Adieu aux chèques-repas papier – bienvenue à la carte repas électronique!

Ecrit par BDO Belgium
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ous l’avez probablement lu dans le journal : de nombreuses modifications concernant les chèques-repas : les chèques-repas papier disparaissent à partir du 1er janvier 2016. Le chèque-repas électronique devient obligatoire pour tous les travailleurs. Les chèques-repas papier peuvent encore être attribués aux travailleurs jusqu’au 30 septembre 2015. En outre, la cotisation patronale maximale par chèque-repas augmente également. Nous récapitulons ci-après ces changements.

Introduction du chèque-repas électronique

Depuis 2011, les employeurs peuvent choisir entre les chèques-repas papier ou électroniques. Ce choix est confirmé par une convention collective de travail conclue au niveau sectoriel ou de l’entreprise. Lorsqu’il n’y a pas de délégation syndicale au sein de l’entreprise, vous devez confirmer ce choix dans un contrat individuel avec le travailleur.

La fin de l’ère du papier

Le choix actuel entre les chèques-repas papier et électroniques freine cependant la simplification prévue et représente même une augmentation des obligations administratives. Après une évaluation positive de l’alternative électronique, la carte-repas, le système des chèques-repas électroniques est généralisé sur la proposition des partenaires sociaux. Le chèque-repas papier est supprimé.

Les chèques-repas papier peuvent encore être attribués pour les jours prestés jusqu’au 30 septembre 2015. La date ultime de validité des chèques papier émis en 2015 est obligatoirement limitée au 31 décembre 2015. Ceci permet d’éviter qu’après cette date, des chèques-repas papier et électroniques soient simultanément en circulation. La carte électronique est, à partir du 1er janvier 2016, le seul moyen de paiement valable.

Avantages

La carte-repas électronique réduit les charges administratives tant de l’employeur et des travailleurs que des commerçants.

Le système électronique est pour les travailleurs plus simple et facile à utiliser. Plus d’embarras à compter et cacheter à la caisse. La carte est une simple carte à puce électronique que l’utilisateur peut bloquer en cas de perte ou de vol. Le « chèque », ou le montant disponible est chargé chaque mois sur le compte chèque-repas du travailleur et demeure valable pendant 12 mois.

L’employeur place les commandes et ne doit ensuite plus distribuer les chèques ou les faire parvenir par la poste. Le risque de perte ou d’erreur lors de l’attribution est ainsi réduit.

En pratique

Bien que la suppression des chèques-repas papier ne soit prévue que dans quelques mois, vous trouverez ci-après une idée de quelques points et conditions dont vous devrez tenir compte au moment de l’introduction des chèques-repas électroniques. En effet, les chèques-repas que vous attribuez sans satisfaire à toutes les conditions légales seront considérés comme salaire.

Conditions

Les chèques-repas électroniques doivent satisfaire aux mêmes conditions que les chèques-repas papier actuels :

  • L’attribution est reprise dans une convention (CCT ou contrat de travail) ;
  • Vous ne pouvez attribuer qu’un seul chèque-repas par jour ouvrable ;
  • Les chèques-repas livrés sont nominatifs ;
  • La durée de validité du chèque doit être mentionnée et s’élève maximum à 12 mois ;
  • La contribution du travailleur s’élève au minimum à 1,09 € - celle de l’employeur au maximum 5,91 €.

Les conditions supplémentaires suivantes sont valables :

  • Le nombre de chèques, le montant et la contribution personnelle du travailleur doivent être mentionnés sur la fiche de salaire mensuelle ;
  • Le travailleur doit pouvoir vérifier le solde et la validité des chèques avant l’utilisation de la carte-repas ;
  • Un émetteur agréé distribue les chèques ;
  • L’utilisation de la carte ne peut entraîner des frais pour le travailleur (une exception est possible en cas de perte ou de vol).

Introduction

Lorsque vous attribuez déjà des chèques-repas papier sur la base d’une CCT d’entreprise, vous ne devez pas conclure une nouvelle CCT. Vous devez cependant l’adapter à la nouvelle réglementation sur les chèques-repas électroniques. Vous avez le temps pour ce faire jusqu’au 1er janvier 2016.

Lorsque vous introduisez les chèques-repas électroniques comme un nouvel avantage, ce n’est possible qu’avec une convention collective de travail au niveau de l’entreprise.

S’il ne vous est pas possible de signer une CCT d’entreprise dans votre société, vous devez alors régler l’attribution des chèques-repas électroniques au moyen d’une convention individuelle écrite. Ceci peut être une annexe au contrat de travail. Les conventions individuelles existantes doivent également adaptées et les mentions obligatoires doivent être ajoutées.

Vous devez également vérifier le règlement de travail. Les conséquences de la perte ou du vol de la carte-repas électronique par exemple doivent obligatoirement être reprises lors vous attribuez celle-ci par convention individuelle.

Vous devez également agir en temps utile en ce qui concerne la commande et l’attribution des cartes-repas électroniques dans votre entreprise.

Augmentation à 8 € par jour

En date du 6 mars 2015, le conseil des ministres a approuvé un projet d’arrêté royal déterminant l’augmentation de 1 € de la valeur maximum du chèque-repas. Ce projet a été transmis au Conseil d’Etat pour avis.

Lorsque ce projet est approuvé, la contribution maximum de l’employeur augmente de 5,91 € à 6,91 €. La valeur totale d’un chèque-repas s’élève alors à 8 €. Cette augmentation entrera en vigueur à partir du 1er janvier 2015.

Une dernière mention : le CNT (conseil national du travail) a émis, de sa propre initiative, le conseil d’également distribuer les éco-chèques sous forme électronique.