FAQ FOD Financiën – Tankkaarten en andere brandstofkosten

Geschreven door Lexalert

De FOD Financiën publiceerde op 30 mei 2017 op www.fisconet.be een FAQ over tankkaarten en andere brandstofkosten. 

1. Welke voertuigen worden bedoeld?

Het gaat om de voertuigen zoals bedoeld in artikel 65, WIB 92, namelijk personenauto's, auto's voor dubbel gebruik, minibussen en de voertuigen die bij de DIV gehomologeerd zijn tot de categorie van de 'lichte vrachtauto's' maar die fiscaal en inzonderheid voor de verkeersbelasting moeten worden beschouwd als personenauto's, auto's voor dubbel gebruik of minibussen, wanneer die voertuigen, al dan niet kosteloos, ter beschikking zijn gesteld van de werknemers of de bedrijfsleiders.

De bepalingen van artikel 198, § 1, 9° en 9°bis, WIB 92, zijn eveneens van toepassing op de hybride en elektrische voertuigen (zie PV nr. 818, 20.03.2014, Van Biesen, Kamer, zitting 2013-2014, Vr. en Antw., nr. 159, blz. 309).

2. Hoe wordt de basis van de verworpen uitgaven (VU) inzake autokosten zoals bedoeld in artikel 198, § 1, 9° en 9°bis, WIB 92, vastgesteld?

De tarieven van 17 % (artikel 198, § 1, 9°, WIB 92) en 40 % (artikel 198, § 1, 9°bis, WIB 92) zijn van toepassing op het bedrag zoals bepaald overeenkomstig artikel 36, § 2, eerste tot negende lid, WIB 92.

Dienaangaande vertegenwoordigt dat bedrag een bruto voordeel van alle aard, bepaald ten name van de verkrijger en dat voortvloeit uit het persoonlijk gebruik van een al dan niet kosteloos ter beschikking gesteld voertuig. Het bestaan van een bruto voordeel van alle aard komt dus noodzakelijk voort uit het privé gebruik van een voertuig.

Met andere woorden, de vaststelling van de basis zal gebeuren overeenkomstig de bepalingen van artikel 36, § 2, eerste tot negende lid, WIB 92, zonder aftrek van de bijdrage van de verkrijger van het voordeel van alle aard (artikel 36, § 2, tiende lid, WIB 92), wanneer dat voordeel niet kosteloos wordt verleend.

Die basis verschilt van het voordeel van alle aard dat in de PB moet worden aangegeven en daarom wordt in de nieuwe bepalingen met betrekking tot de VU inzake autokosten niet rechtstreeks verwezen naar het begrip voordeel van alle aard, maar naar een bedrag dat bepaald wordt overeenkomstig artikel 36, § 2, eerste tot negende lid, WIB 92 (zie in die zin, Parl. St., Kamer, zitting 2014-2015, DOC 54-2208/001, blz. 43).

Volg het on demand seminarie Zelfstandige samenwerkingsvormen met Dieter DEJONGHE

3. Welk tarief moet er worden toegepast: 17 % of 40 %?

Het tarief van 17 % wordt uitsluitend toegepast wanneer de kosten, die door de vennootschap ten laste zijn genomen, niet de brandstofkosten omvatten die betrekking hebben op het persoonlijk gebruik van dat voertuig.

Daarentegen, wanneer de brandstofkosten die betrekking hebben op het persoonlijk gebruik van het voertuig, geheel of gedeeltelijk, door de vennootschap ten laste zijn genomen, zal het tarief van 40 % worden toegepast.

Indien de vennootschap het tarief van 17 % toepast, kan dat erop wijzen dat zij de privé brandstofkosten niet ten laste neemt. 

Om vast te stellen of de vennootschap al dan niet tussenkomt in de privé brandstofkosten van de werknemer of de bedrijfsleider, zullen zowel een bijzondere vermelding in de arbeidsovereenkomst als het opmaken van een 'car policy' in aanmerking kunnen worden genomen. Het bestaan van een subrekening van de kostenrekening 61 'Diensten en diverse goederen', waarop de brandstofkosten afzonderlijk worden geboekt, zou eveneens moeten toelaten om het juiste tarief vast te stellen.

Bij gebrek aan een duidelijke vermelding in de arbeidsovereenkomst of in een 'car policy', is het belangrijk, om in de gevallen van dubbel gebruik (beroep/privé), een onderscheid te maken tussen het persoonlijk gebruik van het voertuig en het beroepsgebruik.

Zoals inzake de aftrek van btw (zie circulaire AAFisc Nr. 36/2015 (nr. E.T.119.650) d.d. 23.11.2015), kan de belastingplichtige dagelijks een volledige rittenadministratie bijhouden via manuele invoer (bv. rittenboekje, softwareprogramma) of op een geautomatiseerde wijze (bv. aangepast gps-systeem). Zo’n rittenadministratie veronderstelt het bijhouden van volgende gegevens met betrekking tot de dagelijkse verplaatsingen voor beroepsdoeleinden: datum van de rit, beginadres, eindadres, afgelegde kilometers per dag. Als de kilometerstand bij het begin en het einde van het belastbare tijdperk wordt geregistreerd, volstaat het om van het totaal aantal geregistreerde kilometers het aantal kilometers af te trekken die voor beroepsdoeleinden worden gereden, om het persoonlijk gebruik van het voertuig te kennen.

Om de vennootschap die geen gebruik maakt van de rittenadministratie toch toe te laten het beroepsgebruik of het persoonlijk gebruik individueel vast te stellen op een manier die verband houdt met het werkelijke gebruik van ieder individueel voertuig, aanvaardt de administratie, ter vereenvoudiging, de toepassing van de volgende formule:

Aantal kilometers persoonlijk gebruik gedurende een periode van 12 maanden = afstand woon-werk x 2 x 200 + 6.000

Op basis van het aantal kilometers voor persoonlijk gebruik, zoals hiervoor bepaald, moet de vennootschap het bewijs leveren dat:

-     hetzij het totaal bedrag van de kostennota's, die worden ingediend tijdens het belastbare tijdperk per gebruiker van het voertuig, het resultaat niet overschrijdt van:

aantal beroepskm per jaar

------------------------------ x totale brandstofkosten per jaar

totaal aantal km per jaar

-     hetzij, in het geval de gebruiker beschikt over een tankkaart, de vennootschap een som heeft doorgerekend en de terugbetaling ervan heeft verkregen van de gebruiker, die ten minste gelijk is aan:

aantal persoonlijke km per jaar

---------------------------------- x totale brandstofkosten per jaar

totaal aantal km per jaar

Voorbeeld 1

Een vennootschap stelt een dieselwagen ter beschikking van een bedrijfsleider. Die bedrijfsleider beschikt niet over een tankkaart en dient zijn kostennota's in bij de vennootschap om de terugbetaling te verkrijgen van zijn brandstofkosten met betrekking tot zijn beroepsgebruik. Het voertuig rijdt tijdens het jaar een totale afstand van 35.000 km, waarvan 25.000 km voor beroepsgebruik. Het gemiddelde verbruik ervan is 6 l/100 km en het totaal bedrag van de brandstofkosten voor één jaar bedraagt 2.570,40 euro voor 2.100 l brandstof.

Opdat de vennootschap het tarief van 17 % zou kunnen toepassen, zal de bedrijfsleider dus kostennota's inzake zijn brandstofkosten kunnen indienen voor een maximumbedrag van 1.836,00 euro, namelijk:

25.000 beroepskm

------------------------------- x 2.570,40 euro = 1.836,00 euro

35.000 km in totaal per jaar

In dat geval zal het tarief van 17 % kunnen worden toegepast indien de stukken die door de bedrijfsleider worden verstrekt, bewijzen dat de terugbetaling betrekking heeft op maximum 1.500 l diesel.

Voorbeeld 2

Dezelfde gegevens als in het vorige voorbeeld maar de bedrijfsleider beschikt over een tankkaart.

Opdat de vennootschap het tarief van 17 % zou kunnen toepassen, zal de bedrijfsleider een bedrag van 734,40 euro moeten terugbetalen, namelijk:

10.000 privé km per jaar

------------------------------- x 2.570,40 euro = 734,40 euro

35.000 km in totaal per jaar

De voormelde bepalingen zijn eveneens van toepassing op hybride voertuigen die met een plug-in systeem zijn uitgerust, zowel voor de brandstofkosten als voor de elektriciteitskosten.

Voor de (andere) hybride voertuigen, houdt de administratie alleen rekening met de 'klassieke' brandstofkosten (diesel, benzine, …) om te bepalen of het tarief van 17 % of 40 % van toepassing is en dat, overeenkomstig de bepalingen die hiervoor zijn aangehaald.

Voor de elektrische voertuigen moet het tarief van 40 % worden toegepast indien de vennootschap een elektrische oplaadpaal, waarvan zij de kosten ten laste neemt, ter beschikking stelt van de gebruiker. Dat tarief van 40 % wordt naar 17 % gebracht indien de bedoelde vennootschap, zoals hiervoor werd aangehaald, de elektriciteitskosten met betrekking tot het persoonlijk gebruik van het elektrische voertuig heeft doorgerekend en de terugbetaling ervan heeft verkregen.

In het geval de gebruiker beschikt over een laadpas die of een abonnement dat door de vennootschap ter beschikking wordt gesteld waardoor gebruik kan worden gemaakt van elektrische oplaadpalen in oplaadstations, die toegankelijk zijn voor het publiek, zijn de bepalingen van het vierde tot zevende lid eveneens van toepassing. Het verbruik van de elektrische voertuigen wordt gemeten in kilowattuur per 100 kilometer.

In dat verband kunnen 'gemengde' situaties bestaan. De gebruiker kan immers zowel bij de werkgever als thuis beschikken over een oplaadpaal. Hij kan eveneens gebruik maken van een oplaadpaal bij de werkgever en bovendien een laadpas of een abonnement hebben waardoor hij toegang heeft tot publieke oplaadstations. In die gevallen moet het bewijs, dat de werknemer de kosten van de privékilometers ten laste neemt, worden geleverd overeenkomstig de hiervoor voormelde bepalingen (zie het vierde tot zevende lid).

Indien de gebruiker zijn elektrische voertuig, voor het persoonlijk gebruik ervan, herlaadt met 'huishoudelijke' elektriciteit, moet het tarief van 17 % worden toegepast, indien die elektriciteitskosten niet aan hem worden terugbetaald door zijn werkgever. Die veronderstelling houdt in dat de gebruiker thuis beschikt over een apparaat waardoor het technisch mogelijk is om de batterij op te laden.

Wanneer er in de loop van het jaar een wijziging is met betrekking tot een voertuig dat ter beschikking wordt gesteld aan een werknemer of een bedrijfsleider, zullen de kenmerken die eigen zijn aan het voertuig dat opnieuw ter beschikking wordt gesteld, voor de toepassing van het tarief, uitwerking hebben vanaf de eerste dag van de maand die erop volgt.   

4. Wat is de datum van inwerkingtreding?

De nieuwe regels met betrekking tot de VU inzake autokosten, die verband houden met het persoonlijk gebruik van een voertuig, zijn van toepassing op de kosten die door de vennootschap zijn gedaan of gedragen vanaf 01.01.2017, ongeacht de datum van inschrijving van het voertuig.

Bekijk de volledige tekst van de FAQ