Terugbetaling kosten voor het gebruik door de werknemer van zijn eigen PC en/of internet

Geschreven door Mr. Ester Van Oostveldt, Van Eeckhoutte, Tacquet & Kileste, www.bellaw.be

De RSZ aanvaardt dat als een werknemer zijn eigen PC (met randapparatuur en software) en/of internetverbinding (en abonnement) voor professionele doeleinden gebruikt, de werkgever de kosten daarvan vergoedt op basis van een forfait van 20 euro per maand voor de PC en 20 euro per maand voor het internet zonder dat de werkgever de werkelijk door de werknemer gemaakte kosten dient te bewijzen. Deze kostenvergoeding is dan, zoals elke kostenvergoeding, vrijgesteld van RSZ-bijdragen.

Dat is te lezen in een recent gepubliceerde tussentijdse instructie van de RSZ bij haar administratieve instructies van het 3de kwartaal van 2014.

Het genoemde forfait kan wel enkel gebruikt worden op voorwaarde dat:

  • de werknemer zijn eigen PC en/of internetverbinding wezenlijk en op regelmatige basis gebruikt voor professionele doeleinden (bv. één dag per week, meerdere keren per week een paar uur, één week elke maand, ...),
    Het bewijs leveren van dat "wezenlijk en regelmatig gebruik" is niet evident. Om eventuele discussies te vermijden, lijkt het ons daarom nuttig in de overeenkomst met de werknemer uitdrukkelijk te bedingen dat de werknemer verondersteld wordt minstens één dag per week of meerdere keren per week een paar uur of één week elke maand of ...te werken via eigen PC en/of internetverbinding.
  • de werkgever niet ook nog op een andere manier tussenkomt in deze kosten (bv. door een deel van de aankoopprijs van de PC ten laste te nemen). 

Op deze manier hanteert de RSZ dezelfde bedragen als de fiscale administratie (zie de fiscale circulaire over telewerk Ci.RH.241/616.975 van 16 januari 2014).

Volg het on demand seminarie Ontslag personeelsafgevaardigden – 10 veelvoorkomende valkuilen voor HR-managers met Mr. Ward BOUCICQUÉ

Indien de werkgever aan een werknemer die voldoet aan de bovenvermelde voorwaarden, een hoger forfait wil toekennen, moet hij dat volledig kunnen verantwoorden. Kan hij dat niet dan is het gedeelte van de vergoeding dat 20 euro per maand overschrijdt, onderworpen aan RSZ-bijdragen.

Voor werknemers die hun eigen PC en/of internetverbinding slechts occasioneel gebruiken (bv. af en toe 's avonds een verslag maken of documentatie nalezen), geldt het forfait van 20 euro niet. Indien de werkgever die kosten wil vergoeden met een bijdragen-vrije kostenvergoeding, moet hij de hoogte van de vergoeding die hij toekent kunnen verantwoorden.

Zoals vermeld kan het bedoelde forfait niet gebruikt worden wanneer de werkgever ook nog op een andere manier tussenkomt in de kosten van PC en/of internet. Dat is het geval wanneer de werkgever tussenkomt in de aankoopprijs die door de werknemer wordt betaald voor de aankoop van een geheel van persoonlijke computer, randapparatuur en printer, internetaansluiting en internetabonnement, alsook de voor de bedrijfsvoering dienstige software in het kader van een door de werkgever georganiseerd PC-privéplan. Deze tussenkomst is immers, onder bepaalde voorwaarden, vrijgesteld van RSZ-bijdragen (zie www.sociaalcompendium.be). Stelt de werkgever gratis een PC en/of internetaansluiting en internetabonnement ter beschikking van zijn werknemer voor persoonlijke doeleinden, dan vormt dit een voordeel in natura waarop RSZ-bijdragen verschuldigd zijn. De waarde van dit voordeel in natura wordt evenwel forfaitair geraamd conform de in de RSZ-wetgeving ingeschreven regels.

Opdat u door het bos de bomen nog zou kunnen zien, hieronder een schematisch overzicht van de bepalingen in de wetgeving en in de administratieve instructies die betrekking hebben op PC, internet en RSZ-bijdragen.

Door de werkgever toegekend "voordeel"

Onderworpen aan RSZ-bijdragen?

Voorwaarden/Bijzonderheden

Juridische basis

Forfaitaire kostenvergoeding voor het professioneel gebruik van eigen PC en/of internet

neen

  • wezenlijk en regelmatig gebruik voor professionele doeleinden
  • forfait ≤ 20 EUR per maand voor de PC en ≤ 20 EUR per maand voor het internet

administratief standpunt RSZ

Gratis ter beschikking gestelde PC of internetaansluiting en internetabonnement voor persoonlijke doeleinden

ja

voordeel wordt forfaitair geraamd op:

  • PC: 180 EUR per jaar
  • internetaansluiting en internetabonnement: 60 EUR per jaar

art. 20 § 2 2° Uitvoeringsbesluit RSZ-wet

Tussenkomst in de door de werknemer betaalde aankoopprijs van PC, randapparatuur, printer, internetaansluiting, internetabonnement, software

neen

  • max. 60% van de aankoopprijs
  • max. 1.900 EUR (bedrag voor 2014) per aanbod
  • in het kader van een PC-privéplan (zie www.sociaalcompendium.be)

art. 19 § 2 20° Uitvoeringsbesluit RSZ-wet

 

Administratieve instructies RSZ - 2014/03 - Tussentijdse instructie 24 oktober 2014