Wijzigingen mbt elektronische handtekening arbeidsovereenkomst en sociale documenten in 2018

Geschreven door Lexalert
Foto: Samantha Levang  

Het wetsontwerp van 9 november 2017 wijzigt de bepalingen met betrekking tot het gebruik van de elektronische handtekening voor het sluiten van arbeidsovereenkomsten en het elektronisch versturen en opslaan van bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie.

Meer weten over :

  • Wat is het bestaande kader? 
  • Welke nieuwe evoluties? 
    • De elektronische identiteitskaart (eID) en de eIDAS-verordening
    • Het nieuwe wettelijk kader voor elektronische archivering
  • Wanneer treedt dit in werking? 

Wat is het bestaande kader?

De huidige wetgeving rond elektronische arbeidsovereenkomsten en het elektronisch beheer van bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie werd ingevoerd door de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen.

Titel III van deze wet creëerde de juridische mogelijkheid om arbeidsovereenkomsten met behulp van een elektronische handtekening af te sluiten. Tegelijk werd ook de mogelijkheid gecreëerd om bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie tussen werkgever en werknemer elektronisch te versturen en op te slaan.

Met betrekking tot het elektronisch afsluiten van arbeidsovereenkomsten werd een specifiek juridisch kader uitgewerkt in de diverse wetten die de regeling van de arbeidsovereenkomst tot voorwerp hebben. Dit gebeurde via de toevoeging in elk van deze wetten van telkenmale identieke bepalingen. Het gaat hierbij om de volgende wetsartikelen:

  • artikel 3bis van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten;
  • artikel 3bis van de wet van 24 februari 1978 betreffende de arbeidsovereenkomst voor betaalde sportbeoefenaars;
  • artikel 4, § 2 en artikel 8, § 2 van de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers;
  • artikel 4, § 2 van de wet van 7 april 1999 betreffende de PWA-arbeidsovereenkomst;
  • artikel 32, § 1 van de wet van 24 december 1999 ter bevordering van de werkgelegenheid (i.e. de regeling op de startbaanovereenkomst: dit artikel is intussen terug opgeheven omdat het overbodig was, gelet op het feit dat de startbaanovereenkomst onder de algemene regels valt van de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten);
  • ar tikel 105, § 2 van de programmawet van 2 augustus 2002 (i.e. de regeling op de beroepsinlevingsovereenkomst: hiervoor is de federale overheid sinds de zesde staatshervorming niet langer bevoegd);
  • artikel 9, § 1 van de wet van 3 mei 2003 tot regeling van de arbeidsovereenkomst wegens scheepsdienst voor de zeevisserij en tot verbetering van het sociaal statuut van de zeevisser;
  • artikel 35 van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen (i.e. de regeling op de arbeidsovereenkomst wegens scheepsdienst aan boord van zeeschepen).

Met betrekking tot het elektronisch versturen en opslaan van bepaalde documenten in het kader van de individuele arbeidsrelatie werd een algemene bepaling opgenomen in artikel 16 van de wet van 3 juni 2007 houdende diverse arbeidsbepalingen. Daarnaast werd ook een specifiek artikel 3ter toegevoegd in de wet van 3 juli 1978 betreffende de arbeidsovereenkomsten.

Welke nieuwe ontwikkelingen?

Sinds de totstandkoming van de hierboven vermelde wetgeving inzake elektronische arbeidsovereenkomsten en documenten hebben zich een aantal belangrijke ontwikkelingen voorgedaan, waaraan het huidig wettelijk kader moet worden aangepast.

De elektronische identiteitskaart (eID) en de eIDAS-verordening

Zo is op 1 juli 2016 de Europese Verordening nr. 910/2014 de zgn. eIDAS-verordening, wat staat voor electronic IDentification and Authentication Services, van kracht geworden.

Deze verordening vervangt de Europese richtlijn 1999/93/EG van het Europees Parlement en de Raad van 13 december 1999 betreffende een gemeenschappelijk kader voor elektronische handtekeningen. Zij heeft tot doel het vertrouwen in elektronische transacties in de interne markt te vergroten door te voorzien in een gemeenschappelijke grondslag voor veilige elektronische interactie tussen burgers, bedrijven en overheden, en bijgevolg ook de doeltreffendheid van publieke en private onlinediensten, e-business en elektronische handel in de Unie te verhogen.

Met het oog hierop stelt de eIDAS-verordening een gemeenschappelijk Europees juridisch kader vast voor elektronische identificatie en vertrouwensdiensten, waaronder met name wordt verstaan:

  1. het aanmaken, verifiëren en valideren van elektronische handtekeningen, elektronische zegels of elektronische tijdstempels, diensten voor elektronisch aangetekende bezorging en op deze diensten betrekking hebbende certificaten, of
  2. het aanmaken, verifiëren en valideren van certificaten voor authenticatie van websites, of
  3. het bewaren van elektronische handtekeningen, zegels of certificaten die op deze diensten betrekking hebben.

Om het vertrouwen van de Europese burgers en bedrijven in elektronische transacties te versterken kent de eIDAS-verordening een grotere rechtszekerheid toe aan gekwalificeerde vertrouwensdiensten. Dit zijn diensten die een hoger betrouwbaarheidsniveau bereiken, omdat zij voldoen aan bepaalde specifieke technische vereisten die in de bijlagen aan de verordening zijn vastgelegd.

Vanuit deze filosofie bepaalt artikel 25, lid 2, van de eIDAS-verordening op algemene wijze dat een gekwalificeerde elektronische handtekening hetzelfde rechtsgevolg heeft als een handgeschreven handtekening.

Met betrekking tot andere, niet-gekwalificeerde elektronische handtekeningen bepaalt de eIDAS-verordening dat het rechtsgevolg van dergelijke elektronische handtekeningen niet mag worden ontkend louter op grond van het feit dat de handtekening elektronisch is of niet aan de eisen voor gekwalificeerde elektronische handtekeningen voldoet (artikel 25, lid 1, van de eIDAS-verordening). Het nationaal recht bepaalt echter vrij welk rechtsgevolg aan dergelijke handtekeningen moet worden voorbehouden. De eIDAS-verordening doet immers geen afbreuk aan nationaal recht dat betrekking heeft op de totstandkoming en geldigheid van contracten of andere wettelijke of procedurele verplichtingen inzake vormvereisten (artikel 2, lid 3, van de eIDAS-verordening).

De huidige nationale wetgeving inzake elektronische arbeidsovereenkomsten is niet aangepast aan deze nieuwe Europese realiteit, omdat op dit ogenblik enkel de arbeidsovereenkomst die wordt ondertekend door middel van de elektronische identiteitskaart (eID) wordt gelijkgesteld met een op papier ondertekende arbeidsovereenkomst. De wetgeving voorziet dat ook andere systemen van elektronische handtekening kunnen worden gelijkgesteld, op voorwaarde dat zij voldoen aan bepaalde door de Koning vast te stellen veiligheidswaarborgen, doch dergelijk koninklijk besluit is tot op heden nooit verschenen.

Als gevolg hiervan kunnen elektronische arbeidsovereenkomsten in België momenteel enkel rechtsgeldig worden afgesloten met behulp van de elektronische handtekening die wordt gecreëerd door middel van de elektronische identiteitskaart. Dat is immers de enige manier van ondertekening waarbij de elektronisch afgesloten arbeidsovereenkomst wordt gelijkgesteld met een op papier ondertekende arbeidsovereenkomst.

Het is daarom noodzakelijk om de Belgische wetgeving inzake elektronische arbeidsovereenkomsten in lijn te brengen met de Europese eIDAS-verordening en in dit verband de mogelijkheden te verruimen om arbeidsovereenkomsten elektronisch te ondertekenen, zonder daarbij evenwel afbreuk te doen aan de waarborgen inzake veiligheid en bescherming van de beide contractpartijen (en met name dan van de werknemer).

In dit verband past het in herinnering te brengen dat dergelijke verruiming reeds werd gerealiseerd wat de arbeidsovereenkomst voor uitzendarbeid betreft. Dit gebeurde via de wet van 30 augustus 2016 tot wijziging van artikel 8 van de wet van 24 juli 1987 betreffende de tijdelijke arbeid, de uitzendarbeid en het ter beschikking stellen van werknemers ten behoeve van gebruikers, met het oog op de afschaffing van de 48-urenregel en de verruiming van de mogelijkheid om een beroep te doen op elektronische arbeidsovereenkomsten voor uitzendarbeid. Met dit wetsontwerp wordt eenzelfde verruimingsoperatie ook tot stand gebracht voor alle andere types van arbeidsovereenkomsten.

Lees meer over de wijzigingen in het arbeidsrecht: Wijzigingen met betrekking tot werk

Het nieuw wettelijk kader inzake elektronische archiveringsdiensten

Daarnaast moet de huidige wetgeving ook aangepast worden aan het nieuw wettelijk kader inzake elektronische archiveringsdiensten, dat zich voortaan in titel 2 van boek XII “Recht van de elektronische economie” van het Wetboek van economisch recht bevindt. Die titel voert nieuwe bepalingen in met het oog op het creëren van een volledig en samenhangend juridisch kader voor de elektronische archivering. Hij werd in het Wetboek van economisch recht ingevoegd door de wet van 21 juli 2016 tot uitvoering en aanvulling van de verordening (EU) nr. 910/2014 van het Europees Parlement en de Raad van 23 juli 2014 betreffende de elektronische identificatie en vertrouwensdiensten voor elektronische transacties in de interne markt en tot intrekking van Richtlijn 1999/93/EG, houdende invoeging van titel 2 in boek XII “Recht van de elektronische economie” van het Wetboek van economisch recht, en houdende invoeging van de definities eigen aan titel 2 van boek XII en van de rechtshandhavingsbepalingen eigen aan titel 2 van boek XII, in de boeken I, XV en XVII van het Wetboek van economisch recht.

De huidige wetgeving rond elektronische arbeidsovereenkomsten bepaalt dat een exemplaar van de door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomst moet worden opgeslagen bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst. Op dit ogenblik kan dit enkel gebeuren bij een derde persoon, die gespecialiseerd is in het elektronisch opslaan en bewaren van elektronische contracten en documenten. De wetgeving voorziet niet in de mogelijkheid voor de werkgever om dit in eigen beheer en voor eigen rekening te doen.

De persoon bij wie een exemplaar van de elektronisch afgesloten arbeidsovereenkomst moet worden opgeslagen, moet voldoen aan bepaalde voorwaarden inzake het verlenen van diensten in verband met elektronische archivering. Momenteel wordt daarvoor verwezen naar de voorwaarden die worden gesteld krachtens de wet van 15 mei 2007 tot vaststelling van een juridisch kader voor sommige verleners van vertrouwensdiensten. Deze voorwaarden zijn echter nooit vastgesteld bij gebrek aan uitvoeringsmodaliteiten van de genoemde wet. Bovendien is die wet zelf ondertussen terug ingetrokken door de hierboven reeds vermelde wet van 21 juli 2016, die een nieuw en coherent juridisch kader inzake elektronische archivering heeft tot stand gebracht in titel 2 van boek XII “Recht van de elektronische economie” van het Wetboek van economisch recht.

Dit hoofdstuk brengt de regels inzake elektronische archivering van elektronische afgesloten arbeidsovereenkomsten in lijn met het desbetreffend juridisch kader in het Wetboek van economisch recht.

Zoals voorheen blijft de verplichting bestaan om een exemplaar van de door middel van een elektronische handtekening aangegane arbeidsovereenkomst op te slaan bij een elektronische archiveringsdienst. Dit kan voortaan gebeuren ofwel bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst, ofwel bij de werkgever die een dergelijke dienst voor eigen rekening uitbaat. In beide gevallen moet echter worden voldaan aan de voorwaarden inzake het verlenen van diensten van gekwalificeerde elektronische archivering die worden gesteld door boek XII, titel 2, van het Wetboek van economisch recht. Een gekwalificeerde elektronische archivering biedt immers het hoogste veiligheidsniveau op het vlak van leesbaarheid in de tijd, duurzaamheid en integriteit van de bewaarde documenten. Documenten die dienen voor juridische doeleinden, zoals bv. arbeidsovereenkomsten of andere documenten van sociale aard, moeten immers vaak gedurende meerdere jaren bewaard worden, onder meer omwille van de wettelijke verjaringstermijnen en het bewijsrecht, maar ook omwille van controledoeleinden. De keuze voor een gekwalificeerde elektronische archivering is daarom verantwoord, omdat deze de meeste rechtszekerheid biedt aan de partijen (niet in het minst de werknemer). Bovendien is het ook noodzakelijk om het vertrouwen van de partijen in de digitale omgeving te versterken, hetgeen de economische en sociale ontwikkeling alleen maar ten goede kan komen.

Tot slot regelt het wetsontwerp ook de bevoegdheden van de sociaal inspecteurs om zich door de werkgever de elektronisch opgestelde arbeidsovereenkomsten of documenten van sociale aard te doen voorleggen, wanneer deze niet bij de werkgever zelf zijn opgeslagen maar bij een verlener van een elektronische archiveringsdienst. Momenteel bevat de huidige wetgeving op dat vlak bepalingen die geen rekening houden met de totstandkoming van het Sociaal Strafwetboek in 2010. Eén van de bedoelingen van het Sociaal Strafwetboek bestaat erin om de bevoegdheden van de sociaal inspecteurs in één enkele wettekst onder te brengen. Bijgevolg is het nodig om de bestaande bepalingen m.b.t. het voorleggen aan de sociaal inspecteurs van elektronische arbeidsovereenkomsten en documenten die in het kader van de individuele arbeidsrelatie elektronisch worden opgeslagen bij een derde, te vervangen door één enkele regeling die zich in het Sociaal Strafwetboek bevindt.

Wanneer treedt deze reglementering in werking?

Dit onderdeel van het wetsontwerp zal niet onmiddellijk in werking treden, maar op dezelfde datum als die welke door de Koning wordt bepaald voor de inwerkingtreding van artikel XII.25, § 5, derde lid, van het Wetboek van economisch recht.

De reden hiervoor ligt in het feit dat dit hoofdstuk een verplichting tot gekwalificeerde elektronische archivering voorschrijft voor elektronische arbeidsovereenkomsten en documenten die in het kader van de individuele arbeidsrelatie elektronisch worden verstuurd en opgeslagen. Op dit ogenblik is er op de Belgische en/of Europese markt evenwel nog geen voldoende aanvaardbaar en operationeel aanbod van dergelijke gekwalificeerde vertrouwensdiensten, waardoor er op dit vlak ook nog geen gezonde concurrentie bestaat die redelijke prijzen garandeert. Bovendien hangt het operationeel maken van dergelijke gekwalificeerde diensten ook af van het bestaan van nationale, Europese en/of internationale normen voor bepaalde vertrouwensdiensten en van de goedkeuring van sommige uitvoeringsakten die worden voorzien door de eIDAS-verordening.

Lees de volledige tekst van het wetsontwerp van 9 november 2017 houdende diverse bepalingen inzake werk