Mobiliteitsbudget – de mobiliteitsrekening

Geschreven door Lexalert
Foto: derived_  

Een mobiliteitsrekening wordt gecreëerd op naam van de begunstigde werknemer.

De mobiliteitsrekening is een gegevensbank waarin het mobiliteitsbudget geregistreerd en beheerd wordt door de werkgever.

Volg het on demand seminarie Aftrek autokosten, bedrijfswagens en mobiliteitsbudget met Gunther VALKENBORG

Hiervoor kan de werkgever een beroep doen op de diensten van een derde partij om in zijn naam de creatie en het beheer van de mobiliteitsrekening gedeeltelijk of volledig te waarborgen.

De werkgever is de verwerkingsverantwoordelijke, onafhankelijk van het feit dat hij de creatie en het beheer van de mobiliteitsrekening heeft toevertrouwd aan een derde partij.

Hiertoe sluit hij een overeenkomst die de verwerker ten aanzien van de verwerkingsverantwoordelijke bindt en die het voorwerp en de duur van de verwerking, de aard en de doeleinden van de verwerking, de categorieën van persoonsgegevens en de categorieën van betrokkenen alsook de verplichtingen en de rechten van de verwerkingsverantwoordelijke bepaalt overeenkomstig de voorschriften van artikel 28 van Verordening (EU) 2016/679 van 27 april 2016 van het Europees Parlement en de Raad betreffende de bescherming van natuurlijke personen in verband met de verwerking van persoonsgegevens en betreffende het vrije verkeer van die gegevens en tot intrekking van Richtlijn 95/46/EG en van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

► Lees ook Mobiliteitsbudget - Wat is het?

In zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, neemt de werkgever de nodige maatregelen om de rechten van de betrokken werknemers te waarborgen overeenkomstig de voorschriften van de wet van 30 juli 2018 betreffende de bescherming van natuurlijke personen met betrekking tot de verwerking van persoonsgegevens.

De mobiliteitsrekening moet de werkgever toelaten om:

  • per begunstigde werknemer het mobiliteitsbudget waarop laatstgenoemde recht heeft, toe te kennen en op te volgen en alle door het mobiliteitsbudget gefinancierde kosten te registreren;
  • het mobiliteitsbudget te verhogen of te verlagen in geval van een functiewijziging of van een bevordering van de begunstigde werknemer;
  • de toegang tot het saldo van het mobiliteitsbudget te blokkeren op de dag van de beëindiging van de toekenning van het mobiliteitsbudget;
  • over te gaan tot een nieuwe berekening van het mobiliteitsbudget om de werkgever toe te laten om de terugbetaling te eisen van onrechtmatig gebruikte sommen met toepassing van artikel 6;
  • het berekenen van het gedeelte van het saldo van het mobiliteitsbudget dat niet door de werknemer gebruikt werd tijdens het kalenderjaar aan de financiering van duurzame vervoermiddelen en dat hem zal uitbetaald worden, één keer per jaar, in speciën, ten laatste met het loon van de eerste maand van het volgend jaar.

De gegevens inzake het mobiliteitsbudget worden bewaard in de mobiliteitsrekening en worden, net zoals de rechtvaardigingsstukken, bewaard gedurende zeven jaren.

De werkgever mag de rechtvaardigingsstukken in elke reproductievorm bewaren, op voorwaarde dat ze goed leesbaar zijn en de gebruikte reproductievorm een doelmatig toezicht toelaat.

Hier vindt U de volledige wettekst.