5:85, 6:71 en 7:133 WVV schriftelijk kunnen worden genomen vereisen (nog steeds) eenparigheid (dit wil zeggen dat alle aandeelhouders louter schriftelijk instemmen met het voorgestelde besluit). In dit geval is er ook geen gelegenheid om vragen te stellen. Dergelijke schriftelijke besluitvorming is nooit toegelaten voor statutenwijzigingen.

1.6.        Wat met reeds ontvangen volmachten op het ogenblik dat de entiteit beslist om gebruik te maken van de optie om zelf één enkele volmachthouder aan te stellen?

De tot op dat ogenblik ontvangen volmachten kunnen, op voorwaarde dat zij specifieke steminstructies bevatten, mee in aanmerking worden genomen voor de stemming. De door de aandeelhouder of lid aangeduide volmachthouder mag evenwel niet ter vergadering aanwezig zijn, en de stemmen zullen worden uitgebracht door de door de entiteit aangeduide volmachthouder.

De entiteit zou nadien ontvangen volmachten met specifieke steminstructies ook nog in aanmerking moeten nemen. De betrokken aandeelhouders of leden kunnen, indien zij dat zouden wensen, hun volmacht steeds intrekken, als ze die om welk reden dan ook niet zouden willen geven aan de door de entiteit aangeduide volmachthouder. De entiteit communiceert hierover best duidelijk en tijdig.

1.7.        Art. 6, § 3, derde lid, van het KB nr. 4 laat toe dat de entiteit de schriftelijke vragen beantwoordt tijdens een telefonische of videoconferentie, op een wijze die toegankelijk is voor elke persoon die het recht heeft deel te nemen aan de algemene vergadering. Moet dit systeem dan zo worden opgezet dat enkel personen die effectief het recht hebben deel te nemen aan de algemene vergadering kunnen inloggen, of kan het ruimer worden opengesteld?

Het Verslag aan de Koning maakt duidelijk dat dit kan gaan om elk systeem dat ‘de aandeelhouders of leden [toelaat] de vergadering rechtstreeks of in uitgesteld relais te volgen (bv. via een webcast of via een telefonische conferentie, zonder dat de aandeelhouders of leden nochtans verplicht de mogelijkheid moeten hebben om actief tussen te komen)”. Het gaat dus niet per se om een gesofisticeerd elektronisch communicatiemiddel met toegangscontrole, een eenvoudige link naar een webcam op de website kan volstaan, wat dan wel betekent dat naast aandeelhouders en leden en bestuurders ook andere geïnteresseerden de vergadering kunnen volgen.

1.8.        Is de bepaling dat ook leden van het bureau van de algemene vergadering, bestuurders en commissarissen van op afstand mogen vergaderen (= afwijking van normale regels van het WVV) enkel van toepassing voor de specifieke procedure omschreven in het K.B. nr. 4 (op voorhand stemmen van op afstand en/of werken met volmachten) en dus niet voor andere digitale vergaderingen?

Neen. De mogelijkheid voor de leden van het bureau van de algemene vergadering, de leden van het bestuursorgaan, de commissaris en de volmachthouder om op afstand aan de vergadering deel te nemen, zoals door middel van een telefonische- of een videoconferentie, geldt niet voor  de  virtuele  algemene  vergadering  georganiseerd  via  het elektronisch communicatiemiddel als bedoeld in de artikelen 5:89, 6:75 en 7:137 WVV. Zie paragraaf 1, zevende lid, van deze artikelen samengelezen met artikel 6, § 2, tweede lid, en § 4, eerste lid, van het K.B. nr. 4; zie ook artikelen 5:89, 6:75 en 7:137, telkens § 1, laatste lid, WVV.

1.9.        Geldt de mogelijkheid overeenkomstig artikel 6, § 2, tweede lid, van het K.B. nr. 4 om aan de deelnemers aan elke algemene vergadering een elektronisch communicatiemiddel als bedoeld in artikel 7:137 van het WVV ter beschikking te stellen, met naleving van de modaliteiten die het WVV voorschrijft, zelfs zonder statutaire machtiging, voor alle digitale vergaderingen (video- en teleconferentie) en niet enkel voor digitale vergaderingen waarbij er bijvoorbeeld gewerkt wordt met volmachten zoals voorzien in de specifieke procedure in het K.B. nr. 4?

Ja. Het elektronisch communicatiemiddel bedoeld in art. 7:137 WVV wordt  nauwelijks  gebruikt  in  België.  Dit  elektronisch communicatiemiddel werd voor genoteerde vennootschappen opgelegd door de eerste aandeelhoudersrichtlijn (2007), en is aan strenge vereisten onderworpen (zie preambule 9, dat verwijst naar verificatie van de identiteit en veiligheid van de communicatie). Zo moeten bv. de hoedanigheid en de identiteit van de aandeelhouders kunnen worden gecontroleerd, en moeten de statuten bepalen hoe dit gebeurt. De statuten kunnen ook de nodige vereisten uitwerken om de veiligheid van de communicatie te waarborgen (art. 7:137 WVV). De Belgische wetgever heeft er bij de omzetting van de eerste aandeelhoudersrichtlijn voor gekozen deze regels op dezelfde wijze door te trekken naar de (toen BVBA, nu) BV (art. 5:89 WVV) en de CV (art. 6:75 WVV).

Voor de organisatie van vergaderingen via videoconferenties, zoals bv.Teams, Zoom, Skype of een gelijkaardig systeem, of via teleconferenties, is geen statutaire machtiging vereist. Zij gelden als fysieke vergaderingen overeenkomstig de normale regels van het WVV, op voorwaarde dat de aandeelhouders of leden er geldig toe zijn opgeroepen, over de mogelijkheid beschikken eraan deel te nemen, elkaar voldoende kunnen identificeren en minstens met elkaar in debat kunnen gaan en tot de stemming overgaan. Zij zijn dus perfect mogelijk zonder schending van de veiligheidsvoorschriften opgelegd wegens de Covid-19 pandemie. Vergaderingen via video- of telefoonconferenties zijn evenwel niet werkbaar voor entiteiten met een groot aantal aandeelhouders of leden.

Zie  Verslag  aan  de  Koning:  ”Het  elektronisch  communicatiemiddel bedoeld in de artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) WVV:

-              is bedoeld voor vergaderingen met een groot aantal aandeelhouders die de vennootschap niet allemaal kent of kan kennen (dus in het bijzonder genoteerde vennootschappen en CV’s met zeer veel aandeelhouders);

-              moet toelaten er zeker van te zijn dat (i) alle aandeelhouders (of hun volmachthouders) kunnen inloggen en ii) ook alleen aandeelhouders of hun volmachthouders) kunnen inloggen en deelnemen. Een aantal genoteerde vennootschappen heeft de daarvoor benodigde statutaire machtiging, maar geen van hen heeft er ooit al gebruik van gemaakt. Het door deze artikelen bedoelde “elektronisch communicatiemiddel” is een gesofisticeerde techniek die toelaat massaal virtueel aan een algemene vergadering deel te nemen, en kan inderdaad niet worden gelijkgesteld met een video- of conference call.

Systemen waarbij een dergelijk groot aantal personen actief op afstand kunnen deelnemen die voldoende garanties bieden dat ook alleen personen die gemachtigd zijn deel te nemen, effectief deelnemen, zijn niet wijd verspreid op de Belgische markt en het is hoe dan ook praktisch niet meer mogelijk om ze nu tijdig en op betrouwbare manier in werking te stellen. Bovendien blijkt dat de plaatsing van dergelijke systemen opnieuw de concentratie van een relatief groot aantal mensen op dezelfde plaats vereist, met mogelijke risico’s voor verdere verspreiding van het virus.

De artikelen 5:89 (BV), 6:75 (CV) en 7:137 (NV) WVV gaan niet over vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen, waar iedereen elkaar kent en kan identificeren, en die tellen als werkelijk gehouden vergaderingen (er is dan ook geen unanimiteit vereist, zoals voor een schriftelijke vergadering).

Vergaderingen via video- of telefoonconferenties met een beperkt aantal personen blijven perfect mogelijk. De algemene principes die gelden voor algemene vergaderingen bepalen dat om rechtsgeldig te kunnen vergaderen de aandeelhouders of leden moeten kunnen beraadslagen, het woord moeten kunnen voeren en hun stemrecht moeten kunnen uitoefenen. De invulling van deze principes is ook mogelijk via telefoon- of videoverbinding, gecombineerd met e-mail voor de uitwisseling van geschreven documenten”.

Merk op dat artikel 8 van K.B. nr. 4 dergelijke vergaderwijze toelaat in de periode tot 3 mei 2020 voor de vergaderingen van het bestuursorgaan, zelfs indien de statuten dergelijke wijze van beraadslaging zouden verbieden.

1.10. Artikel  7:134,  §  2,  lid  3,  WVV  bepaalt:  "De aandeelhouder deelt aan de vennootschap, of aan de daartoe door haar aangestelde persoon, uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de vergadering zijn wens om deel te nemen aan de algemene vergadering mee door middel van het e-mailadres van de vennootschap of, in voorkomend geval, op het specifieke e-mailadres dat in de oproeping tot de algemene vergadering is vermeld, door middel van de volmacht bedoeld in artikel 7:143". Wanneer een vennootschap gebruik maakt van de bepalingen van artikel 6, § 1, alinea's 1 en 6, moeten de aandeelhouders dan uiterlijk op de zesde dag vóór de datum van de vergadering hun wens om deel te nemen aan de algemene vergadering kenbaar maken?

De vennootschap moet op de hoogte worden gebracht van de wens van de aandeelhouder om deel te nemen aan de algemene vergadering (overeenkomstig de bepalingen van het K.B. nr. 4) ten laatste op het ogenblik dat zij de documenten bedoeld in artikel 6, § 1 van het K.B. nr. 4 ontvangt, d.w.z. ten laatste op de vierde dag vóór de datum van de vergadering (en niet op de zesde dag). Deze informatie kan eenvoudigweg worden verstrekt door de volmacht of het stemformulier aan de onderneming mee te delen.

1.11. De einddatum voor de bijzondere regeling van het KB is 30 juni 2020. Wat betekent dit concreet?

Dit betekent dat de entiteiten tot en met 30 juni 2020 hun algemene vergaderingen kunnen oproepen volgens de modaliteiten van art. 6; zij die dat doen moeten wel rekening houden met de wettelijke termijnen die op hen   onverminderd van toepassing zijn (i.h.b. diegene opgesomd in art. 7 van het KB, en die voor hen niet worden verlengd). De entiteiten wiens boekjaar het kalenderjaar volgt hebben er dus belang bij hun vergadering zo snel mogelijk te houden.

De tweede mogelijkheid blijft om de algemene vergadering uit te stellen. De verlenging van de wettelijke periodes met 10 weken in art. 7,  paragraaf  2  wijzigt  evenwel  niet,  dus  de  betrokken entiteiten moeten er zorg voor dragen hun algemene vergadering niet langer uit te stellen dan deze verlening toelaat zonder dat ze de op hun van toepassing zijnde verplichtingen schenden.

Ook bestuursvergaderingen kunnen tot 30 juni 2020 volgens de bijzondere modaliteit eigen van art. 8 van het KB worden gehouden.