Un journal digital des recettes et un livre de centralisation - Quelles obligations en matière de TVA ?

Ecrit par Lexalert
Photo: Matthew Pearce  

Un nouveau circlaire a été publié par l'SPF Finances le 27 janvier 2020 concernant les obligations TVA qui découlent de l'article 14 de l'arrêté royal relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée.

Circulaire 2020/C/20 relative à la tenue digitale du journal des recettes et du journal centralisateur

Table des matières

1. Introduction

2. Dispositions réglementaires principales

3. Choix du papier ou du digital et conséquences

4. Assujettis concernés

5. Contenu

5.1. Le journal des recettes

5.2. Le journal centralisateur

6. Forme

6.1. Le journal des recettes

6.1.1. Le journal des recettes tenu sur papier

6.1.2. Le journal des recettes tenu de manière digitale

6.2. Le journal centralisateur

6.2.1. Le journal centralisateur tenu sur papier

6.2.2. Le journal centralisateur tenu de manière digitale

7. Période visée

8. Conservation et communication des registres

9. Sanctions

10. Dispositions abrogatoires et entrée en vigueur

1. Introduction

1. L’article 14, § 2, 3°, de l’arrêté royal n° 1 du 29.12.1992 relatif aux mesures tendant à assurer le paiement de la taxe sur la valeur ajoutée prévoit la possibilité, pour les assujettis qui doivent tenir un journal des recettes par siège d’exploitation et, le cas échéant, un journal centralisateur, de tenir ce(s) livre(s) de manière digitale selon les modalités déterminées par le Ministre des Finances ou son délégué.

2. La décision TVA n° E.T.112.577 du 08.11.2007 a précisé les conditions, modalités et conséquences de la tenue digitale du journal des recettes et du journal centralisateur. La décision TVA n° E.T.112.577/2 du 12.02.2008 a ensuite apporté des précisions techniques quant à la forme de ces registres.

Suite à l’évolution tant de la technologie que de la législation, ces conditions et modalités doivent être revues. Il apparaît en effet que différentes mesures prévues par ces décisions, au départ pour sécuriser les inscriptions effectuées au journal des recettes et au journal centralisateur, ne sont, en pratique, soit pas appliquées, soit pas de manière tout à fait conforme. Le procédé de sécurisation instauré par ces décisions est en outre dépassé et n’est plus compatible avec la politique de libéralisation en matière de facturation électronique de la réglementation européenne. En matière de conservation électronique des factures, cette réglementation prévoit en effet à l’heure actuelle plusieurs possibilités pour garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité des données des factures, ainsi que le libre choix, par chaque assujetti, de la méthode la plus adaptée pour offrir ces garanties (v. également les circulaires AAF n° 02/2013 du 23.01.2013 (AAF/2011-0272) et AGFisc. n° 14/2014 (n° E.T.120.000) du 04.04.2014).

La présente circulaire poursuit la même logique et remplace dès lors les deux décisions TVA précitées.

2. Dispositions réglementaires principales

3. L’article 14, § 2, de l’arrêté royal n° 1 précité prévoit que la compatibilité des assujettis, à l'exception de ceux qui effectuent exclusivement des opérations visées à l'article 8bis du Code, comprend notamment les registres suivants :

1° un facturier d'entrée dans lequel ils inscrivent les factures et documents relatifs à leur activité économique et qui concernent les opérations suivantes : … ;
2° un facturier de sortie, dans lequel ils inscrivent les factures, les documents visés aux articles 2, 3, 6 et 11 et ceux visés à l’article 53, § 3, alinéa 1er, du Code, ainsi que les documents rectificatifs qui s’y rapportent ;
3° un journal, par siège d'exploitation, dans lequel s'inscrivent les recettes relatives aux opérations pour lesquelles ils n'ont pas d'obligation d'émettre une facture ou le document visé à l'article 53, § 3, alinéa 1er, du Code et pour lesquelles ils n'ont pas émis de facture ni ce document.

Ce journal peut être tenu sous la forme papier conformément aux dispositions de l’article 15, § 1er, alinéas 2 et 3, ou au moyen d’un système électronique selon les modalités déterminées par le Ministre des Finances ou son délégué.

Le journal des recettes relatif aux opérations effectuées au siège d’exploitation, ainsi que les pièces justificatives visées à l’article 15, § 2, qui s’y rapportent, y compris, le cas échéant, les doubles des notes ou des reçus visés à l’article 22, doivent se trouver à ce siège d’exploitation jusqu’à l’expiration du troisième mois qui suit celui au cours duquel ledit journal des recettes a été clôturé. Si le journal des recettes est tenu au moyen d’un système électronique, il doit être accessible électroniquement au siège d’exploitation durant la période précitée.

Les assujettis qui disposent de plusieurs sièges d’exploitation doivent, en outre, tenir un journal centralisateur dans lequel ils inscrivent, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant total des recettes de la période inscrites dans les différents journaux des recettes. Ce journal centralisateur peut être tenu sous la forme papier conformément à l’article 15, § 1er, alinéas 2 et 3, ou au moyen d’un système informatisé selon les modalités déterminées par le Ministre des Finances ou son délégué.

4. En vertu de l’article 15, § 1er, de l’arrêté royal n° 1 précité, les registres qui font partie de la comptabilité forment, chacun dans sa fonction, une série continue. Au plus tard au moment de leur emploi, ils sont identifiés par la spécification de cette fonction, leur place dans cette série, le nom ou la dénomination sociale de l'assujetti, du membre de l’unité TVA au sens de l’article 4, § 2, du Code ou de la personne morale non assujettie et son numéro d'identification à la TVA, visé à l'article 50, du Code.

Les registres visés à l'article 14 peuvent être tenus sur feuilles mobiles, à l'exception du journal des recettes et du journal centralisateur visés au § 2, 3°, de cet article.

Les feuilles du journal des recettes et du journal centralisateur visés à l'article 14, § 2, 3°, doivent être numérotées au plus tard au moment de l'emploi de ces registres.

Le journal des recettes doit couvrir les opérations effectuées au cours d'une période égale à douze mois.

Conformément à l’article 15, § 2, de cet arrêté royal, les inscriptions relatives à la comptabilité s'appuient sur des pièces justificatives, datées et conservées, selon le cas, en original ou en copie. Les inscriptions dans les registres sont faites sans retard, par ordre de dates, sans blanc ni lacune ; en cas de rectification, l'écriture primitive doit rester lisible ; les totaux de chaque page sont reportés en haut de la page suivante.

En vertu de l’article 15, § 4, du même arrêté royal, le montant total des recettes de chaque journée est inscrit au jour le jour dans le journal des recettes, par siège d'exploitation.

Une inscription distincte, avec indication de la nature des biens vendus, est cependant nécessaire pour les recettes provenant de la livraison des biens dont le prix par unité commerciale usuelle, excède 250 euros, y compris la taxe sur la valeur ajoutée.

L'inscription distincte visée à l'alinéa précédent peut être remplacée par une inscription globale journalière lorsque les documents justificatifs qui doivent être établis, portent, outre la recette, l'indication précise de la nature des biens vendus.

Lorsque les recettes sont soumises à des taux différents, elles sont inscrites par taux. Dans les cas qu'ils déterminent et aux conditions qu'ils fixent, le ministre des Finances ou son délégué peuvent cependant déroger à cette prescription en autorisant l'inscription des recettes sans distinction selon le taux de la taxe et l'utilisation de formules appropriées pour la ventilation de ces recettes par taux.

En outre, selon le cas, dans le seul journal des recettes ou dans le journal centralisateur, sont inscrits, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant total de la base d'imposition ainsi que le montant total de la taxe correspondante, relatifs à la période.

3. Choix du papier ou du digital et conséquences

Il y a tout d’abord lieu de préciser que par tenue d’un livre de manière digitale, il faut bien entendu entendre l’établissement de ce livre directement sur un support digital et en aucun cas le scanning d’un livre tenu sur papier.

5. L’assujetti qui ne dispose que d’un siège d’exploitation et qui ne doit dès lors tenir qu’un journal des recettes peut choisir de tenir ce livre soit sur papier aux conditions reprises à l’article 15, §§ 1er, 2 et 4 de l’arrêté royal n° 1, soit de manière digitale aux conditions exposées ci-après. Les inscriptions dans l’unique journal des recettes doivent être effectuées de manière cohérente et en respectant le choix opéré.

Lorsque l’assujetti choisit de tenir l’unique journal des recettes de manière informatisée, ce choix s’applique à l’ensemble des activités de ce siège d’exploitation. Il est exclu que le journal des recettes soit tenu en partie de manière informatisée et en partie sur papier.

L'assujetti qui possède plusieurs sièges d'exploitation et qui doit dès lors tenir un journal des recettes pour chacun de ceux-ci peut choisir de tenir soit l'ensemble de ces registres sous forme papier aux conditions prévues à l'article 15, §§ 1er, 2 et 4 de l'arrêté royal n° 1 susmentionné, soit l'ensemble de ces registres sous forme digitale aux conditions exposées ci-après, soit une partie de ces registres sous forme papier et une autre sous forme digitale en respectant les conditions propres à chacun de ces modes de tenue.

6. La manière dont le journal centralisateur doit être tenu par un assujetti qui dispose de plusieurs sièges d’exploitation dépend du mode de tenue des journaux de recettes auxquels il se rapporte. Lorsqu’au moins un journal des recettes est tenu de manière digitale, le journal centralisateur doit également être tenu de manière digitale, aux conditions exposées ci-après. Par contre, lorsque tous les journaux de recettes sont tenus sur papier, le journal centralisateur peut, au choix, être tenu sur papier aux conditions énumérées à l’article 15, §§ 1er, 2 et 4, de l’arrêté royal n° 1 précité ou de manière digitale, aux conditions exposées ci-après.

7. Le journal des recettes et/ou le journal centralisateur tenu(s) sur papier doi(ven)t être conservé(s) et être communiqué(s) au siège d’exploitation de l’assujetti durant la période à laquelle il(s) se rapporte(nt) et les trois mois qui suivent la date de leur clôture. Après cette période, ils doivent être conservés en Belgique et être communiqués en principe au domicile fiscal de l’assujetti. Pour une personne morale, le domicile fiscal correspond à son siège administratif. Une personne physique doit en principe communiquer la comptabilité à son domicile fiscal (son lieu de résidence). Toutefois, lorsque le siège d’exploitation est situé à un autre endroit que le domicile fiscal, et que la comptabilité est tenue au siège d’exploitation, la personne physique est tenue de communiquer la comptabilité à ce siège, par application de l’article 61, § 1er, premier alinéa, du Code de la TVA.

Lorsque le journal des recettes et/ou le journal centralisateur est (sont) tenu(s) de manière digitale, un accès complet et en ligne aux données concernées doit être garanti quel que soit l’endroit où les données sont situées digitalement au siège d’exploitation jusqu’à l’expiration du troisième mois qui suit sa clôture et passé ce délai en principe au domicile fiscal.

4. Assujettis concernés

8. Tous les assujettis, à l’exception de ceux qui effectuent exclusivement des opérations visées à l’article 8bis du Code, doivent tenir un journal des recettes par siège d’exploitation dans lequel s’inscrivent les recettes relatives aux opérations pour lesquelles ils n’ont pas d’obligation d’émettre une facture ou le document visé à l’article 53, § 3, alinéa 1er, du Code et pour lesquelles ils n’ont pas émis de facture ni ce document.

9. Ne doivent cependant pas tenir ce journal des recettes (ni le journal centralisateur) :

-      les assujettis qui effectuent exclusivement des opérations visées à l’article 8bis du Code (voir article 14, § 2, de l’arrêté royal n° 1) ;

-      les assujettis qui bénéficient du régime forfaitaire de l’article 56 du Code (voir article 14, § 3, de l’arrêté royal n° 1) ;

-      les assujettis qui effectuent exclusivement des opérations exemptées de la taxe par l’article 44 du Code ne leur ouvrant aucun droit à la déduction (voir article 14, § 5, de l’arrêté royal n° 1) ;

-      les assujettis qui bénéficient du régime agricole visé à l’article 57 du Code (voir article 14, § 5, de l’arrêté royal n° 1) ;

-      les personnes morales non assujetties (voir article 14, § 6, de l’arrêté royal n° 1).

A toutes fins utiles, il est rappelé que les assujettis qui bénéficient soit de la décision n° E.T.103.018 du 27.06.2002 et du 02.06.2003, soit de la décision n° E.T.103.592 du 02.06.2003 relatives à la conservation digitale des tickets de caisse sont dispensé de l’obligation de tenue d’un journal des recettes par siège d’exploitation.

L’assujetti qui utilise un système de caisse enregistreuse et respecte l’ensemble de la réglementation en la matière est également dispensé de l’obligation de tenir un journal des recettes par siège d’exploitation. Les rapports requis (rapport financier et rapport utilisateur quotidiens) doivent cependant être générés chaque jour au moyen du système de caisse enregistreuse (voir l’article 2, point 5, de l’arrêté royal du 30.12.2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse dans le secteur horeca).

Toutefois, lorsque cet assujetti exploite différents établissements, il doit continuer à tenir le journal centralisateur visé à l’article 14, § 2, 3°, alinéa 4, de l’arrêté royal n° 1. En cas d’utilisation d’un système de caisse enregistreuse, le journal centralisateur doit obligatoirement être tenu de manière digitale (voir point 3.7 de la circulaire 2017/C/70 concernant le système de caisse enregistreuse).

5. Contenu

5.1. Le journal des recettes

10. Il est précisé que le mode de tenue ou la forme du journal des recettes (sur papier ou de manière digitale) n'exerce aucune influence sur son contenu. Il doit toujours reprendre les recettes relatives aux opérations pour lesquelles il n'y a pas d'obligation d’émettre une facture ou le document visé à l’article 53, § 3, alinéa 1er, du Code de la TVA et pour lesquelles ni une facture ni ce document n’a été émis.

Par siège d’exploitation, le montant total des recettes (TVA comprise) de chaque journée doit être inscrit au jour le jour dans le journal des recettes. Une recette nulle un jour Y doit dès lors être inscrite comme telle au journal des recettes, et toute absence d’inscription d’un montant un jour Z doit être justifiée par une mention telle que « fermeture » ou « congé ».

Une inscription séparée, avec indication de la nature des biens vendus, est cependant nécessaire pour les recettes provenant de la livraison des biens dont le prix par unité commerciale usuelle excède 250 euros, y compris la taxe sur la valeur ajoutée. Cette inscription distincte peut toutefois être remplacée par une inscription globale journalière lorsque les documents justificatifs qui doivent être établis portent, outre la recette, l'indication précise de la nature des biens vendus.

Lorsque les recettes sont soumises à des taux différents, elles sont inscrites par taux. Dans les cas qu’ils déterminent et aux conditions qu’ils fixent, le ministre des Finances ou son délégué peuvent cependant déroger à cette prescription en autorisant l’inscription des recettes sans distinction selon le taux de la taxe et l’utilisation de formules appropriées pour la ventilation de ces recettes par taux.

Lorsque l’assujetti ne dispose que d’un seul siège d’exploitation, le montant total de la base d’imposition ainsi que le montant total de la taxe correspondante relatifs à la période doivent en outre être inscrits, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, dans le seul journal des recettes (voir l’article 15, § 4, de l’arrêté royal n° 1).

11. En ce qui concerne le journal des recettes tenu de manière digitale, si le système informatique de l'assujetti génère, à la fin de chaque période d'ouverture journalière, un rapport financier qui reprend au minimum les éléments visés à l'article 15, § 4, de l'arrêté royal n° 1 précité, l'administration accepte que l'ensemble de ces rapports financiers journaliers valent, s'ils sont conservés dans une base de données distincte et que les conditions exposées ci-après sont respectées, comme journal des recettes.

12. Les inscriptions s'effectuent sur base de pièces justificatives qui, en vertu de l'article 60, § 1er, du Code de la TVA, doivent en principe être conservées par l'assujetti durant un délai de sept ans à partir du 1er janvier qui suit leur date.

Conformément à l'article 15, § 2, alinéa 2, de l'arrêté royal n° 1 précité, les inscriptions dans le journal des recettes doivent également être faites sans retard, par ordre de dates, sans blanc ni lacunes, et en cas de rectification, l'écriture primitive doit rester lisible. De plus, les totaux de chaque page doivent être reportés en haut de la page suivante.

Il peut arriver qu'une inscription effectuée au journal des recettes (soit sur papier, soit digital) doive faire l'objet d'une correction, suite à la constatation d'une erreur matérielle ou encore lorsqu'une opération déjà inscrite au journal des recettes doit par la suite faire l'objet d'une facture. Toutefois, même en cas de correction ultérieure indispensable et justifiée à apporter à une inscription initiale, il ne peut être question d'effacer l'inscription primitive.

Cette mesure, prise à l'origine pour le journal des recettes tenu sur papier, vise clairement à garantir le caractère irréversible de ces inscriptions. De manière logique, cette irréversibilité doit également être garantie dans la cadre de la tenue digitale du journal des recettes.

13. La rectification d’une inscription au journal des recettes digital doit dès lors être effectuée sans délai au moyen d’une nouvelle inscription séparée. Celle-ci doit être effectuée à la date à laquelle l'assujetti a connaissance de l'erreur et doit mentionner, outre le montant de la correction (TVA comprise) en plus ou en moins, une référence soit directement à l'opération initiale erronée si celle-ci a fait l'objet d'une inscription séparée au journal des recettes (biens de plus de 250 euros – voir numéro 10 ci-avant), soit, à défaut d'inscription distincte, à la date de l'inscription initiale à laquelle se rapporte la rectification, ainsi que la raison de la rectification.

Exemple : La livraison d'un bien d'une valeur de 150 euros TVA comprise a été reprise au journal des recettes digital dans le total journalier du 15.10.2018. Le 18.10.2018, le client demande qu'une facture lui soit adressée pour cette livraison. Une inscription négative distincte de l'inscription globale journalière d'un montant de -150 euros et portant une référence à la fois au 15.10.2018 et au numéro de la facture émise doit dès lors être portée au journal des recettes digital en date du 18.10.2018.

5.2. Le journal centralisateur

14. Qu'il soit tenu sous forme papier ou de manière digitale, le journal centralisateur doit reprendre, par taux, à la fin de chaque période de déclaration, le montant total des recettes (TVA comprise) de la période inscrites dans les différents journaux de recettes de l'assujetti.

En outre, ce journal centralisateur doit reprendre, à la fin de chaque période de déclaration, par taux, le montant total de la base d'imposition ainsi que le montant total de la taxe correspondante, relatifs à la période.

6. Forme

6.1. Le journal des recettes

15. Le journal des recettes peut être tenu soit sur papier, soit de manière informatisée.

Les inscriptions dans le journal des recettes (unique) doivent être effectuées de manière cohérente et en respectant le choix opéré. Ce n’est que lorsque l'assujetti possède plusieurs sièges d'exploitation et qu’il doit dès lors tenir un journal des recettes pour chacun de ceux-ci, qu’il peut choisir de tenir soit l'ensemble de ces registres sous forme papier, soit l'ensemble de ces registres sous forme digitale, soit une partie de ces registres sous forme papier et une autre sous forme digitale (voir numéro 5 ci-avant).

6.1.1. Le journal des recettes tenu sur papier

16. Avant sa première utilisation, le journal des recettes doit être constitué de feuilles reliées entre elles par tout moyen adéquat (reliure, agrafes, couverture collée, …). Il ne peut pas être remplacé par des feuilles mobiles. Les feuilles du journal des recettes doivent être numérotées au plus tard au moment où il est utilisé pour la première fois. Cela signifie que chaque page ou chaque face doit porter un nouveau numéro. Cette numérotation est effectuée lors de l’impression ou par la suite, notamment à la main.

17. Les inscriptions sont faites sans retard, par ordre de dates, sans blanc ni lacune. En cas de rectification, l’écriture primitive doit rester lisible. Les totaux de chaque page sont reportés en haut de la page suivante.

18. Sinon, le journal des recettes sur papier n’est soumis à aucune condition de forme particulière. Il doit bien entendu porter l’ensemble des mentions obligatoires visées aux numéros 10 à 13 inclus ci-avant. Il doit en outre satisfaire aux conditions en matière d’intégrité et de lisibilité fixées au numéro 19 ci-après.

6.1.2. Le journal des recettes tenu de manière digitale

19. L’assujetti n’est pas tenu d’informer l’administration de son choix de tenir le journal des recettes de manière digitale (et non sur papier).

Quelle que soit la forme pour laquelle il opte, l’assujetti doit veiller à ce que les deux conditions suivantes soient satisfaites :

Première condition : l’assujetti doit garantir l’intégrité du contenu du journal des recettes à compter du moment de l’inscription et jusqu’à la fin de la période de conservation légale.

Par « intégrité du contenu », on entend le fait que les mentions reprises au journal des recettes ne sont pas modifiées après leur inscription. Toute inscription au journal des recettes doit dès lors avoir un caractère inaltérable.

En cas de rectification d’une inscription déjà effectuée, la mention initiale erronée ne peut en aucun cas et sous aucun prétexte être effacée.

Pour un journal des recettes digital, cela signifie qu’il ne peut être techniquement possible d’effacer une donnée après son inscription au journal des recettes ou de la modifier sans laisser de trace.

L’écriture initiale doit toujours rester lisible. Cela signifie concrètement que la ligne ou la mention à modifier peut, par exemple, être biffée, mais de manière à permettre le déchiffrage de la donnée barrée. Si une ligne entière a été biffée, l’inscription correcte est ensuite apposée sur la première ligne disponible qui suit. Si par contre une (plusieurs) donnée(s) d’une ligne doi(ven)t être corrigée(s) sans pour autant remettre en cause toute la ligne, la (les) mention(s) exacte(s) est (sont) inscrite(s) à la suite de la (des) mention(s) barrée(s), dans la (les) même(s) case(s).

L'assujetti détermine lui-même la manière de garantir l’intégrité du contenu du journal des recettes. Lors de toute demande des agents contrôleurs de l’administration compétente, il doit donc pouvoir démontrer que cette condition est satisfaite.

A cette fin, il peut, par exemple, utiliser :

-      la sécurisation de l’inscription journalière au moyen d’une signature électronique avancée ;

-      un système de contrôles de gestion qui permet de vérifier la concordance entre les inscriptions du journal des recettes et les montants repris sur d’autres documents (offres, documents de travail, extraits de compte, …) et donc de constater que le contenu du journal des recettes n’a pas été modifié ;

-      un fournisseur de cloud (externe) fiable ;

-      une base de données inaltérable (avec cryptographie de contrôle) ;

-      un système de blockchain (blocage de données liées par la cryptographie) ;

-      une base de données avec vérification cryptographique (et signature par une partie externe) ;

-      une combinaison d’au moins deux des moyens ou systèmes qui précèdent.

Deuxième condition : l’assujetti doit assurer la lisibilité du journal des recettes à compter du moment de l’inscription jusqu’à la fin de la période de conservation légale.

Par « lisibilité », on entend le fait que le journal des recettes soit présenté de telle manière que toutes les données qu’il contient en rapport avec la TVA soient clairement lisibles, sur papier ou sur écran digital, sans nécessiter trop de recherches ou d’interprétation.

L’assujetti détermine lui-même la manière de garantir la lisibilité du journal des recettes.

20. Aucune forme spécifique n’est requise pour le journal des recettes digital, ni pour les pièces justificatives sur lesquelles toutes les inscriptions au registre doivent s’appuyer. Il va de soi que le registre digital doit également reprendre l’ensemble des mentions obligatoires prévues aux numéros 10 à 13 inclus ci-avant.

6.2. Le journal centralisateur

21. Le journal centralisateur peut être tenu soit sur papier, soit de manière informatisée. Dans certains cas toutefois, l’assujetti est obligé de tenir le journal centralisateur de manière digitale (voir numéro 25 ci-après).

6.2.1. Le journal centralisateur tenu sur papier

22. Avant sa première utilisation, le journal centralisateur doit être constitué de feuilles reliées entre elles par tout moyen adéquat (reliure, agrafes, couverture collée, …). Il ne peut pas être remplacé par des feuilles mobiles. Les feuilles du journal centralisateur doivent être numérotées au plus tard au moment où il est utilisé pour la première fois. Cela signifie que chaque page ou chaque face doit porter un nouveau numéro. Cette numérotation est effectuée lors de l’impression ou par la suite, notamment à la main.

23. Les inscriptions sont faites sans retard, par ordre de dates, sans blanc ni lacune. En cas de rectification, l’écriture primitive doit rester lisible. Les totaux de chaque page sont reportés en haut de la page suivante.

24. Sinon, le journal centralisateur sur papier n’est soumis à aucune condition de forme particulière. Il doit bien entendu porter l’ensemble des mentions obligatoires visées au numéro 14 ci-avant. Il doit en outre satisfaire aux conditions en matière d’intégrité et de lisibilité fixées au numéro 19 ci-avant.

6.2.2. Le journal centralisateur tenu de manière digitale

25. L’assujetti n’est pas tenu d’informer l’administration de son choix de tenir le journal centralisateur de manière digitale (et non sur papier).

Dans certains cas, il doit toutefois tenir le journal centralisateur de manière digitale. C’est entre autres le cas pour :

-      l’assujetti qui fait usage soit de la décision n° E.T.103.018 du 27.06.2002 et du 02.06.2003, soit de la décision n° E.T.103.592 du 02.06.2003 et qui conserve les tickets de caisse qu’il délivre de manière digitale : il doit tenir le registre centralisateur de manière digitale, et ce qu’il dispose d’un ou de plusieurs siège(s) d’activité.

L’assujetti concerné ne doit en effet pas tenir de journal des recettes par siège d’exploitation, mais doit établir, à la fin de chaque période d'ouverture journalière, un rapport financier (total Z) par série de numéros d'ordre définie par caisse, par série de caisses dans le même établissement ou pour toutes les caisses d'un même établissement, selon les modalités des décisions concernées. En outre, l’application d’un algorithme lors de la confection digitale du ticket de caisse, comme le prévoient les décisions précitées, assure déjà le caractère inaltérable et irréversible de l’enregistrement de l’opération et du ticket de caisse délivré avec sceau de sécurisation. De plus, l’objectif même des deux décisions précitées est d’éviter la conservation de documents sur papier.

Par conséquent, qu’il dispose d’un ou de plusieurs siège(s) d’exploitation, l’assujetti doit tenir le registre visé dans les deux décisions n° E.T.103.018 ou n° E.T.103.592 précitées de manière digitale, contrairement à ce que prévoient ces décisions. Un registre sur papier est dès lors exclu dans le cadre de ces deux décisions. Ces dernières prévoient en outre que ce registre doive reprendre, par taux, le montant total des recettes de la période à la fin de chaque période de déclaration. Ce registre devra désormais également reprendre, par taux, la ventilation de ce montant entre le montant de la base d’imposition et le montant de la taxe relatifs à cette période. Cette mesure vise à déterminer les montants que l’assujetti devra reprendre en grilles 01 à 03 et en grille 54 de sa déclaration périodique pour les opérations de cette période pour lesquelles il n’y a pas d’obligation d’émettre une facture ;

-      l’assujetti qui fait usage d’un système de caisse enregistreuse et qui exploite plusieurs établissements. Cet assujetti doit tenir le journal centralisateur de manière digitale (voir point 3.7 de la circulaire 2017/C/70 concernant le système de caisse enregistreuse).

26. Quelle que soit la forme pour laquelle il opte, l’assujetti doit veiller à ce que l’intégrité du contenu et la lisibilité des mentions du journal centralisateur soient garanties à compter de l’inscription et jusqu’à la fin de la période de conservation légale. L’assujetti détermine lui-même la manière de répondre aux conditions exposées sous le numéro 19 qui précède.

7. Période visée

27. Qu’il soit tenu sur papier ou de manière digitale, le journal des recettes doit reprendre les opérations effectuées durant une période de 12 mois. Cette période coïncidera la plupart du temps avec une année calendrier.

Lorsque le journal des recettes est tenu de manière digitale, il y a dès lors en principe lieu, à l'issue de la période de douze mois, de créer un nouveau journal des recettes digital pour poursuivre l'inscription des opérations des douze mois suivants visées par ce registre.

Tolérance administrative : En vue de simplifier la gestion administrative des assujettis, l'administration accepte toutefois que le journal des recettes digital ne soit pas limité à une période de douze mois mais puisse couvrir une période plus longue (à déterminer au choix par l'assujetti). L'attention est néanmoins attirée sur le fait que l'application de cette tolérance a, d'une part, des répercussions importantes sur le délai de conservation étant donné que le délai de conservation légal ne commence à courir qu'à partir du 1er janvier de l'année qui suit la date de clôture du fichier. D'autre part, cette tolérance influe également sur le lieu de conservation puisque le journal des recettes doit se trouver au siège d'exploitation jusqu'à l'expiration du troisième mois qui suit celui de sa clôture. (Toutefois, comme il a été précisé sous les numéros 4 et 5 qui précèdent, à la demande de l'agent contrôleur, le journal des recettes digital doit être communiqué au domicile fiscal de l'assujetti durant la période au cours de laquelle il doit se trouver au siège d'exploitation).

Dans l'hypothèse où l'assujetti qui tient un journal des recettes sur support papier décide à un certain moment de passer à la tenue de ce journal de manière digitale, ce changement n'interrompt pas la période de douze mois entamée et n'exerce aucune influence sur son calcul. Ainsi, la période de douze mois qui a débuté avec le journal des recettes tenu sur un support papier se poursuit normalement jusqu'à son terme, même lors de la conversion vers le journal des recettes digital.

28. La période couverte par le journal centralisateur n’est, par contre, pas limitée dans le temps. En pratique, cette période coïncidera la plupart du temps avec celle à laquelle les différents journaux des recettes repris dans le journal centralisateur se rapportent.

►Voir: Cours moyens de référence de certaines unités monétaires importantes en euro

8. Conservation et communication des registres

29. En vertu de l'article 60, § 4, du Code de la TVA, les livres (journaux des recettes et journaux centralisateurs) doivent être conservés par les personnes qui les ont tenus pendant sept ans à partir du 1er janvier de l'année qui suit leur clôture.

Quelle que soit la forme sous laquelle ces livres sont tenus, les mesures nécessaires doivent être prises afin que l'intégrité du contenu des livres, ainsi que leur lisibilité, soient garanties durant toute la période de conservation (voir numéro 19 ci-avant).

30. Les inscriptions s'effectuent sur base de pièces justificatives qui, en vertu de l'article 60, § 4, alinéa 2, du Code de la TVA, doivent en principe (également) être conservées par l'assujetti durant un délai de sept ans à partir du 1er janvier qui suit leur date (voir numéro 12 ci-avant).

Par dérogation, pour les assujettis qui bénéficient de la décision n° E.T.103.018 du 27.06.2002 et du 02.06.2003 en matière de conservation digitale des tickets de caisse, les données détaillées des opérations pour lesquelles aucune facture ne doit être émise en vertu de la réglementation en matière de TVA, ne doivent être conservées à des fins fiscales que durant une période de cinq années à compter du 1er janvier de l'année qui suit la date des opérations, à condition cependant que cette période ne soit pas plus courte que celle définie à l'article 315 du CIR 92 (article 60, § 4, alinéa 4, du Code de la TVA).

Ce délai de conservation réduit ne s'applique néanmoins pas aux données détaillées des opérations effectuées par l'assujetti qui est tenu de délivrer soit une note ou un reçu en vertu de l'article 22, § 1er, de l'arrêté royal n° 1 précité soit un ticket de caisse visé à l’arrêté royal du 30.12.2009 fixant la définition et les conditions auxquelles doit répondre un système de caisse enregistreuse en vertu de l’article 21bis du même arrêté royal n° 1. Ces données doivent dès lors être conservées durant le délai de sept ans susmentionné.

31. En vertu de l'article 14, § 2, de l'arrêté royal n° 1 précité, le journal des recettes relatif aux opérations effectuées au siège d'exploitation, ainsi que les pièces justificatives qui s'y rapportent (y compris les doubles des notes et reçus visés à l'article 22 de l'arrêté royal n° 1 susmentionné), doivent se trouver à ce siège d'exploitation jusqu'à l'expiration du troisième mois qui suit celui au cours duquel ce journal a été clôturé.

Ce principe est bien entendu également applicable dans l'hypothèse où le journal des recettes est tenu de manière digitale. Dans ce cas, l'assujetti est tenu de s'assurer que les agents de l'administration en charge de la taxe sur la valeur ajoutée puissent accéder aux données du journal des recettes à partir du siège d'exploitation durant le délai visé à l'alinéa qui précède.

Si le journal des recettes digital n'est toutefois pas tenu au siège d'exploitation, l'assujetti est tenu de garantir au sein de celui-ci un accès complet et en ligne aux données du journal des recettes durant la période qu'il couvre et les trois mois qui suivent la date de sa clôture.

Le support informatique digital en question peut, quant à lui, être conservé en Belgique, au sein d'un autre Etat membre de l'Union européenne ou dans un pays tiers, à condition que l'assujetti – et, par conséquent les agents de l'administration – disposent d'un accès complet et en ligne aux données de ce support informatique à partir du siège d'exploitation durant la période qu'il couvre et les trois mois qui suivent la date de sa clôture, et en principe à partir du domicile fiscal de l'assujetti (voir n° 7 ci-avant) à l'issue de cette période et durant toute la période de conservation légale.

32. En vertu de l'article 61, § 1er, alinéa 4, du Code de la TVA, les agents de l'administration en charge de la taxe sur la valeur ajoutée ont le droit de se faire communiquer les données enregistrées sur des supports informatiques sous forme lisible et intelligible. Ces agents peuvent également requérir la personne tenue de conserver d'effectuer, en leur présence, et sur son matériel, des copies, dans le format qu'ils souhaitent, de tout ou partie des données précitées, ainsi que les traitements informatiques jugés nécessaires à la vérification de l'exacte perception de la taxe. Ainsi, ces agents pourront vérifier la mise en œuvre des mesures de sécurité requises par l'administration afin de garantir l'irréversibilité et l'inaltérabilité des inscriptions effectuées.

33. Le journal centralisateur doit pouvoir être communiqué aux agents de l'administration au domicile fiscal de l'assujetti. Les dispositions de l'article 61 du Code reprises sous le numéro 32 qui précède sont également applicables au journal centralisateur.

9. Sanctions

34. Enfin, l'attention est attirée sur le fait que le non-respect des règles fixées par l'administration et commentées dans la présente circulaire quant à la tenue sur papier ou de manière digitale du journal des recettes et/ou du journal centralisateur constitue une infraction à l'obligation de tenue de ce(s) livre(s) (et documents) et remet donc en question sa (leur) force probante.

En vertu de l’article 70, § 4, du Code de la TVA, ces infractions sont sanctionnées par une amende fiscale non proportionnelle d’un montant de 50 à 5.000 euros par infraction. Selon la nature et la gravité de l’infraction, le montant de cette amende est fixé selon le barème repris à la section 3 de l’annexe à l’arrêté royal n° 44 du 09.07.2012 fixant le montant des amendes fiscales non proportionnelles en matière de taxe sur la valeur ajoutée.

10. Dispositions abrogatoires et entrée en vigueur

35. La présente circulaire entre en vigueur à la date de sa publication. L’ensemble des dispositions qui y sont reprises doivent dès lors obligatoirement être appliquées à compter de cette date.

36. La présente circulaire remplace les décisions TVA n° E.T.112.577 du 08.11.2007 et n° E.T.112.577/2 du 12.02.2008.