Vaarwel papieren maaltijdcheques – welkom elektronische maaltijdkaart!

Geschreven door BDO Belgium
Foto:

U las het allicht in de krant: heel wat wijzigingen in verband met de maaltijdcheques. Vanaf 1 januari 2016 verdwijnen de papieren maaltijdcheques. De elektronische maaltijdcheque wordt verplicht voor alle werknemers. Tot 30 september 2015 kunnen nog papieren maaltijdcheques worden toegekend aan de werknemers. En verder stijgt ook nog de maximale patronale bijdrage per maaltijdcheque. We zetten de veranderingen voor u op een rijtje.

Invoering elektronische maaltijdcheque

Sinds 2011 kunnen werkgevers kiezen tussen papieren en elektronische maaltijdcheques. Deze keuze wordt bevestigd door een collectieve arbeidsovereenkomst gesloten op sectoraal of ondernemingsniveau. Wanneer er geen vakbondsafvaardiging aanwezig is binnen de onderneming, moet u de keuze bevestigen in een individuele overeenkomst met de werknemer.

Het einde van het papieren tijdperk

De huidige keuze tussen de papieren en de elektronische maaltijdcheques remt echter de beoogde vereenvoudiging af en betekent zelfs een toename van de administratieve verplichtingen. Na een positieve evaluatie van het elektronische alternatief, de maaltijdkaart, wordt op voorstel van de sociale partners het systeem van elektronische maaltijdcheques veralgemeend. De papieren maaltijdcheque wordt afgeschaft.

De papieren maaltijdcheques kunt u nog toekennen voor gewerkte dagen tot 30 september 2015. De maximale geldigheidsdatum van papieren cheques uitgegeven in 2015 is verplicht beperkt tot 31 december 2015. Dit vermijdt dat na deze datum gelijktijdig papieren en elektronische maaltijdcheques in omloop zijn. Vanaf 1 januari 2016 is de elektronische kaart het enige geldige betaalmiddel.

Voordelen

De elektronische maaltijdkaart vermindert de administratieve lasten voor zowel de werkgever, de werknemers als de handelaars.

Voor de werknemer is het elektronische systeem eenvoudiger en makkelijker te hanteren. Geen gedoe meer met tellen en stempelen van cheques aan de kassa. De kaart is een eenvoudige elektronische chipkaart die de gebruiker kan blokkeren bij verlies of diefstal. De “cheque”, of het beschikbare bedrag wordt maandelijks opgeladen op de maaltijdchequerekening van de werknemer en blijft 12 maanden geldig.

De werkgever plaatst de bestellingen en moet nadien geen cheques meer uitdelen of per post laten bezorgen. Het risico op verlies en vergissingen bij de toekenning wordt zo verminderd.

Praktisch

Hoewel de afschaffing van de papieren maaltijdcheques pas binnen enkele maanden is gepland, krijgt u hier toch al een overzicht van enkele punten en voorwaarden waarmee u rekening moet houden als u de elektronische maaltijdcheques invoert. Immers, maaltijdcheques die u toekent zonder aan alle wettelijke voorwaarden te voldoen worden als loon beschouwd.

Voorwaarden

De elektronische maaltijdcheques moeten voldoen aan dezelfde voorwaarden als de huidige papieren maaltijdcheques:

  • De toekenning is opgenomen in een overeenkomst (CAO of arbeidsovereenkomst);
  • U mag slechts één maaltijdcheque toekennen per arbeidsdag;
  • U levert de maaltijdcheque af op naam;
  • De geldigheidsduur van de cheque moet u vermelden en bedraagt maximum 12 maanden;
  • De bijdrage van de werknemer is ten minste € 1,09 - deze van de werkgever ten hoogste € 5,91.

Hiernaast gelden bijkomende voorwaarden:

  • Het aantal cheques, het bedrag en de persoonlijke bijdrage van de werknemer vermeldt un op de maandelijkse loonbrief;
  • Voor het gebruik van de maaltijdkaart moet de werknemer het saldo en de geldigheid van de cheques kunnen nagaan;
  • Een erkende uitgever verdeelt cheques;
  • Het gebruik van de kaart mag geen kosten meebrengen voor de werknemer (een uitzondering is mogelijk bij verlies of diefstal).

►Ander interessant artikel: Wijziging criteria arbeidsongevallenwet

Invoering                    

Als u nu reeds papieren maaltijdcheques toekent op basis van een ondernemings-cao moet u geen nieuwe cao afsluiten. Wel moet u deze aanpassen aan de nieuwe regelgeving over de elektronische maaltijdcheques. Hiervoor hebt u tijd tot 1 januari 2016.

Wanneer u de elektronische maaltijdcheques als nieuw voordeel invoert, kan dit enkel met een collectieve arbeidsovereenkomst op ondernemingsniveau.

Kunt u in uw onderneming geen ondernemings-cao sluiten, dan regelt u de toekenning van elektronische maaltijdcheques door een schriftelijke individuele overeenkomst. Dit kan als bijlage aan de arbeidsovereenkomst. Bestaande individuele overeenkomsten moet u ook weer aanpassen en moeten de verplichte meldingen bevatten.

U moet ook het arbeidsreglement nakijken. De gevolgen van verlies of diefstal van de elektronische maaltijdkaart moeten bijvoorbeeld verplicht opgenomen zijn wanneer u deze toekent door een individuele overeenkomst.

Ook moet u tijdig actie nemen wat betreft de bestelling en uitreiking van de elektronische maaltijdkaarten in uw onderneming.

Verhoging tot € 8 per dag

Op 6 maart 2015 heeft de ministerraad een ontwerp van koninklijk besluit goedgekeurd dat een verhoging van € 1 van de maximale waarde van maaltijdcheque bepaalt. Dit ontwerp is voor advies bezorgd aan de Raad van State.

Wanneer dit ontwerp wordt goedgekeurd, stijgt de maximale werkgeversbijdrage van € 5,91 naar € 6,91. De totale waarde van een maaltijdcheque bedraagt dan € 8. Deze verhoging zal van toepassing zijn vanaf 1 januari 2016.

Een laatste vermelding: de NAR (nationale arbeidsraad) heeft op eigen initiatief advies uitgebracht om ook de ecocheques in de toekomst elektronisch te verdelen.

Artikel d.d. 8 april 2015