Circulaire FOD Financiën - Horeca - Geregistreerde kassasysteem (GKS)

Geschreven door Lexalert
Foto: Patrik Kristian  

De FOD Financiën publiceerde op 8 november 2017 de circulaire 2017/C/70 betreffende het geregistreerde kassasysteem op www.fisconet.be. Daarin geeft de FOD Financiën commentaar op de toepassingsvoorwaarden van de verplichting, voor btw-belastingplichtigen die restaurant- en cateringdiensten verrichten, om te beschikken over een geregistreerd kassasysteem zoals voorzien in artikel 21bis van het koninklijk besluit nr. 1.

Inhoudstafel

1. Inleiding 
2. Verplichtingen in de horecasector

2.1. Drempel van 25.000 euro, exclusief btw

2.1.1. Voorbeeld bakker met verbruikssalon 
2.1.2. Voorbeeld feestzaal 
2.1.3. Voorbeeld meubelzaak

2.2. Onderaanneming

2.2.1. Draagwijdte van de onderaanneming 
2.2.2. Diensten verstrekt aan de eindconsument 
2.2.3. Voorbeelden onderaanneming

2.3. Hoteluitbaters

2.3.1. 1ste Sector: hotelactiviteit

2.3.1.1. Opmerking kassavergunning nr. E.T.103.592 
2.3.1.2. Voorbeeld globale hotelrekening 
2.3.1.3. Voorbeeld factuur

2.3.2. 2de Sector: andere dan hotelactiviteit

2.3.2.1. Voorbeeld drempeloverschrijding 
2.3.2.2. Voorbeeld handeling buiten globale hotelrekening 
2.3.2.3. Voorbeeld onderaanneming restaurant - hotel 
2.3.2.4. Voorbeeld wellness

2.4. Uitbaters van bedrijfsrestaurants

2.4.1. De onderneming verstrekt zelf de maaltijden 
2.4.2. De onderneming doet een beroep op een derde

2.5. Richtlijnen voor de berekening van de drempel

2.5.1. Meerdere horecazaken onder één btw-identificatienummer

2.5.1.1. Voorbeeld mobiele kar 
2.5.1.2. Voorbeeld slager met cateringdiensten 
2.5.1.3. Voorbeeld pretpark - voetbalstadion

2.5.2. Onderscheid tussen leveringen en restaurant- en cateringdiensten

A. Wettelijke bepalingen 
B. Belang van het onderscheid

2.5.2.1. De spijzen en/of dranken worden aan de verbruikers verstrekt in een ruimte, binnen of buiten, van de belastingplichtige (permanente, tijdelijke of verplaatsbare inrichting)

A. Begrip 'ruimte' die wordt gebruikt voor het verstrekken van een levering van goederen of restaurantdienst 
B. De klanten verbruiken de spijzen en/of dranken in een ruimte binnen 
C. De klanten verbruiken de spijzen en/of dranken in open lucht 
D. De inrichting beschikt zowel over een ruimte binnen als buiten 
E. De belastingplichtige heeft meerdere inrichtingen op verschillende locaties

2.5.2.2. De spijzen en/of dranken worden aan de verbruikers verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtigen

A. Spijzen verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtige en zonder menselijke tussenkomst bij de klant 
B. Spijzen verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtige en met menselijke tussenkomst

2.5.2.3. Mobiel voedselkraam - Foodtruck

A. De uitbater van een mobiel voedselkraam of foodtruck wordt door een klant ingehuurd voor het verstrekken van spijzen/dranken tijdens een privé-event 
B. Mobiel voedselkraam of foodtruck op een evenement met betrekking tot podiumkunsten

a. Er is geen contractuele band met de eigenlijke consument van de verbruiksgoederen 
b. Er is wel een contractuele band met de eigenlijke consument van de verbruiksgoederen

C. Foornijveraars

2.5.2.4. Spijzen en/of dranken verstrekt in een station 
2.5.2.5. Kookworkshops en kok aan huis

A. Kookworkshops 
B. Kok aan huis

2.5.2.6. Spijzen en/of dranken in automaten 
2.5.2.7. Spijzen en/of dranken tijdens een seminarie

A. De verstrekte spijzen en/of dranken zijn bijkomend bij de hoofdhandeling en volgen het btw-stelsel van die hoofdhandeling 
B. Het verstrekken van spijzen en/of dranken is een aparte hoofdhandeling die zijn eigen btw-stelsel volgt 
C. Opmerking

2.5.2.8. Borrelhapjes en versnaperingen

2.6. Referentieperiode voor de berekening van de drempel

2.6.1. Bestaande onderneming 
2.6.2. Starter 
2.6.3. Overnemer 
2.6.4. Verplichting tot het uitreiken van een rekening of ontvangstbewijs tijdens de periode tussen de registratie en de ingebruikname van het geregistreerd kassasysteem

2.7. Uitzonderingsmaatregelen en kassavergunningen

2.7.1. Vrijstelling artikel 44 van het Btw-Wetboek

2.7.1.1. Voorbeeld universiteitsrestaurant 
2.7.1.2. Voorbeeld sportclub 
2.7.1.3. Opmerking didactisch restaurant

2.7.2. Bijzonder geval: het verstrekken van spijzen en dranken door een gemeente of een OCMW 
2.7.3. Vrijstelling artikel 42 van het Btw-Wetboek 
2.7.4. Forfaitaire regeling artikel 56 van het Btw-Wetboek 
2.7.5. Vrijstellingsregeling artikel 56bis van het Btw-Wetboek 
2.7.6. Verschaffers van lichte maaltijden 
2.7.7. Frituuruitbaters 
2.7.8. Vergunning Aanschrijving nr. 6 van 27.04.1999 
2.7.9. Vergunning Beslissing nr. E.T.103.592 van 02.06.2003

3.Gevolgen van het overschrijden van de drempel

3.1. Kastickets van een geregistreerd kassasysteem 
3.2. Kasticket ongeacht de aard van de handelingen

3.2.1. Voorbeeld handelingen buiten de voedingssfeer 
3.2.2. Voorbeeld handelingen binnen de voedingssfeer 
3.2.3. Voorbeeld feestzaal 
3.2.4. Voorbeeld meubelzaak 
3.2.5. Voorbeeld verkoop bedrijfsmiddel 
3.2.6. Uitzondering niet-voedingswinkel 
3.2.7. Uitzondering supermarkt 
3.2.8. Uitzondering automaten 
3.2.9. Uitzondering internationaal passagiersvervoer

3.3. Kasticket ongeacht de hoedanigheid van de klant 
3.4. Tijdstip van uitreiking van het kasticket

3.4.1. Opmerking: vouchers voor meervoudig gebruik 
3.4.2. Eerste optionele afwijkende regeling voor tijdstip van uitreiking

3.4.2.1. Voorbeeld communie- of lentefeest 
3.4.2.2. Voorbeeld receptie 
3.4.2.3. Voorbeeld feestzaal 
3.4.2.4. Voorbeeld vip-diner in voetbalstadion

3.4.3. Tweede optionele afwijkende regeling voor het tijdstip van uitreiking voor de cateringdiensten B2B en B2G

3.4.3.1. Voorbeeld bedrijfsrestaurant 
3.4.3.2. Voorbeeld B2B catering

3.5. Bijzondere regels opeisbaarheid

3.5.1. Particuliere klanten: incasseringsprincipe 
3.5.2. Ontvangst van een voorschot 
3.5.3. Opmerking btw-tarief op voorschot

3.6. Facturatie 
3.7. Dagboek van ontvangsten 
3.8. Einde van het gebruik van het geregistreerde kassasysteem

3.8.1. Voorbeeld café 
3.8.2. Voorbeeld restaurant

3.9. Verschil met rekening of ontvangstbewijs 
3.10. Technische opstelling van een geregistreerd kassasysteem 
3.11. Technische problemen

3.11.1. Administratieve formaliteiten in geval van technische problemen 
3.11.2. In geval van technische problemen met de VAT Signing Card (VSC) 
3.11.3. In geval van technische problemen met de Fiscal Data Module (FDM) 
3.11.4. In geval van technisch probleem met het kassasysteem

3.12. Bewaring

4. Registratie- en aankoopprocedure voor belastingplichtige uitbaters

4.1. Registratie 
4.2. Aankoop correcte kassa en fiscale data module 
4.3. Aanvraag VAT Signing Card 
4.4. Overdracht van het geregistreerde kassasysteem 
4.5. Verhuur van het geregistreerde kassasysteem

5. Slotbepaling

1. Inleiding

Naar aanleiding van de tariefverlaging van 21 % naar 12 % voor restaurant- en cateringdiensten (het verschaffen van dranken daaronder niet begrepen) met ingang van 01.01.2010, werd aan de sector een extra inspanning gevraagd voor de juiste rapportering van de verrichte handelingen.

Bovengenoemd uitgangspunt heeft op het stuk van de btw-verplichtingen geleid tot de regelgeving met betrekking tot het geregistreerde kassasysteem in de horecasector.

Artikel 21bis, § 1, eerste lid (versie 16.06.2016) van het koninklijk besluit nr. 1 van 29.12.1992 met betrekking tot de regeling voor de voldoening van de belasting over de toegevoegde waarde, bepaalt dat de exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt, alsmede de traiteur die cateringdiensten verricht, gehouden zijn aan de belastingplichtige of niet-belastingplichtige klant het kasticket uit te reiken bedoeld in het koninklijk besluit van 30.12.2009, voor alle handelingen die zij in de uitoefening van de economische activiteit verrichten en die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, al dan niet verschaft bij de maaltijd, met inbegrip van alle verkopen van spijzen en dranken in voormelde inrichting, wanneer de jaaromzet, exclusief belasting over de toegevoegde waarde, met betrekking tot de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, meer bedraagt dan 25.000 euro.

Het koninklijk besluit van 30.12.2009 bepaalt de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen.

2. Verplichtingen in de horecasector

Alle belastingplichtigen die restaurant- of cateringdiensten verschaffen zijn gehouden een controledocument uit te reiken. Het gaat hetzij om rekeningen of ontvangstbewijzen (btw-bonnetjes), hetzij om kastickets van een geregistreerd kassasysteem (zie evenwel punten 2.2., 2.3., 2.4. en 2.7.).

2.1. Drempel van 25.000 euro, exclusief btw

De exploitant van een inrichting waar maaltijden worden verbruikt en de traiteur die cateringdiensten verricht, moeten kastickets uitreiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem wanneer de jaaromzet, exclusief btw, met betrekking tot de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, meer bedraagt dan 25.000 euro. (artikel 21bis, § 1, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

De drempel wordt berekend met bedragen exclusief btw en omvat de omzet uit restaurant- en cateringdiensten. Worden niet meegenomen in de berekening van de drempel, de omzet uit:

-    het verschaffen van dranken bij een maaltijd;

-    het verschaffen van dranken buiten een maaltijd;

-    de leveringen van meeneemmaaltijden;

-    de verkopen van voeding in het algemeen;

-    andere (horeca-)activiteiten.

Er wordt geen onderscheid gemaakt tussen de belastingplichtige die zelf de restaurant- of cateringdiensten verstrekt en de belastingplichtige die hiervoor een beroep doet op een onderaannemer (commissionairsprincipe). Iedere belastingplichtige, hoofd- of onderaannemer, moet berekenen of hij de drempel overschrijdt of niet (zie echter punt 2.2.).

De verhuur van tafels, stoelen, borden, glazen, personeel voor bediening en dergelijke meer waarvoor een afzonderlijke prijs wordt aangerekend (niet begrepen in de prijs van de maaltijd), wordt niet meegenomen in de berekening van de drempel. Indien de drempel van 25.000 euro wordt overschreden, moeten er voor dergelijke verhuur enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt indien de verhuur verband houdt met een evenement waar de betrokken belastingplichtige ook restaurant- of cateringdiensten verricht (zie ook punt 3.2.).

Bijkomende activiteiten, zoals de verkoop van meubels, toegang tot wellness, casino, bowling, binnenspeeltuin, optredens of animatie, inkomgeld dancing,… zijn geen restaurant- of cateringdiensten en worden dus niet in de berekening van de drempel opgenomen. Indien de drempel van 25.000 euro wordt overschreden, hoeven er ook geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden voor deze activiteiten (zie ook punt 3.2.).

De omzet uit restaurant- en cateringdiensten die in het buitenland worden verricht, moet niet opgenomen worden in de berekening van de drempel. Er moeten geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor in het buitenland verrichte handelingen (gezien de Belgische wetgeving niet van toepassing is op dergelijke handelingen). De in het buitenland verrichte handelingen mogen wel, op vrijwillige basis, worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem (ermee rekening houdend dat in de Belgische btw-aangifte, deze handelingen verricht in het buitenland duidelijk te onderscheiden moeten zijn van de handelingen verricht in België) (zie ook punt 3.2.).

2.1.1. Voorbeeld bakker met verbruikssalon

Een bakker verricht restaurantdiensten doordat hij een verbruikssalon uitbaat.

Hij berekent op de vermelde wijze de omzet uit de verrichte restaurant- en cateringdiensten, zoals bijvoorbeeld de koffiekoeken, gebakjes en broodjes verschaft in het verbruikssalon. Vervolgens bekijkt hij of deze omzet al dan niet meer bedraagt dan 25.000 euro. De verkopen van brood in de bakkerij zijn leveringen en tellen niet mee voor de berekening van de drempel.

2.1.2. Voorbeeld feestzaal

Bij de uitbating van een feestzaal wordt de drempel als volgt berekend.

Wanneer de feestzaaluitbater maaltijden verschaft aan de huurder van de feestzaal (al dan niet via een cateraar), worden er restaurant- of cateringdiensten verricht die meetellen voor de berekening van de drempel. Wanneer in deze prijs het gebruik van de zaal is meegerekend, telt dit gedeelte mee voor de berekening van de drempel. Indien de feestzaaluitbater niet tussenkomt bij de maaltijden en de cateraar dus rechtstreeks afrekent met de klant, worden er geen restaurant- of cateringdiensten verricht door de feestzaaluitbater. Het bedrag van de huur waarvoor een aparte prijs wordt aangerekend, telt niet mee voor de berekening van de drempel.

2.1.3. Voorbeeld meubelzaak

Binnen een meubelzaak wordt een cafetaria uitgebaat. Voor de berekening van de drempel mag enkel de omzet uit de restaurant- en cateringdiensten, berekend op de vermelde wijze en gerealiseerd in de cafetaria, worden opgenomen. De verkoop van meubels wordt daarentegen niet meegeteld.

Indien de belastingplichtige voor maximum 25.000 euro omzet, exclusief btw, restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, verricht, is hij er niet toe gehouden kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken. Hij moet echter wel rekeningen of ontvangstbewijzen uitreiken voor de verschafte maaltijden en bijhorende dranken. Hij kan er echter steeds voor opteren vrijwillig een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Alle verplichtingen en gevolgen die gelden voor de belastingplichtige die de drempel overschrijdt, zijn ook van toepassing op diegene die vrijwillig een geregistreerd kassasysteem gebruikt.

2.2. Onderaanneming

Er wordt voorzien in een ontheffing van de verplichting een kasticket met behulp van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken voor de belastingplichtige die aan een eindconsument restaurant- en cateringdiensten verstrekt en hiervoor voor de totaliteit van zijn activiteit van verrichter van restaurant- en cateringdiensten een beroep doet op een onderaannemer die gehouden is het kasticket uit te reiken, op voorwaarde dat de belastingplichtige op geen enkele manier tussenkomt bij de voorbereiding van de maaltijden noch bij de aankoop van niet bereide voedingsmiddelen (artikel 21bis, § 1, 5de lid, 1°, van het koninklijk besluit nr. 1).

Deze ontheffing wordt toegepast per inrichting. Alle restaurant- en cateringdiensten die worden verricht vanuit deze inrichting moeten voldoen aan de onderstaande voorwaarden van onderaanneming om de ontheffing te kunnen toepassen. Een combinatie waarbij enerzijds een geregistreerd kassasysteem wordt gebruikt voor diensten verricht met eigen middelen en anderzijds deze ontheffing wordt toegepast voor de handelingen in onderaanneming, is dus niet mogelijk.

De belastingplichtige (A) die aan de eindconsument restaurant- of cateringdiensten verstrekt, maar dit niet doet met eigen middelen en hiervoor integraal een beroep doet op een onderaannemer (bv. een cateraar) (B), wordt ontheven van de verplichting tot het gebruik van het geregistreerde kassasysteem.

De input van (A) ligt immers in principe volledig vast door het feit dat er voor de totaliteit van de handeling een beroep gedaan wordt op een onderaannemer die de restaurant- en cateringdiensten moet factureren en die bovendien voor deze handelingen een kasticket van een geregistreerd kassasysteem moet uitreiken.

Bij wijze van tolerantie is de belastingplichtige die op grond van deze ontheffing niet gehouden is een geregistreerd kassasysteem te gebruiken, eveneens ontheven van het uitreiken van rekeningen of ontvangstbewijzen voor de verschafte maaltijden en bijhorende dranken. Alle handelingen die hij verricht liggen namelijk reeds volledig vast in de ontvangen kastickets van het geregistreerde kassasysteem van de onderaannemer.

De onderneming dient een dagboek van ontvangsten te houden en de inschrijvingen te verrichten op basis van gedateerde verantwoordingsstukken, volgens de normale regels van artikelen 14 en 15 van het koninklijk besluit nr. 1.Deze verantwoordingsstukken kunnen bijvoorbeeld zijn: tickets van een gewone kassa, bewijzen van elektronische betalingen, ed.

Opgemerkt wordt dat de regeling die van toepassing is op de bedrijfsrestaurants uiteengezet is in punt 2.4.

2.2.1. Draagwijdte van de onderaanneming

Het vormt geen probleem dat de belastingplichtige (A) die de restaurant- of cateringdiensten aan de eindconsument verstrekt, zijn eigen infrastructuur ter beschikking stelt (de consumptieruimte, tafels, stoelen, borden, bestekken, glazen,….) en zelf met eigen personeel of vrijwilligers voor de bediening aan tafel zorgt.

Evenmin stelt het een probleem wanneer (A) bovendien zijn keuken ter beschikking stelt van de kok of cateraar die de maaltijden in zijn infrastructuur bereidt, van waaruit ze opgediend worden om te worden verbruikt.

Wanneer (A) een beroep doet op een cateringbedrijf (B), kan (A) vervolgens eveneens tussenkomen bij het opruimen en de afwas zonder dat dit een invloed heeft op hetgeen voorafgaat.

Er wordt toegestaan dat (A) zelf instaat voor het verstrekken van de dranken, al dan niet verschaft bij een maaltijd, en daarvoor dus geen beroep doet op een onderaannemer.

De ontheffing om kastickets van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken, geldt bijgevolg ook in het geval (B) de cateringdienst beperkt tot de bereiding van de maaltijden. In dit verband wordt evenwel opgemerkt dat ook deze aan (A) verrichte handelingen steeds het voorwerp moeten uitmaken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem opdat (A) van deze afwijkende regeling zou kunnen genieten.

Krachtens artikel 21bis, § 1, 5de lid, 1°, van het koninklijk besluit nr. 1, is de ontheffing van de verplichting tot het uitreiken van kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem evenwel niet toepasbaar wanneer (A) op één of andere manier tussenkomt bij de voorbereiding van de maaltijden en/of heeft ingestaan voor de aankoop van niet bereide voedingsmiddelen. Het feit dat (A) belegde broodjes aankoopt bij (B) vormt daarentegen voor de toepassing van de ontheffing, geen probleem op voorwaarde dat (A) een kasticket van een geregistreerd kassasysteem ontvangt van (B).

2.2.2. Diensten verstrekt aan de eindconsument

(A) moet de restaurant- en cateringdiensten verstrekken aan de eindconsument, m.a.w. in de fase van verbruik. Het feit dat de handeling bijvoorbeeld gefactureerd wordt aan een vennootschap die de maaltijd aanbiedt aan haar personeel of aan genodigden, doet geen afbreuk aan deze ontheffing.

2.2.3. Voorbeelden onderaanneming

De ontheffing van de verplichting tot uitreiking van het kasticket beoogt onder meer:

-    de begrafenisondernemers die over een eigen verbruiksruimte beschikken waar maaltijden worden voorzien en die hiervoor een beroep doen op een onderaannemer van wie zij met betrekking tot deze handelingen kastickets van geregistreerde kassasystemen ontvangen;

-    de parochiale vzw’s die maaltijden organiseren en die daarbij een beroep doen op een onderaannemer van wie zij met betrekking tot deze handelingen kastickets van geregistreerde kassasystemen ontvangen;

-    de voetbalclubs die hun maaltijden in het VIP-restaurant organiseren op basis van onderaanneming en met betrekking tot deze handelingen kastickets van geregistreerde kassasystemen ontvangen (zie ook punt 2.5.1. voor de werking van meerdere inrichtingen binnen één voetbalstadion);

-    de organisatoren van seminaries die restaurant- of cateringdiensten verstrekken aan de deelnemers en hiervoor een beroep doen op een onderaannemer van wie ze met betrekking tot deze handelingen kastickets van een geregistreerd kassasysteem ontvangen. Zie punt 2.5.2.7. voor de kwalificatie van de handeling in de relatie tussen de organisator van het seminarie en de eindklant (namelijk is het verstrekken van spijzen en/of dranken een aparte hoofdhandeling die zijn eigen btw-stelsel volgt of niet?).

2.3. Hoteluitbaters

De belastingplichtige die gemeubeld logies verschaft als bedoeld in artikel 18, § 1, tweede lid, 10°, van het Btw-Wetboek, is niet gehouden tot het uitreiken van kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem ten aanzien van het verschaffen van spijzen en dranken, voor zover deze worden aangerekend en opgenomen in de globale hotelrekening aan de gasten die er verblijven (artikel 21bis, § 1, 5de lid, 2°, van het koninklijk besluit nr. 1).

Deze ontheffing wordt toegepast per inrichting, waarbij bovendien een onderscheid gemaakt wordt tussen twee sectoren die strikt afzonderlijk worden behandeld. Alle handelingen per inrichting én sector moeten dezelfde regeling volgen. Een combinatie waarbij enerzijds een geregistreerd kassasysteem wordt gebruikt voor, bijvoorbeeld, B2C hotelactiviteiten en anderzijds deze ontheffing wordt toegepast voor B2B hotelactiviteiten, is dus niet mogelijk.

2.3.1. 1ste Sector: hotelactiviteit

Deze sector omvat het verschaffen van gemeubeld logies - dat al dan niet gepaard gaat met het verschaffen van spijzen en dranken of met bijkomende diensten - door een exploitant van een hotelinrichting e.d. aan hotelgasten EN die verrekend worden via de globale hotelrekening.

Meer algemeen betreft deze sector al wie een inrichting drijft waar aan betalende gasten onderdak wordt verschaft.

Voor deze handelingen moet overeenkomstig artikel 22, § 1, 1°, van het koninklijk besluit nr. 1, een rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt en dit op het tijdstip waarop de dienst is voltooid. De rekening of het ontvangstbewijs mag vervangen worden door een volledige factuur op naam van de klant, voor zover deze wordt uitgereikt op het tijdstip  waarop de dienst is voltooid.

De drempel van 25.000 euro inzake het geregistreerd kassasysteem kan nooit toepassing vinden in deze eerste sector.

2.3.1.1. Opmerking kassavergunning nr. E.T.103.592

Enkel de belastingplichtige die zich beperkt tot het verschaffen van gemeubeld logies dat al dan niet gepaard gaat met het verschaffen van spijzen en dranken, met name die zich beperkt tot de handelingen bedoeld in deze 1ste sector die steeds worden opgenomen op de globale hotelrekening, kan de rekening of het ontvangstbewijs nog vervangen door een kasticket dat gegenereerd werd door een kasregister met een vergunning bedoeld in de beslissing nr. E.T.103.592 van 02.06.2003.

De belastingplichtige heeft steeds de mogelijkheid om voor deze sector vrijwillig het nieuwe geregistreerde kassasysteem te gebruiken.

2.3.1.2. Voorbeeld globale hotelrekening

Een hotelgast betaalt 2 maaltijden via zijn globale hotelrekening: zijn eigen maaltijd en de maaltijd van een niet-hotelgast. Beide maaltijden worden behandeld volgens de regels van de 1ste sector.

2.3.1.3. Voorbeeld factuur

De hotelgast is niet diegene die betaalt. De factuur wordt verzonden naar de werkelijke klant/opdrachtgever. Op basis van artikel 22, § 1, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 1, moet de rekening of het ontvangstbewijs niet worden uitgereikt op voorwaarde dat er een factuur wordt uitgereikt op het tijdstip van de voltooiing van de dienst. De administratie zal echter geen kritiek uitoefenen indien de factuur wordt uitgereikt aan de opdrachtgever binnen de 7 kalenderdagen na voltooiing van de dienst.

2.3.2. 2de Sector: andere dan hotelactiviteit

Binnen deze sector dient men de drempel van 25.000 euro inzake het geregistreerde kassasysteem toe te passen om te bepalen of men gebruik moet maken van hetzij rekeningen of ontvangstbewijzen, hetzij kastickets van het geregistreerde kassasysteem.

Het drempelbedrag omvat de omzet uit de restaurant- en cateringdiensten met uitsluiting van het verschaffen van dranken (waaronder begrepen de maaltijden verstrekt aan niet-hotelgasten  en aan hotelgasten voor zover de maaltijden niet zijn opgenomen in de globale hotelrekening). Voor de drempel wordt dus geen rekening gehouden met de logies, het ontbijt of andere maaltijden verschaft aan hotelgasten, opgenomen in de globale hotelrekening.

Indien het resultaat 25.000 euro of minder is, is een geregistreerd kassasysteem niet verplicht. Men dient, voor het verschaffen van maaltijden, een rekening of ontvangstbewijs zoals bedoeld in artikel 22, § 1, 1°, van het koninklijk besluit nr. 1 of een vervangende factuur uit te reiken op het tijdstip waarop de dienst is voltooid. Is het resultaat meer dan 25.000 euro, dan moet een geregistreerd kassasysteem worden gebruikt. Voor alle handelingen binnen deze sector die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, al dan niet verschaft bij de maaltijd, met inbegrip van alle verkopen van spijzen en dranken, moet dan een kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is voltooid. Een factuur kan het hiervoor vermelde kasticket nooit vervangen.

Eens men een geregistreerd kassasysteem gebruikt, moet men alle handelingen die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, verricht voor niet-hotelgasten (en die niet op een globale hotelrekening voorkomen), hierin opnemen.

2.3.2.1. Voorbeeld drempeloverschrijding

Een hotel heeft een restaurant en een bar die materieel met elkaar verbonden zijn (zie punt 2.5.1.) en toegankelijk zijn voor niet-hotelgasten. De drempel van 25.000 euro wordt overschreden. Concreet betekent dit dat het geregistreerde kassasysteem moet aangewend worden in de bar en in het restaurant (sector 2), maar niet in het hotel (sector 1).

2.3.2.2. Voorbeeld handeling buiten globale hotelrekening

Een niet-hotelgast betaalt 2 maaltijden: zijn eigen maaltijd en de maaltijd van een hotelgast (dus niet via een globale hotelrekening). Beide maaltijden worden behandeld volgens de regels van de 2de sector.

2.3.2.3. Voorbeeld onderaanneming restaurant - hotel

De situatie doet zich voor dat een restaurant in onderaanneming werkt voor een hotel. De hotelgasten gaan eten in het restaurant en rekenen de maaltijd af via de globale hotelrekening. De kastickets van het geregistreerde kassasysteem, aangemaakt door het restaurant, moeten worden bezorgd aan het hotel. Het restaurant heeft tevens de verplichting tot het uitreiken van een factuur aan het hotel. De handeling tussen het hotel en de hotelgast maakt deel uit van de 1ste sector.

2.3.2.4. Voorbeeld wellness

In het hotel wordt ook wellness aangeboden.

Alles wat via de globale hotelrekening wordt afgerekend, maakt deel uit van de 1ste sector. De wellnessactiviteiten die via de globale hotelrekening worden afgerekend, volgen dus de regels van de 1ste sector.

In het geval de wellnessactiviteit niet opgenomen is in de globale hotelrekening, maakt zij deel uit van de 2de sector. Binnen de 2de sector moet de drempel worden berekend. De omzet uit de wellnessactiviteiten zelf doet hier niet ter zake. Indien de drempel van 25.000 euro overschreden is binnen de 2de sector, moet de wellnessactiviteit zelf niet worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem aangezien die activiteit geen verband houdt met het verstrekken van maaltijden en dranken.

2.4. Uitbaters van bedrijfsrestaurants

2.4.1. De onderneming verstrekt zelf de maaltijden

De belastingplichtige werkgever die een bedrijfsrestaurant uitbaat, is niet gehouden kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken (artikel 21bis, § 1, 5de lid, 3°, van het koninklijk besluit nr. 1) wanneer de volgende voorwaarden samen vervuld zijn:

-    de activiteit van de onderneming is een andere activiteit dan een activiteit met betrekking tot restaurant- en cateringdiensten;

-    het bedrijfsrestaurant is slechts toegankelijk voor personeelsleden van de onderneming en voor personeelsleden van een verbonden onderneming. Wordt eveneens bedoeld het bedrijfsrestaurant dat door verschillende ondernemingen gemeenschappelijk wordt uitgebaat en dat slechts toegankelijk is voor personeelsleden van deze ondernemingen (waarvan de zetel zich bijvoorbeeld in hetzelfde gebouw bevindt). Bij wijze van tolerantie mogen de personen die door middel van een outsourcingscontract op middellange of op lange termijn tewerkgesteld zijn bij de outsourcer (bv. inzake IT), ook als (gelieerde) personeelsleden worden beschouwd voor het gebruik van het bedrijfsrestaurant. Bij wijze van tolerantie mogen, in zeer beperkte mate, ook genodigden gebruik maken van het bedrijfsrestaurant (de genodigden mogen maximum 5 % van de omzet excl. btw uitmaken);

-    het bedrijfsrestaurant is slechts toegankelijk tijdens de werkuren van de onderneming.

Deze ontheffing wordt toegepast per inrichting. Alle handelingen die worden verricht vanuit deze inrichting moeten voldoen aan de bovenstaande voorwaarden van het bedrijfsrestaurant om de ontheffing te kunnen toepassen. Een combinatie waarbij enerzijds door de betrokken onderneming een geregistreerd kassasysteem wordt gebruikt, bijvoorbeeld voor diensten buiten de werkuren, en anderzijds deze ontheffing wordt toegepast voor de handelingen als bedrijfsrestaurant, is dus niet mogelijk.

Bij wijze van tolerantie is de belastingplichtige die een bedrijfsrestaurant uitbaat en die op grond van deze ontheffing niet gehouden is een geregistreerd kassasysteem te gebruiken, eveneens ontheven van het uitreiken van rekeningen of ontvangstbewijzen voor de maaltijden verschaft aan zijn personeelsleden en aan de personeelsleden van een gelieerde onderneming en voor de bijhorende dranken.

De onderneming dient een dagboek van ontvangsten te houden en de inschrijvingen te verrichten op basis van gedateerde verantwoordingsstukken, volgens de normale regels van artikelen 14 en 15 van het koninklijk besluit nr. 1.Deze verantwoordingsstukken kunnen bijvoorbeeld zijn: tickets van een gewone kassa, bewijzen van elektronische betalingen, ed.

2.4.2. De onderneming doet een beroep op een derde

Wanneer een derde de maaltijden verstrekt in een  bedrijfsrestaurant  moet aangenomen worden dat er tussen de onderneming(en) en de derde een contract bestaat m.b.t. het verstrekken van cateringdiensten. Wanneer kan beschouwd worden dat, ingevolge dat contract of anderzijds, de onderneming voor de totaliteit van haar activiteit van verrichter van restaurantdiensten aan haar personeelsleden of aan de personeelsleden van een gelieerde onderneming, een beroep doet op een derde, de onderaannemer die gehouden is kastickets van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken aan de onderneming, is de ontheffing van kastickets van een geregistreerd kassasysteem in de relatie tussen de onderneming en bedoelde personeelsleden ingevolge onderaanneming mogelijk (artikel 21bis, § 1, 5de lid, 1°, van het koninklijk besluit nr. 1). Van deze ontheffing kan slechts gebruik gemaakt worden wanneer  de onderneming op geen enkele manier tussenkomt  bij de voorbereiding van de maaltijden noch bij de aankoop van niet bereide voedingsmiddelen. Het is geen probleem dat de onderneming zelf met eigen personeel voor de bediening aan tafel zorgt, voor het opruimen of voor de afwas. Opgemerkt wordt dat bij dit type van contracten de onderneming doorgaans, rechtstreeks of onrechtstreeks tussenkomt in de prijs van de maaltijden die de personeelsleden ontvangen.

De van toepassing zijnde ontheffing is niet die ingevolge een bedrijfsrestaurant zoals bedoeld in artikel 21bis, § 1, 5de lid, 3°, van het koninklijk besluit nr. 1.

Bij wijze van tolerantie  hoeven  er evenmin rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, te worden uitgereikt aan de personeelsleden.

De onderneming dient een dagboek van ontvangsten te houden en de inschrijvingen te verrichten op basis van gedateerde verantwoordingsstukken, volgens de normale regels van artikelen 14 en 15 van het koninklijk besluit nr. 1. Deze verantwoordingsstukken kunnen bijvoorbeeld tickets van een gewone kassa, bewijzen van elektronische betalingen, e.d. zijn.

In de relatie tussen de derde en de onderneming moet het kasticket van het geregistreerde kassasysteem niet noodzakelijk bij de voltooiing van de dienst worden uitgereikt, maar kan de uitreiking één keer per maand gebeuren, uiterlijk de 15de van de maand volgend op die waarin de dienst plaatsvond (zie punt 3.4.3. i.v.m. de tweede optionele afwijkende regeling voor het tijdstip van uitreiking voor de cateringdiensten B2B en B2G). Bovendien dienen deze handelingen het voorwerp uit te maken van een factuur.

Wanneer de derde niet volledig instaat voor het verstrekken van de maaltijden, waardoor aan de voorwaarden van ontheffing van kasticket van het geregistreerd kassasysteem ingevolge onderaanneming bedoeld in artikel 21bis, § 1, 5de lid, 1°, van het koninklijk besluit nr. 1 niet voldaan is, kan, indien de voorwaarden van artikel 21bis, § 1, 5de lid, 3°, van het koninklijk besluit nr. 1 vervuld zijn, gebruik gemaakt worden van de ontheffing bedrijfsrestaurant.

Tot slot wordt opgemerkt dat wanneer de derde de bedoelde maaltijden volledig onafhankelijk aan de personeelsleden van de onderneming of van een gelieerde onderneming zou verstrekken, bijvoorbeeld ingevolge een concessieovereenkomst tussen de derde en de onderneming tot uitbating van een restaurant, zijn de gewone regels inzake het geregistreerde kassasysteem van toepassing in de relatie tussen de derde en de bedoelde personeelsleden. De onderneming komt in dit geval niet tussen in de prijs van de maaltijden die de personeelsleden ontvangen. De onderneming verstrekt geen restaurant- of cateringdiensten. De ontheffingen ingevolge ondernaanneming of ingevolge een bedrijfsrestaurant zijn niet van toepassing.

2.5. Richtlijnen voor de berekening van de drempel

2.5.1. Meerdere horecazaken onder één btw-identificatienummer

Indien onder hetzelfde btw-identificatienummer, meerdere horecazaken worden uitgebaat, moet de drempel van 25.000 euro per inrichting (zie artikel 21bis § 1, 2de lid, van het koninklijk besluit nr. 1) worden bekeken. Elke inrichting volgt dus haar eigen regeling.

Indien het echter gaat om inrichtingen die materieel met elkaar verbonden zijn, waarbij de klanten zich vrij, en zonder het gebouw te verlaten, kunnen verplaatsen tussen de verschillende inrichtingen, moet de drempel worden berekend over het geheel van deze inrichtingen.

2.5.1.1. Voorbeeld mobiele kar

De ijsverkoper met verbruikssalon en met mobiele ijskar, moet het salon en de ijskar als twee verschillende inrichtingen bekijken. Hij berekent voor elke inrichting afzonderlijk, dus twee maal, de drempel. Het mobiele karretje dat zich beperkt tot leveringen, vereist dus geen geregistreerd kassasysteem.

Hetzelfde geldt ook voor belastingplichtigen die naast een horecazaak ook een marktkraam uitbaten, voor bakkers met verbruikssalon die ook een broodronde doen, voor uitbaters van een ijssalon die ook een melkronde doen,…

2.5.1.2. Voorbeeld slager met cateringdiensten

Dit geldt eveneens voor een slager die cateringdiensten verricht (hij begeeft zich bij de klanten om er vlees te bakken) en de drempel overschrijdt. De slagerij en de cateringdiensten (vb. het bakken van vlees aan huis) dienen als afzonderlijke inrichtingen te worden beschouwd. Er dienen enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden voor de verstrekte cateringdiensten en niet voor de verrichte verkopen in de slagerij.

2.5.1.3. Voorbeeld pretpark - voetbalstadion

Om te bepalen of er binnen een pretpark rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, of kastickets van een geregistreerd kassasysteem moeten worden uitgereikt, moet elke inrichting afzonderlijk bekeken worden. Er kunnen binnen één park bijvoorbeeld meerdere restaurants, drankgelegenheden, snackkramen, ijsjesverkopers,… aanwezig zijn. De drempel zal voor elke inrichting afzonderlijk berekend moeten worden. Het staat de belastingplichtige evenwel vrij om gemakshalve geregistreerde kassasystemen te gebruiken in alle bedoelde inrichtingen.

Om te bepalen of er binnen een voetbalstadion rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, of kastickets van een geregistreerd kassasysteem moeten worden uitgereikt, moet elke inrichting afzonderlijk bekeken worden. Er kunnen binnen één stadion bijvoorbeeld meerdere restaurants, drankgelegenheden, snackkramen, … aanwezig zijn. De drempel zal voor elke inrichting afzonderlijk berekend moeten worden. Het staat de belasting­plichtige evenwel vrij om gemakshalve geregistreerde kassasystemen te gebruiken in alle bedoelde inrichtingen.

2.5.2. Onderscheid tussen leveringen en restaurant- en cateringdiensten

Ingevolge de invoering van het geregistreerd kassasysteem heeft de administratie vastgesteld dat onder andere de toepassing van het antwoord op de schriftelijke parlementaire vraag van mevrouw de volksvertegenwoordiger Veerle Wouters nr. 466 van 21.06.2012 (1) tot ongewenste effecten en praktische problemen leidt. De administratie heeft bovendien kennis van verschillende gevallen van concurrentieverstoring en rechtsmisbruik in de betrokken sector. Bijgevolg diende het administratief standpunt met betrekking tot het onderscheid tussen een levering van spijzen en/of dranken en een restaurant- of cateringdienst opnieuw te worden onderzocht.

(1) Kort samengevat werd in het antwoord op die parlementaire vraag bepaald dat er sprake was van een eenvoudige levering van spijzen en dranken wanneer cumulatief voldaan was aan de volgende voorwaarden:

-    de verstrekte spijzen en dranken kunnen uitsluitend worden genuttigd in open lucht;

-    de voedingswaren worden uitsluitend opgediend in een voor éénmalig gebruik bestemde houder of verpakking;

-    er is geen bediening aan tafel.

Zodra aan één van voornoemde voorwaarden niet was voldaan, was er sprake van een restaurantdienst in de zin van artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek.

Dit onderzoek heeft geleid tot een nieuw standpunt met betrekking tot het onderscheid tussen een levering van spijzen en/of dranken en een restaurant- of cateringdienst beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek. De vroegere administratieve standpunten, zoals onder andere opgenomen in het antwoord op voornoemde parlementaire vraag, worden aldus bij de inwerkingtreding van deze circulaire opgeheven (zie punt 5, hierna). De belastingplichtigen die actief zijn in de beoogde sector dienen bijgevolg hun situatie opnieuw te toetsen aan de hand van onderstaande principes.

De beslissing nr. E.T.100.714 dd. 24.06.2014 inzake cateringin de sector van de collectieve catering blijft van toepassing.

A. Wettelijke bepalingen

Overeenkomstig artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek is een dienst, de uitvoering van welke handeling ook die tot voorwerp heeft het verschaffen van spijs en drank in restaurants en cafés en, meer algemeen, in omstandigheden voor het verbruik ter plaatse.

Artikel 6 van de uitvoeringsverordening nr. 282/2011 van de raad van 15.03.2011 bepaalt het volgende:

'1. Onder restaurant- en cateringdiensten wordt verstaan het verstrekken van bereide of onbereide spijzen of dranken dan wel beide, voor menselijke consumptie, in combinatie met voldoende bijkomende diensten ten behoeve van de onmiddellijke consumptie van die spijzen of dranken. Het verstrekken van spijzen of dranken dan wel beide is niet meer dan een onderdeel van het geheel waarin het dienstenaspect de overhand heeft. Restaurantdiensten zijn dergelijke diensten verstrekt in de ruimten van de dienstverrichter en cateringdiensten zijn dergelijke diensten verstrekt elders dan in de ruimten van de dienstverrichter.

2. Het verstrekken van bereide of onbereide spijzen of dranken dan wel beide, al dan niet inclusief het vervoer ervan, maar zonder andere bijkomende diensten wordt niet aangemerkt als restaurant- en cateringdiensten'.

Wat het onderscheid tussen leveringen van goederen en restaurant- of cateringdiensten betreft, wordt bovendien verwezen naar de arresten Faaborg-Gelting Linienzaak C-231/94, van 02.05.1996 en Bog (en andere), gevoegde zaken C-497/09, C‑499/09, C‑501/09 en C‑502/09, van 10.03.2011 van het Hof van Justitie van de Europese Unie. De administratie merkt op dat deze zaken betrekking hebben op zeer specifieke omstandigheden die niet veralgemeend mogen worden.

B. Belang van het onderscheid

Het onderscheid tussen een levering van spijzen en/of dranken ten opzichte van een dienst bestaande uit het verschaffen van spijzen en/of dranken in omstandigheden voor het verbruik ter plaatse is van belang voor de bepaling van het toe te passen btw-tarief op betreffende handeling. Krachtens rubriek I, van tabel B, van de bijlage bij het koninklijk besluit nr. 20 van 20.07.1970 zijn restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, onderworpen aan het verlaagd btw-tarief van 12 %. Dranken die het voorwerp zijn van een dienst als bedoeld in artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek zijn zonder onderscheid onderworpen aan het normale btw-tarief van 21 %. Er wordt inzonderheid verwezen naar de beslissing nr. E.T.117.557 van 23.12.2009. De spijzen en/of dranken die het voorwerp zijn van een levering in de zin van artikel 10 van het Btw-Wetboek moeten belast worden tegen het btw-tarief dat geldt voor de geleverde goederen (6 % of 21 %).

Deze regels dienen ook te worden toegepast om de drempel te berekenen en aldus na te gaan of een belastingplichtige over een geregistreerd kassasysteem dient te beschikken.

Voorts is het onderscheid tussen een loutere levering van spijzen en dranken en het verschaffen van een restaurant- of cateringdienst van belang in het kader van de plaatsbepaling van de handeling en van de aftrekbeperking beoogd door artikel 45, § 3, 3°, van het Btw-Wetboek.

2.5.2.1. De spijzen en/of dranken worden aan de verbruikers verstrekt in een ruimte, binnen of buiten, van de belastingplichtige (permanente, tijdelijke of verplaatsbare inrichting)

Deze belastingplichtigen verstrekken, al naargelang het geval, een levering van goederen beoogd door artikel 10 van het Btw-Wetboek of een restaurantdienst beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek.

Het betreft bijvoorbeeld volgende inrichtingen:

-    de traditionele restaurants, brasserieën, tavernes

-    de fastfood- en zelfbedieningsrestaurants

-    de restaurants in schouwburgen (theaters, clubs …), musea, handelscentra

-    de bedrijfskantine  en –mess

-    de maaltijden verstrekt in volpension of in halfpension in een hotel of gastenkamer

-    de cafetaria’s, bars, cafés, tearooms

-    foodtrucks, snackbarwagen

-    verbruikssalon traiteurs, bakkers

-    tijdelijke verkoop- of eetstand op een festival, markt, beurs.

De spijzen en/of dranken worden aan de verbruikers verstrekt in een ruimte van de belastingplichtige (permanente, tijdelijke of verplaatsbare inrichting). Het begrip 'ruimte' of 'inrichting' veronderstelt een oppervlakte of een gebouw. Het kan gaan om een ruimte binnen of buiten. Onder dit punt 2.5.2.1. wordt enkel de situatie beoogd waarbij de belastingplichtige zijn handeling verstrekt in zijn ruimte (binnen of buiten). Wanneer een belastingplichtige op verzoek van een klant spijzen en/of dranken elders dan in zijn ruimte verstrekt maar op een door de klant bepaalde plaats, verstrekt hij geen restaurantdienst maar een cateringdienst. Deze diensten worden besproken onder punt 2.5.2.2., hierna.

De aandacht wordt erop gevestigd dat wanneer een belastingplichtige wordt ingehuurd door een klant om op een door de klant gekozen locatie (elders dan de ruimte van de belastingplichtige) en tijdstip spijzen en/of dranken te gaan verstrekken aan de genodigden van die klant, er sprake is van een cateringdienst (zie punt 2.5.2.2., hierna) wanneer de belastingplichtige rechtstreeks factureert aan voornoemde klant (bijvoorbeeld een bedrijf vraagt aan een traiteur om in de lokalen van dat bedrijf een buffet met bediening te organiseren). In dat geval bestaat er trouwens geen contractuele band met de uiteindelijke consument van de verbruiksgoederen.

Het kan ook gebeuren dat de ruimte van de belastingplichtige geheel of gedeeltelijk wordt afgehuurd door een welbepaalde klant waarbij de belastingplichtige spijzen en/of dranken zal verstrekken die ter plaatse worden verbruikt door de genodigden van die klant. In dat geval is er nog steeds sprake van een restaurantdienst aangezien de dienst wordt verstrekt in de ruimte van een belastingplichtige (bijvoorbeeld een bedrijf huurt een zaal van een restaurant af voor het organiseren van een bedrijfsdiner).

A. Begrip 'ruimte' die wordt gebruikt voor het verstrekken van een levering van goederen of restaurantdienst

Het begrip 'ruimte' of 'inrichting' veronderstelt een oppervlakte of een gebouw.

De ruimte die wordt gebruikt voor het verstrekken van een levering van spijzen/dranken of een restaurantdienst moet geen eigendom van de belastingplichtige zijn. Het kan bijvoorbeeld ook om een gehuurd pand gaan. De belastingplichtige kan hierbij ook gebruik maken van een oppervlakte op een openbare of private plaats waarvoor hij het recht heeft om er zijn beroepswerkzaamheid uit te oefenen (bijvoorbeeld: een terras op straat, statafels in een station, strandbar, foodtruck op een festival, snackwagen op een markt, eetstand in een expohall, enzovoort). Het is evenwel niet noodzakelijk dat de belastingplichtige een vergoeding betaalt om zijn beroepswerkzaamheid op een bepaalde locatie te mogen uitoefenen.

Bij het verstrekken van een restaurantdienst kan in bepaalde gevallen de infrastructuur voor het verbruik ter plaatse ter beschikking gesteld worden door een of meerdere belastingplichtigen. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer verschillende belastingplichtigen een gemeenschappelijke infrastructuur voor het verbruik ter plaatse ter beschikking stellen van hun cliënteel.

Worden hier evenwel niet bedoeld: multifunctionele voorzieningen. Een vaste infrastructuur die geen verband houdt met een bepaald tijdelijk evenement, die volledig los staat van de verkoop van spijzen en/of dranken en door iedereen mag worden gebruikt ongeacht of men spijzen en/of dranken verbruikt (bijvoorbeeld wachtzaal in een station of luchthaven, de wachtzaal van een bioscoop, de openbare zitbanken op de openbare weg, enzovoort) wordt aangemerkt als een multifunctionele voorziening.

Wanneer de infrastructuur tijdelijk is en verband houdt met de uitbating van een of meerdere eetgelegenheden, is er in principe geen sprake van een multifunctionele voorziening zelfs indien deze infrastructuur gebruikt mag worden door personen die geen spijzen en/of dranken verbruiken.

B. De klanten verbruiken de spijzen en/of dranken in een ruimte binnen

Wanneer een belastingplichtige aan zijn klanten een ruimte binnen ter beschikking stelt die voorzien is van een infrastructuur die de klanten de mogelijkheid biedt om hun spijzen en/of dranken, zittend of staand (gewone tafels, statafels of eetbalie), ter plaatse te verbruiken is er steeds sprake van een restaurantdienst wanneer deze klanten van die infrastructuur gebruik maken.

Hierbij is het onder andere van geen belang of:

-    de verstrekte spijzen standaardspijzen zijn (met andere woorden: de aard van de spijzen speelt geen rol bij de kwalificatie van de handeling)

-    het om een permanente, tijdelijke of verplaatsbare inrichting gaat

-    er sprake is van een zekere graad van comfort van de door de belastingplichtige ter beschikking gestelde ruimte

-    de ter beschikking gestelde infrastructuur exclusief ter beschikking wordt gesteld van de klanten van de belastingplichtige, dan wel gedeeld wordt met de klanten van andere belastingplichtigen die spijzen en/of dranken verstrekken (2)

-    er naast de gebruikelijke verpakking van de spijzen/dranken bijkomende middelen voor het verbruik ter beschikking worden gesteld (bestek, dienblad, glazen, enzovoort)

-    de ter beschikking gestelde tafels of eetbalies zich op een vrij toegankelijke ruimte (bijvoorbeeld gang van een winkelcentrum) bevinden (2)

-    de infrastructuur voor het verbruik ter plaatse ter beschikking wordt gesteld door de belastingplichtige die de spijzen en/of dranken verstrekt, dan wel door een derde (2).

(2) Worden hier evenwel niet bedoeld: multifunctionele voorzieningen. Wanneer de infrastructuur tijdelijk is en verband houdt met de uitbating van een of meerdere eetgelegenheden, is er in principe geen sprake van een multifunctionele voorziening zelfs indien deze infrastructuur gebruikt mag worden door personen die geen spijzen en/of dranken verbruiken.

De handeling die enkel bestaat in de verkoop van spijzen en/of dranken, met of zonder voorafgaande bereiding, 'om mee nemen' zonder dat de klant gebruik maakt van de ter beschikking gestelde verbruiksinfrastructuur, is een levering van goederen.

C. De klanten verbruiken de spijzen en/of dranken in open lucht

De door de belastingplichtige verstrekte spijzen en/of dranken, maken het voorwerp uit van een restaurantdienst zodra, naast de terbeschikkingstelling van een of meerdere (sta)tafels of uitklapbare toog bestemd voor het verbruiken van spijzen/dranken, één van de volgende dienstenaspecten aanwezig is en de klanten van de aanwezige infrastructuur gebruik maken voor het verbruiken van de spijzen/dranken:

-    er is minstens één bijkomend infrastructuurelement voorzien die het verbruik ter plaatse aangenamer maakt: bijvoorbeeld grondbekleding (andere dan de vaste wegbekleding), (terras)verwarming, bescherming tegen de zon of regen (bijvoorbeeld parasol, stertent) die nuttig is voor de verbruiker (3), sfeermuziek verstrekt door de belastingplichtige, verlichting specifiek voorzien voor de verbruikers, tafellakens, afsluitingen (bijvoorbeeld met hekken of bloembakken), … Deze lijst is niet exhaustief

-    de belastingplichtige (of een derde) voorziet meubilair zodat de klanten hun spijzen en/of dranken al zittend kunnen nuttigen

-    er is serviesgoed of tafelgerei (duurzaam of wegwerp) voor een effectief verbruik ter plaatse voorhanden, bijvoorbeeld bestek, borden, glazen, kopjes, enzovoort, of de spijzen/dranken worden aan de klant op een dienblad geserveerd

-    er is bediening aan tafel en/of de klant staat zelf niet in voor het afruimen.

(3) Een luifel die louter noodzakelijk is om de spijzen/dranken en de vitrine te beschermen tegen weersomstandigheden wordt hier niet bedoeld.

Hierbij is het onder andere van geen belang of:

-    de verstrekte spijzen standaardspijzen zijn (met andere woorden: de aard van de spijzen speelt geen rol bij de kwalificatie van de handeling)

-    het om een permanente, tijdelijke of verplaatsbare inrichting gaat

-    er sprake is van een zekere graad van comfort van de door de belastingplichtige ter beschikking gestelde infrastructuur

-    de ter beschikking gestelde infrastructuur exclusief ter beschikking wordt gesteld van de klanten van de belastingplichtige, dan wel gedeeld wordt met de klanten van andere belastingplichtigen die spijzen en/of dranken verstrekken (4)

-    de infrastructuur voor het verbruik ter plaatse zich op een openbare plaats (bijvoorbeeld park, strand, markt) bevindt

-    de infrastructuur voor het verbruik ter plaatse ter beschikking wordt gesteld door de belastingplichtige die de spijzen en/of dranken verstrekt, dan wel door een derde (4).

(4) Worden hier evenwel niet bedoeld: multifunctionele voorzieningen (zie voetnoot 2). Wanneer de infrastructuur tijdelijk is en verband houdt met de uitbating van een of meerdere eetgelegenheden, is er in principe geen sprake van een multifunctionele voorziening zelfs indien deze infrastructuur gebruikt mag worden door personen die geen spijzen en/of dranken verbruiken (dit is bijvoorbeeld het geval wanneer op een festival eetbanken worden voorzien in de nabijheid van een of meerdere eetkramen of snackwagens).

Bij afwezigheid, naast de terbeschikkingstelling van een (sta)tafel of uitklapbare toog, van een bijkomend dienstenaspect als hiervoor opgesomd, maken de door de belastingplichtige verstrekte (en ter plaatse verbruikte) spijzen en/of dranken het voorwerp uit van een eenvoudige levering. De handeling die enkel bestaat in de verkoop van spijzen en/of dranken, met of zonder voorafgaande bereiding, 'om mee nemen' zonder dat de klant gebruik maakt van de ter beschikking gestelde verbruiksinfrastructuur, is ook een levering van goederen. Het feit dat de goederen effectief bestemd zijn 'om mee te nemen' zonder verbruik ter plaatse blijkt inzonderheid uit de wijze van verpakking.

D. De inrichting beschikt zowel over een ruimte binnen als buiten

Elke handeling afzonderlijk beschouwd moet aan de hand van bovengenoemde regels worden gekwalificeerd. 

E. De belastingplichtige heeft meerdere inrichtingen op verschillende locaties

Wanneer de belastingplichtige meerdere inrichtingen uitbaat op onderscheiden locaties (bijvoorbeeld een snackbar met verbruikssalon en een ambulante snackbarwagen op weekmarkten), moet elke inrichting afzonderlijk worden beoordeeld.

2.5.2.2. De spijzen en/of dranken worden aan de verbruikers verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtigen

Er is sprake van een cateringdienst wanneer de diensten inzake het verschaffen van spijzen en/of dranken worden verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtige. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de verstrekte spijzen en dranken worden verbruikt bij de klant thuis of op een andere door de klant gekozen locatie en tijdstip (met andere woorden elders dan in de ruimten van de belastingplichtige).

Het gaat hier bijvoorbeeld om volgende belastingplichtigen:

-    traiteurs

-    foodtrucks (5)

-    kok aan huis.

(5) Wanneer een foodtruck niet op verzoek van een klant op een door laatstgenoemde bepaalde plaats en tijdstip spijzen en/of dranken verstrekt, kan de uitbater van een foodtruck, al naargelang de omstandigheden, een levering van spijzen/dranken verstrekken of een restaurantdienst (zie punt 2.5.2.1., hiervóór).

A. Spijzen verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtige en zonder menselijke tussenkomst bij de klant

Wanneer een belastingplichtige op verzoek van een klant bij deze klant thuis of op een andere door de klant bepaalde plaats (maar elders dan in de ruimten van de belastingplichtige), zich beperkt tot het afzetten van de spijzen en/of dranken zonder menselijke tussenkomst bij die klant, is de handeling een eenvoudige levering van spijzen/dranken.

Het vervoer van de spijzen, het gebruik van warmhoudbakken, schotels en dergelijke voorwerpen nodig voor het vervoer van de spijzen en, meer algemeen, de prestaties die voor de 'verhandeling' van de spijzen noodzakelijk zijn, worden niet aangemerkt als een menselijke tussenkomst die een cateringdienst genereren.

Wanneer de belastingplichtige, naast het afzetten van de spijzen bij de klant zonder menselijke tussenkomst bij die klant, onder bezwarende titel roerende goederen ter beschikking stelt van de klant (bijvoorbeeld servies, bestek, glazen, meubilair, decoratie, tent, enzovoort), vinden in de regel twee aparte hoofdhandelingen plaats. Enerzijds de levering van spijzen en/of dranken (belast tegen het btw-tarief dat geldt voor de geleverde spijzen/dranken (6 % of 21 %)) en anderzijds de verhuur van roerende goederen als beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 4°, van het Btw-Wetboek die onderworpen is aan het normale btw-tarief van 21 %.

B. Spijzen verstrekt elders dan in de ruimten van de belastingplichtige en met menselijke tussenkomst

Wanneer een belastingplichtige op verzoek van een klant op een andere door deze klant gekozen locatie (maar elders dan in de ruimten van de belastingplichtige) en tijdstip,spijzen en/of dranken verstrekt samen met een menselijke tussenkomst bij die klant en eventueel de goederen die verband houden met de cateringdienst ter beschikking stelt van die  klant, is er sprake van één dienst, zijnde een cateringdienst.

Het gaat bijvoorbeeld om de volgende tussenkomsten:

-    de bereiding ter plaatse van de spijzen door de belastingplichtige en/of zijn personeel bij de klant aan huis (ook het louter verwarmen van de spijzen bij de klant)

-    de aanwezigheid (al dan niet in de verbruiksruimte) van de belastingplichtige en/of zijn personeel op het tijdstip waarop de spijzen door de klant worden genuttigd wanneer die aanwezigheid gepaard gaat met tussenkomsten van die personen (bereiden, serveren, dresseren, afruimen, afwassen)

-    het schikken en eventueel afruimen van buffetten, tafels

-    het instaan voor de afwas, reiniging (bij de klant).

Het volstaat dat er, naast het verstrekken van de spijzen en/of dranken, slechts één bijkomende menselijke tussenkomst wordt verricht bij de klant opdat sprake is van een cateringdienst.

Er wordt opgemerkt dat er ook sprake kan zijn van een cateringdienst wanneer de belastingplichtige en/of zijn personeel niet aanwezig zijn tijdens het effectief verbruiken van de maaltijden door de klant of zijn genodigden. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de belastingplichtige zich beperkt tot het dresseren van het buffet vóór de aanvang van het evenement.

Wanneer een andere natuurlijke persoon of rechtspersoon dan degene die de spijzen en/of dranken verstrekt, tussenkomt, wordt het verstrekken van de spijzen en/of dranken in principe aangemerkt als een levering van goederen.

Wanneer een belastingplichtige, andere dan diegene die de spijzen en/of dranken verstrekt, louter de bediening verzorgt, dan is dit een materieel werk als beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 1°, van het Btw-Wetboek dat onderworpen is aan het normale btw-tarief van 21 %.

Artikel 1, § 10, van het Btw-Wetboek inzake misbruik kan hier evenwel van toepassing zijn, inzonderheid wanneer de twee personen (enerzijds de persoon die de spijzen verstrekt en anderzijds de persoon die de menselijke tussenkomst verricht) verbonden zijn. In dat geval kan het verstrekken van maaltijden worden aangemerkt als een dienstverrichting. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer de firma van een traiteur een dochterbedrijf opricht met als activiteit het opdienen van de door het moederbedrijf verstrekte maaltijden. Dit kan ook het geval zijn wanneer twee belastingplichtigen samenwerken en naar de klant toe, bijvoorbeeld onder de vorm van publiciteit, één globale cateringdienst aanbieden.

Wanneer de belastingplichtige zich beperkt tot het bereiden van de maaltijden aan de hand van ingrediënten die door zijn klant worden ter beschikking gesteld, verstrekt de belastingplichtige in principe geen cateringdienst maar een materieel werk als beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 1°, van het Btw-Wetboek. Deze dienst is in zijn geheel onderworpen aan het normale btw-tarief van 21 %.

Het spreekt voor zich dat indien de ingrediënten afkomstig zijn van de zaak van de belastingplichtige, er slechts sprake is van één handeling, namelijk een cateringdienst in de zin van artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek. De handeling mag in dat geval niet kunstmatig worden opgesplitst in enerzijds een levering van goederen en anderzijds een materieel werk.

2.5.2.3. Mobiel voedselkraam - Foodtruck
A. De uitbater van een mobiel voedselkraam of foodtruck wordt door een klant ingehuurd voor het verstrekken van spijzen/dranken tijdens een privé-evenement

Dat doet zich voor wanneer een uitbater van een voedselkraam wordt ingehuurd door een klant om tijdens een event met zijn mobiel kraam ter plaatse maaltijden te voorzien voor de genodigden van de klant op een door de klant gekozen tijdstip en locatie maar elders dan in de ruimten van de uitbater (bijvoorbeeld thuis bij een particulier, op het terrein van een bedrijf).

De uitbater factureert deze maaltijden aan de klant en heeft dus geen enkele contractuele band met de eigenlijke consument van de verbruiksgoederen.

In dat geval verstrekt de uitbater van dat kraam aan deze klant een cateringdienst. Het is van geen belang of de uitbater infrastructuur voor het verbruik ter plaatse (bijvoorbeeld tafels, stoelen, enzovoort) voorziet en die maaltijden in open lucht worden verbruikt dan wel in een door de klant gehuurde feestzaal.

B. Mobiel voedselkraam of foodtruck op een evenement met betrekking tot podiumkunsten

a. Er is geen contractuele band met de eigenlijke consument van de verbruiksgoederen

Wanneer de uitbater van het mobiel voedselkraam wordt ingehuurd door een bepaalde klant (bijvoorbeeld de organisator van een muziekfestival) en de maaltijden factureert aan deze klant, is er sprake van een cateringdienst (zie punt A, hiervoor). Er bestaat dan geen contractuele band met de eigenlijke consument van de verbruiksgoederen.

b. Er is wel een contractuele band met de eigenlijke consument van de verbruiksgoederen

Wanneer de uitbater van een mobiel voedselkraam met zijn kraam op of naast de plaats van het evenement met betrekking tot podiumkunsten staat (al dan niet tegen betaling van een vergoeding voor het recht om een beroepswerkzaamheid uit te oefenen), waarbij de consument van de verbruiksgoederen rechtstreeks betaalt aan de uitbater, zijn de bezoekers van het evenement de individuele klanten aan wie die uitbater, al naargelang de omstandigheden, een levering van spijzen/dranken verricht of een restaurantdienst verstrekt.

In dat geval is er sprake van een restaurantdienst als door de uitbater of een derde (bijvoorbeeld de organisator van het festival of een andere belastingplichtige die een inrichting exploiteert) aan de klanten een ruimte binnen ter beschikking wordt gesteld die voorzien is van een infrastructuur die de klanten de mogelijkheid biedt om hun spijzen en/of dranken, zittend of staand (gewone tafels, statafels of eetbalie), ter plaatse te verbruiken wanneer deze klanten van die infrastructuur gebruik maken (zie punt 2.5.2.1., B. hiervoor).

Voor de verbruiksruimten die niet binnen zijn voorzien, aanvaardt de administratie bij wijze van proef dat het verstrekken van spijzen en/of dranken door een mobiel voedselkraam of foodtruck op een evenement met betrekking tot podiumkunsten, wordt aangemerkt als een levering van goederen.

Wanneer de klanten de spijzen en/of dranken verstrekt door een mobiel voedselkraam of foodtruck niet ter plaatse verbruiken, is er sprake van een levering van goederen.

Het feit dat de goederen effectief bestemd zijn 'om mee te nemen', zonder verbruik ter plaatse, kan inzonderheid uit de wijze van verpakking blijken. Wanneer de spijzen op een dienblad worden meegegeven, is er een vermoeden dat deze spijzen het voorwerp uitmaken van een verbruik ter plaatse.

Er wordt inzonderheid opgemerkt dat foodtruckfestivals hier niet worden beoogd.

c. Foornijveraars

Als foornijveraars worden aangemerkt, de fysieke personen waarvan de bedrijvigheid bestaat uit, door tijdelijke opstelling van beweegbare of uiteenneembare inrichtingen op de openbare pleinen, markten of straten, ter gelegenheid van kermissen, jaarmarkten of feesten, het bezorgen van vermaak of spektakel aan het publiek of het verkopen of serveren van koopwaren die bij deze gelegenheden gebruikelijk worden verkocht of geserveerd (bv. speelgoed, confiserie, wafels, frieten, ijsroom enz.).

Overeenkomstig punt 12 van de aanschrijving nr. 6 van 27.04.1999, dienen de exploitanten van foorkramen geen controledocumenten uit te reiken. Deze tolerantie wordt opgeheven. Er zijn echter noch rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, noch kastickets van een geregistreerd kassasysteem vereist indien de handelingen als leveringen kunnen worden beschouwd (op dezelfde wijze bepaald als voor elk ander mobiel voedselkraam).

2.5.2.4. Spijzen en/of dranken verstrekt in een station

Een inrichting is in een station gevestigd. De spijzen of dranken die worden genuttigd aan de door die inrichting ter beschikking gestelde tafels die zich in de stationshal bevinden maken het voorwerp uit van een restaurantdienst.

Wanneer de klanten de spijzen/dranken al wandelend verbruiken of hiervoor gebruik maken van een multifunctionele voorziening (bijvoorbeeld de wachtbanken die voor iedereen toegankelijk zijn ter beschikking gesteld door de NMBS), is er sprake van een levering van goederen.

2.5.2.5. Kookworkshops en kok aan huis
A. Kookworkshops

Het geven van kookworkshops is geen restaurant- of cateringdienst. Het normale btw-tarief van 21 % is van toepassing. Voor de berekening van de drempel, wordt de omzet uit kookworkshops niet meegerekend.

Indien de kookworkshops georganiseerd worden door een belastingplichtige die eveneens restaurant- en cateringdiensten verstrekt en die de drempel van 25.000 euro overschrijdt, moeten er ook kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor de kookworkshops. Indien de drempel van 25.000 euro niet wordt overschreden, moeten er voor de kookworkshops geen rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 worden uitgereikt.

B. Kok aan huis

Wanneer een belastingplichtige bij zijn klant thuis een maaltijd gaat bereiden met ingrediënten die hij zelf aanlevert, verricht die belastingplichtige een cateringdienst en dit ongeacht of de belastingplichtige aanwezig is tijdens het verbruiken van de maaltijden door de klant en eventuele genodigden. Deze cateringdienst is, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, onderworpen aan het verlaagd btw-tarief van 12 % (zie rubriek I, van tabel B van de bijlage bij het koninklijk besluit nr. 20).

Wanneer een belastingplichtige bij een klant thuis een maaltijd gaat bereiden met ingrediënten die door de klant worden aangeleverd, verricht de belastingplichtige een materieel werk als beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 1°, van het Btw-Wetboek. Deze dienst is in zijn geheel onderworpen aan het normale btw-tarief van 21 %.

Wanneer de klant evenwel de ingrediënten eerst heeft aangekocht bij de belastingplichtige die nadien deze ingrediënten zal gebruiken voor het bereiden van de spijzen bij de klant thuis, is er in principe voor het geheel sprake van een cateringdienst.

2.5.2.6. Spijzen en/of dranken in automaten

De administratie aanvaardt dat de door middel van automaten verstrekte spijzen en dranken voor de toepassing van de btw-tarieven zonder onderscheid geacht worden het voorwerp uit te maken van een eenvoudige levering, ongeacht dus de plaats waar de automaten staan.

Deze verkopen gebeuren niet aan het btw-tarief van 12 % (beoogd door rubriek I, van tabel B, van de bijlage bij het koninklijk besluit nr. 20) en worden dus niet meegenomen in de berekening van de drempel (zie ook punt 3.2.8.).

2.5.2.7. Spijzen en/of dranken tijdens een seminarie

Dit punt behandelt uitsluitend de kwalificatie van de handeling in de relatie tussen de organisator van het seminarie en de eindklant (zijnde de individuele deelnemers of ondernemingen die het seminarie komen volgen). Het gaat hier om de btw-behandeling van de spijzen en/of dranken die de deelnemers van een seminarie kunnen nuttigen tijdens bijvoorbeeld de middagpauze.

De kwalificatie van de handeling(en) tussen de cateraar en de organisator van het seminarie, een eventplanner en de organisator van het seminarie, enzovoort worden hier niet behandeld.

Uit vaste rechtspraak van het Hof van Justitie van de Europese Unie volgt dat wanneer een handeling uit een reeks elementen en verrichtingen bestaat, rekening moet worden gehouden met alle omstandigheden waarin deze handeling plaatsvindt, en dit teneinde te bepalen of het om twee of meerdere afzonderlijke prestaties gaat dan wel om één prestatie (zie in die zin arresten, Faaborg-Gelting Linienzaak C-231/94, van 02.05.1996, nrs. 12-14; Card Protection Plan Ltdzaak C-349/96, van 25.02.1999, nr. 27 e.v.; Levob Verzekeringen en OV Bankzaak C-41/04, van 27.10.2005, nr. 19 en Aktiebolaget NNzaak C-111/05, van 29.03.2007, nr. 21).

De kwalificatie van het btw-statuut van de spijzen en/of dranken die verstrekt worden in het kader van een seminarie is in principe een feitenkwestie die geval per geval dient te worden onderzocht. Niettemin kan op basis van voornoemde rechtspraak reeds het volgend onderscheid worden gemaakt.

A. De verstrekte spijzen en/of dranken zijn bijkomend bij de hoofdhandeling en volgen het btw-stelsel van die hoofdhandeling

Wanneer uit de feiten blijkt dat de verstrekte spijzen en/of dranken in hoofde van de deelnemers geen doel op zich zijn maar louter een middel om de hoofdhandeling van de organisator aantrekkelijker te maken, worden de verstrekte spijzen en/of dranken slechts als bijkomend bij de hoofdhandeling beschouwd.

Wanneer volgende voorwaarden samen vervuld zijn, gaat de administratie er in elk geval van uit dat de verstrekte spijzen en/of dranken worden beschouwd als bijkomend bij de hoofdhandeling van de organisator van het seminarie:

1. De prijs van de deelname aan het seminarie is een enige vaste prijs, ongeacht of de deelnemer de aangeboden spijzen en/of dranken al dan niet verbruikt. De deelnemer kan niet opteren om, tegen een vermindering van de prijs, van de spijzen en/of dranken af te zien. De deelnemer kan niet opteren om voor een meerprijs wel te kunnen genieten van de spijzen en/of dranken.

2. In hoofde van de organisator van het seminarie is de totale kostprijs van de catering beperkt in vergelijking met de kostprijs van de eigenlijke organisatie van het seminarie (dit zijn de kosten die rechtstreeks nodig zijn en onontbeerlijk zijn voor het geven van het seminarie, zoals bijvoorbeeld de kosten met betrekking tot de sprekers, de huur van de zaal, multimedia-apparatuur, drukkosten, enz.) De verblijfskosten (hotelovernachting) en vervoerskosten worden bijvoorbeeld niet bedoeld. De administratie neemt in elk geval aan dat aan deze voorwaarde is voldaan wanneer de kostprijs van de catering hoogstens 15 % van de eigenlijke kostprijs van het seminarie bedraagt.

Onder die omstandigheden zijn de verstrekte spijzen en/of dranken in hoofde van de deelnemers geen doel op zich. Wanneer de hoofdhandeling bestaat uit de toekenning van het recht om deel te nemen aan een seminarie, volgt het verstrekken van spijzen en/of dranken in dat geval het btw-stelsel van die hoofdhandeling ongeacht of de factuur de enige prijs uitsplitst. De aard van de verstrekte spijzen doen er in die omstandigheden niet toe.

B. Het verstrekken van spijzen en/of dranken is een aparte hoofdhandeling die zijn eigen btw-stelsel volgt

Wanneer uit de feiten blijkt dat de verstrekte spijzen en/of dranken in hoofde van de deelnemers, naast de deelname aan het seminarie, niet louter bijkomstig zijn bij het evenement maar een belangrijk element vormen bij hun keuze om zich al dan niet in te schrijven voor het evenement, is er in principe sprake van (minstens) twee aparte hoofdhandelingen.

De administratie gaat er overigens van uit dat wanneer niet voldaan is aan een van de voorwaarden opgesomd onder punt A., het verstrekken van spijzen en/of dranken in het kader van een seminarie in principe een aparte hoofdhandeling is. Desgevallend verstrekt de organisator aan de deelnemers, naast de dienst bestaande uit de toekenning van het recht om deel te nemen aan een seminarie (hoofdhandeling 1), een dienst beoogd door artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek (hoofdhandeling 2).

Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer het nuttigen van de spijzen/en of dranken optioneel zijn (dit is wanneer de deelnemers een meerprijs kunnen betalen voor die spijzen en/of dranken of wanneer ze een korting krijgen wanneer ze afzien van de mogelijkheid om de spijzen en/of dranken te nuttigen).

C. Opmerking

Wanneer een belastingplichtige een seminarie organiseert in andere omstandigheden dan diegene beoogd onder de punten A. en B., kan hij zich richten tot zijn bevoegde btw-dienst om uitsluitsel te krijgen inzake de btw-kwalificatie van het door hem georganiseerde seminarie. In bepaalde gevallen kan er bijvoorbeeld ook sprake zijn van een complexe handeling.

De onder punten A. en B. besproken btw-behandeling van de spijzen en/of dranken die worden verstrekt naar aanleiding van een seminarie geldt enkel indien er geen sprake is van simulatie en/of rechtsmisbruik.

Onder bepaalde voorwaarden kunnen de organisatoren van seminaries die restaurant- of cateringdiensten verstrekken aan de deelnemers en hiervoor een beroep doen op een onderaannemer gebruik maken van een tolerantie (zie punt 2.2.).

2.5.2.8. Borrelhapjes en versnaperingen

Op alle voorverpakte producten, zoals een pakje chips, een reep chocolade, een bifi-worst, een frisco, voorverpakte kaas- of salamiblokjes voor verbruik ter plaatse is het normale btw-tarief van 21 % van toepassing.

Wat betreft kaas, salami, chips, nootjes en dergelijke hapjes die worden verschaft samen met dranken in het kader van een dienst in de zin van artikel 18, § 1, tweede lid, 11°, van het Btw-Wetboek (inzonderheid in een café) zijn de volgende regels van toepassing. Wanneer een  dergelijk hapje in een kleine hoeveelheid, spontaan (m.a.w. niet besteld door de klant, noch afzonderlijk, noch als één gezamenlijk aanbod met de drank volgens de kaart) en zonder prijsverhoging wordt verschaft, wordt het beschouwd als een bijhorigheid die voor de toepassing van de btw-tarieven niet apart wordt belast: het betreft één handeling inzake het verschaffen van dranken in omstandigheden voor het verbruik ter plaatse, waarop het normale btw-tarief van 21 % van toepassing is. Hetgeen voorafgaat geldt mutatis mutandis voor het gebruikelijke koekje of stukje cake dat - zoals de suiker - verschaft wordt bij een kop koffie.

Aangezien voornoemde borrelhapjes en versnaperingen niet worden aangemerkt als een maaltijd maar slechts beschouwd worden als een bijhorigheid bij de verstrekte dranken, moeten deze hapjes en versnaperingen niet worden meegenomen in de berekening van de drempel van 25.000 euro.

De door de klant bestelde en ter plaatse verbruikte en versneden kaasblokjes en stukjes salami, gebak, taart en ander dergelijk niet-voorverpakt voedsel zijn daarentegen het voorwerp van een restaurantdienst die het tarief van 12 % geniet (toepassing rubriek I, van tabel B, van de bijlage bij het koninklijk besluit nr. 20 inzake btw-tarieven). Deze omzet moet bijgevolg wel worden meegenomen in de berekening van de drempel. Indien de drempel van 25.000 euro niet wordt overschreden, moet voor dergelijke handeling een rekening of ontvangstbewijs zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 worden uitgereikt.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat bijvoorbeeld de ter plaatste verbruikte lasagne of croque uit het vuistje, zelfs voorverpakt, een bereiding vergen en worden aangemerkt als  restaurantdiensten die het tarief van 12 % genieten.

2.6. Referentieperiode voor de berekening van de drempel

2.6.1. Bestaande onderneming

Voor bestaande ondernemingen die op 01.07.2016 een activiteit inzake restaurant- en cateringdiensten uitoefenen, geldt als referentieperiode het kalenderjaar 2015. Wanneer evenwel de belastingplichtige zijn activiteit heeft aangevangen tijdens de eerste zes maanden van het jaar 2015, komt de referentieperiode overeen met de twaalf kalendermaanden die 01.07.2016 voorafgaan. Wanneer op deze datum de gerealiseerde omzet betrekking heeft op minder dan twaalf kalendermaanden, komt de referentieperiode overeen met dit aantal maanden en wordt het drempelbedrag van 25.000 euro verminderd naar rato van het aantal kalendermaanden dat verstreken is tussen de eerste dag van de maand die volgt op het begin van zijn activiteit en 01.07.2016. Deze vermindering pro rata temporis is niet van toepassing in het geval van een seizoensgebonden onderneming of een onderneming waarvan de activiteit op een onregelmatige wijze wordt uitgeoefend (artikel 21bis, § 2, 1ste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

De belastingplichtige die op 01.07.2016 beantwoordt aan de voorwaarden moet het kasticket uitreiken vanaf die datum.

Wanneer de belastingplichtige na 01.07.2016 bij de indiening van de periodieke btw-aangifte, vaststelt dat de totale omzet exclusief btw, met betrekking tot de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, gerealiseerd tijdens het lopende kalenderjaar 25.000 euro overschrijdt, is hij gehouden zich te laten registreren bij de FOD Financiën uiterlijk bij het verstrijken van de tweede maand die volgt op het betreffende btw-aangiftetijdvak (artikel 21bis, § 3, 1ste lid, van het koninklijk besluit nr. 1). De belastingplichtige moet uiterlijk op het einde van de derde maand die volgt op het betreffende btw-aangiftetijdvak, een geregistreerd kassasysteem in gebruik nemen in die inrichting (artikel 21bis, § 3, 2de lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

Voorbeeld bestaande onderneming

Bij de indiening van de periodieke aangifte van het 3de kwartaal 2017, stelt de belastingplichtige vast dat hij de drempel van 25.000 euro heeft overschreden wat betreft de omzet gerealiseerd tijdens het jaar 2017 met betrekking tot restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken. De belastingplichtige moet zichzelf en de betrokken inrichting uiterlijk 30.11.2017 registreren. Uiterlijk 31.12.2017 dient hij een geregistreerd kassasysteem in gebruik te nemen.

2.6.2. Starter

De belastingplichtige die zijn activiteit aanvangt na 01.07.2016, is gehouden te verklaren, onder controle van de administratie die belast is met de belasting over de toegevoegde waarde, dat naar alle waarschijnlijkheid het bedrag van zijn jaaromzet exclusief btw, met betrekking tot restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, bedoeld in § 1, 1ste lid, 25.000 euro niet zal overschrijden. Indien de belastingplichtige van oordeel is dat zijn jaaromzet het bedrag van 25.000 euro zal overschrijden, is hij gehouden zich te laten registreren uiterlijk bij het verstrijken van de tweede maand die volgt op de datum van aanvang van zijn activiteit (artikel 21bis, § 2, 2de lid, van het koninklijk besluit nr. 1). De belastingplichtige moet uiterlijk op het einde van de derde maand die volgt op de datum van aanvang van zijn activiteit, een geregistreerd kassasysteem in gebruik nemen in die inrichting (artikel 21bis, § 2, 3de lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

De omzet van de restaurant- en cateringdiensten dient door de exploitant te worden geraamd (hij kan zich bijvoorbeeld baseren op een realistisch businessplan). Deze schatting moet voorgelegd kunnen worden op moment van controle.

Een bestaande belastingplichtige die zijn economische activiteit wijzigt naar een activiteit waarbinnen restaurant- of cateringdiensten worden verricht, wordt  beschouwd als een starter.

Voorbeeld starter

Ik start een horecazaak op 02.07.2017.

Op 02.07.2017 schat ik de jaarlijkse omzet aan restaurant- en cateringdiensten.

Indien ik schat dat mijn jaarlijkse omzet aan restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, 25.000 euro zal overschrijden, moet ik overgaan tot mijn eigen registratie en die van mijn inrichting, tegen uiterlijk 30.09.2017. Ik moet een geregistreerd kassasysteem in gebruik nemen tegen uiterlijk 31.10.2017.

Indien ik schat dat mijn jaarlijkse omzet aan restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, 25.000 euro niet zal overschrijden, ben ik ontheven van de verplichting kastickets van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken, maar moet ik wel btw-bonnetjes uitreiken voor alle ter plaatse verbruikte maaltijden en de daarbij horende dranken.

Indien ik in de loop van het jaar 2017 of tijdens latere jaren, bij de indiening van een periodieke aangifte, vaststel dat ik de jaarlijkse drempel van 25.000 euro wat betreft de omzet met betrekking tot restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, heb overschreden, moet ik mij laten registreren uiterlijk op het einde van de tweede maand volgend op de periode van de betrokken btw-aangifte. Ik moet uiterlijk op het einde van de derde maand volgend op de periode van de betrokken btw-aangifte, een geregistreerd kassasysteem in gebruik nemen.

2.6.3. Overnemer

Iemand die een zaak overneemt zonder toepassing van artikel 11, van het Btw-Wetboek wordt beschouwd als een starter.

Een belastingplichtige wordt als een overnemer beschouwd indien de overname gebeurt met toepassing van artikel 11, van het Btw-Wetboek. Dit is het geval wanneer het gaat om de overdracht van een algemeenheid van goederen of van een bedrijfsafdeling. De overnemer wordt geacht de persoon van de overdrager voort te zetten.

De overnemer dient zijn ramingen te baseren op de gegevens van de overdrager. Wanneer de jaaromzet van de overdrager voortkomend uit de restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, het bedrag van 25.000 euro overschrijdt, is de overnemer als belastingplichtige die een activiteit start, gehouden zich te laten registreren uiterlijk bij het verstrijken van de tweede maand die volgt op de datum van aanvang van zijn activiteit. De belastingplichtige moet uiterlijk op het einde van de derde maand die volgt op de datum van aanvang van zijn activiteit, een geregistreerd kassasysteem in gebruik nemen in die inrichting.

2.6.4. Verplichting tot het uitreiken van een rekening of ontvangstbewijs tijdens de periode tussen de registratie en de ingebruikname van het geregistreerd kassasysteem

De belastingplichtige die zich heeft laten registreren bij de FOD Financiën en die nog niet beschikt over een geregistreerd kassasysteem dat hem toelaat het kasticket uit te reiken, is gehouden tijdens deze periode de rekening of het ontvangstbewijs uit te reiken bedoeld in artikel 22, § 1, eerste lid, 2°, van het koninklijk besluit nr. 1 (artikel 21bis, § 4, 1ste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

Bij wijze van tolerantie en om praktische redenen dient de rekening en ontvangstbewijs ook in deze context enkel uitgereikt te worden voor de maaltijden en de dranken, verschaft bij deze maaltijden.

2.7. Uitzonderingsmaatregelen en kassavergunningen

2.7.1. Vrijstelling artikel 44 van het Btw-Wetboek

Handelingen die aan de voorwaarden van artikel 44 van het Btw-Wetboek, voldoen, zijn vrijgesteld van btw. School- en ziekenhuiscafetaria’s bijvoorbeeld kunnen eventueel onder bepaalde voorwaarden genieten van deze vrijstelling. In dat geval worden ze ontheven van het gebruik van het geregistreerde kassasysteem voor de restaurant- en cateringdiensten die genieten van de vrijstelling voorzien door artikel 44, van het Btw-Wetboek. Voor deze restaurant- en cateringdiensten moet evenmin een rekening of ontvangstbewijs uitgereikt worden. Het staat de belastingplichtige vrij om vrijwillig een geregistreerd kassasysteem in gebruik te nemen. Aangezien vrijgestelde handelingen bovendien kunnen gecombineerd worden met belaste handelingen, wordt hieronder toelichting gegeven omtrent het geregistreerde kassasysteem in dergelijke situatie.

Enkel de omzet uit de restaurant- of cateringdiensten die niet zijn vrijgesteld van btw, tellen mee voor de berekening van de drempel.

2.7.1.1. Voorbeeld universiteitsrestaurant

In een universiteitsrestaurant verkrijgen de studenten en het personeel hun maaltijd met vrijstelling van btw krachtens artikel 44, § 2, 4°, van het Btw-Wetboek. Indien het restaurant ook toegankelijk is voor externe bezoekers is deze vrijstelling niet van toepassing ten aanzien van die externe bezoekers.

Indien de omzet uit de maaltijden verstrekt aan externe bezoekers meer dan 25.000 euro bedraagt, moeten er kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt. Strikt genomen moeten er geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor handelingen die zijn vrijgesteld krachtens artikel 44, van het Btw-Wetboek.

Indien de 25.000 euro niet wordt overschreden, moet er geen geregistreerd kassasysteem worden geïnstalleerd. Voor de restaurantdiensten verstrekt aan externe bezoekers moet er een rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt.

2.7.1.2. Voorbeeld sportclub

Een sportvereniging onder vorm van een vzw biedt aan haar leden tegen betaling de mogelijkheid om een sport te beoefenen (handeling vrijgesteld ingevolge artikel 44, § 2, 3°, van het Wetboek). De vzw baat eveneens een cafetaria uit (niet vrijgesteld) die vrij toegankelijk is voor het publiek en waarvan de omzet 15 % van de omzet uit de vrijgestelde activiteit bedraagt (zie btw-beslissing nr. E.T.130.298 dd. 12.09.2016). De vzw heeft zich voor deze horeca-activiteit geïdentificeerd als BTW-belastingplichtige.

Eénmaal per jaar organiseert deze vzw een eetfestijn (mosselen met friet) met een omzet van 45.000 euro. Opdat de omzet van het eetfestijn kan vrijgesteld zijn op basis van artikel 44, § 2, 12°, van het Wetboek is het noodzakelijk dat de opbrengst uitsluitend ten goede komt van de vrijgestelde activiteiten van de vereniging (zie circulaire 2017/C/23 dd. 19.04.2017).

Indien de omzet van de cafetaria het bedrag van 25.000 euro overschrijdt, moeten er kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle niet vrijgestelde handelingen. Voor het mosselfestijn moet er strikt genomen geen geregistreerd kassasysteem worden gebruikt aangezien het om een vrijgestelde handeling gaat.

Indien de 25.000 euro niet wordt overschreden, moeten er enkel rekeningen of ontvangstbewijzen worden uitgereikt voor de niet vrijgestelde restaurant- en cateringdiensten in de kantine. Er dienen dus geen rekeningen of ontvangstbewijzen te worden uitgereikt voor het mosselfestijn.

2.7.1.3. Opmerking didactisch restaurant

Het didactisch restaurant, uitgebaat door een school, dat openstaat voor het publiek en commercieel wordt geëxploiteerd, is niet vrijgesteld door artikel 44, § 2, 4°, van het Btw-Wetboek, en wordt beoogd door de regelgeving inzake het geregistreerde kassasysteem.

2.7.2. Bijzonder geval: het verstrekken van spijzen en dranken door een gemeente of een OCMW

Er wordt hieromtrent verwezen naar de FAQ-lijst gepubliceerd middels de beslissing nr. E.T.128.015 van 12.02.2016 en inzonderheid naar onderstaande punten van die beslissing:

-    FAQ 2: 'Is een gemeente of OCMW belastingplichtig voor het verschaffen van dranken aan de gebruikers (o.a. lokale verenigingen, …) van de gemeentelijke vergader-, feest- en sportzalen?'

-    FAQ 4: 'Is een OCMW belastingplichtig voor de uitbating van een cafetaria in zijn woonzorgcentrum wanneer die enkel toegankelijk is voor de bewoners, hun bezoekers en het personeel?'

-    FAQ 4bis: 'Is een OCMW belastingplichtig voor de uitbating van een cafetaria in zijn woonzorgcentrum wanneer de cafetaria voor iedereen toegankelijk is?'

-    FAQ 5: 'Is een OCMW belastingplichtig wanneer het (ingevolge overcapaciteit in zijn eigen keuken) maaltijden verkoopt aan een ander OCMW dat deze maaltijden aan zijn eigen klanten gaat verkopen?'

-    FAQ 5bis: 'Is een OCMW belastingplichtig voor het tegen kostprijs aan huis leveren van maaltijden bij ouderen en hulpbehoevenden?'

2.7.3. Vrijstelling artikel 42 van het Btw-Wetboek

In tegenstelling tot de handelingen vrijgesteld door artikel 44, van het Btw-Wetboek, die geen recht op aftrek van de btw verlenen, verlenen de handelingen vrijgesteld door artikel42 wel recht op aftrek.

Dit verschil leidt ertoe dat, in tegenstelling tot de activiteiten van artikel 44, van het Btw-Wetboek, de handelingen van artikel 42, van dit Wetboek, volgens de normale regels meegenomen worden in de berekening van de drempel. Indien de 25.000 euro wordt overschreden, moeten er ook kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor de door artikel 42, van het Btw-Wetboek, vrijgestelde handelingen die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken. Indien de 25.000 euro niet wordt overschreden, moeten er rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 worden uitgereikt voor de verschafte maaltijden en bijhorende dranken, ook indien ze vrijgesteld zijn door artikel 42, van hetzelfde Wetboek. Wanneer toch alle door een belastingplichtige verrichte restaurant- en cateringdiensten vrijgesteld zouden zijn ingevolge artikel 42, van het Btw-Wetboek, wordt aanvaard dat een geregistreerd kassasysteem niet moet gebruikt worden.

2.7.4. Forfaitaire regeling artikel 56 van het Btw-Wetboek

Ook de belastingplichtigen die gebruik maken van de forfaitaire regeling van artikel 56, § 1, van het Btw-Wetboek, moeten de drempel van 25.000 euro toepassen om te bepalen of zij al dan niet verplicht zijn kastickets van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken. Het gaat hier om frituurexploitanten, caféhouders, slagers, bakkers en ijsbereiders met een verbruikssalon. Deze lijst is echter niet exhaustief. Indien belastingplichtigen die gebruik maken van een andere forfaitaire regeling, ook te maken krijgen met de problematiek rond het geregistreerde kassasysteem, is de uiteenzetting hieronder eveneens op hen van toepassing.

Degenen die de 25.000 euro niet overschrijden, zijn gehouden rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 uit te reiken voor de verschafte maaltijden en bijhorende dranken. Het blijft mogelijk de forfaitaire regeling toe te passen.

Degenen die de 25.000 euro overschrijden, zijn gehouden kastickets van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken. Aangezien het gebruik van een geregistreerd kassasysteem (verplicht of vrijwillig) niet verenigbaar is met de toepassing van de forfaitaire regeling, verliezen zij de toepassing van deze regeling vanaf het kalenderjaar volgend op de overschrijding van de drempel (zie beslissing nr. E.T.131.030 d.d. 10.11.2016). Deze beslissing is in werking getreden op 01.01.2017.

2.7.5. Vrijstellingsregeling artikel 56bis van het Btw-Wetboek

De kleine ondernemingen, waarvan de jaaromzet niet meer bedraagt dan 25.000 euro, exclusief btw, kunnen genieten van een belastingvrijstelling voor de leveringen van goederen en diensten die ze verrichten. Ook de kleine ondernemingen onder de vrijstellingsregeling moeten de drempel van 25.000 euro toepassen indien zij restaurant- of cateringdiensten verrichten.

Diegenen die voor hun restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, de 25.000 euro niet overschrijden, zijn gehouden rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 uit te reiken voor de verschafte maaltijden en bijhorende dranken (de beslissing nr. E.T.114.588 van 01.12.2008 werd opgeheven).

De belastingplichtigen die de 25.000 euro voor hun restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, overschrijden, zijn gehouden kastickets van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken. Bovendien, aangezien hun totale jaarlijkse omzet dus vanzelfsprekend de drempel van 25.000 euro overschrijdt, kunnen zij niet langer genieten van de toepassing van de vrijstellingsregeling voor kleine ondernemingen (artikel 56bis, § 1, eerste lid, van het Btw-Wetboek).

2.7.6. Verschaffers van lichte maaltijden

De tolerantiemaatregel omschreven in punt 18 van de aanschrijving nr. 6 van 27.04.1999, waardoor verschaffers van lichte maaltijden geen controledocument moeten uitreiken, is voor alle belastingplichtigen afgeschaft door de invoering van de geregistreerde kassasystemen.

Zij dienen hetzij kastickets van een geregistreerd kassasysteem, hetzij rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 uit te reiken.

2.7.7. Frituuruitbaters

De tolerantiemaatregel omschreven in punt 19 van de aanschrijving nr. 6 van 27.04.1999, waardoor frituuruitbaters geen controledocument moeten uitreiken, is voor alle belastingplichtigen afgeschaft door de invoering van de geregistreerde kassasystemen.

Zij dienen hetzij kastickets van een geregistreerd kassasysteem, hetzij rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, uit te reiken.

2.7.8. Vergunning Aanschrijving nr. 6 van 27.04.1999

De vergunningen 'Aanschrijving 6/1999', waardoor belastingplichtigen een kasticket van een vergunde kassa konden uitreiken ter vervanging van een rekening of ontvangstbewijs zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, zijn voor alle belastingplichtigen (met uitzondering van zij die automobielen wassen) afgeschaft door de invoering van de geregistreerde kassasystemen.

Zij dienen hetzij kastickets van een geregistreerd kassasysteem, hetzij rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, uit te reiken.

2.7.9. Vergunning Beslissing nr. E.T.103.592 van 02.06.2003

De vergunningen 'Beslissing E.T.103.592', waardoor belastingplichtigen een kasticket van een vergunde kassa konden uitreiken ter vervanging van een rekening of ontvangstbewijs zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, zijn voor alle belastingplichtigen (met uitzondering van zij die aan betalende gasten onderdak verschaffen (zie punt 2.3.1.1.) en van zij die automobielen wassen) afgeschaft door de invoering van de geregistreerde kassasystemen.

Zij dienen hetzij kastickets van een geregistreerd kassasysteem, hetzij rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, uit te reiken.

3.Gevolgen van het overschrijden van de drempel

3.1. Kastickets van een geregistreerd kassasysteem

Van zodra de drempel van 25.000 euro overschreden wordt, is de belastingplichtige verplicht kastickets uit te reiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem, volgens onderstaande toelichtingen. Voor een uitgebreide technische toelichting van het geregistreerde kassasysteem en het koninklijk besluit van 30.12.2009 ter bepaling van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen, wordt verwezen naar de circulaire AAFisc nr. 33/2016 (nr. E.T.124.747) dd. 08.11.2016.

Het kasticket dient minimum de volgende vermeldingen te bevatten (z. artikel 2, 4°, van het koninklijk besluit van 30.12.2009 en in functie van de berekening van de controlegegevens door de controlemodule, zoals bepaald in artikel 2, 7°,van dat koninklijk besluit van 30.12.2009):

a. de volledige benaming 'BTW-KASTICKET';
b. de identificatie van de belastingplichtige, door vermelding van zijn naam of maatschappelijke benaming, zijn adres en zijn in artikel 50 van het Btw-Wetboek bedoeld identificatienummer;
c. de datum en het uur van de uitreiking van het Btw-kasticket (door het kassasysteem gegenereerd;
d. doorlopend ticketnummer uit een ononderbroken reeks (door het kassasysteem gegenereerd);
e. de identificatie van de gebruiker (op zodanige wijze dat deze binnen de onderneming identificeerbaar is);
f. geregistreerde handelingen (PLU-omschrijving, aantal, verschuldigde prijs en verwijzing naar erop toepasselijk btw-tarief), waarbij eveneens de corrigerende handelingen (annulaties, correcties, …) worden bedoeld, die niet in een afzonderlijk ticket zijn opgenomen;
g. het totaal verschuldigde ticketbedrag, inclusief btw;
h. maatstaf van heffing per toepasselijk btw-tarief;
i. het bedrag van de verschuldigde btw;
j. de korting en teruggegeven bedragen;
k. identificatie van de kassa, indien de belastingplichtige gebruik maakt van meerdere kassa’s;
l. de laatste acht (8) karakters van het algoritme dat door het kassasysteem wordt aangemaakt op basis van alle PLU-gegevens op het ticket (PLU-omschrijving, aantal, verschuldigde prijs en verwijzing naar erop toepasselijk btw-tarief);
m. de controlegegevens aangemaakt en doorgestuurd door de controlemodule;
n. de identificatie van het kassasysteem met het productienummer, samen met de vermelding van het versienummer van de erop geïnstalleerde kassasoftware.

Wat betreft de identificatie van de belastingplichtige leverancier of dienstverrichter, wordt toegestaan dat het adres van de inrichting wordt vermeld op het kasticket, in plaats van het domicilie of de maatschappelijke zetel van de belastingplichtige, op voorwaarde dat zowel de benaming als het btw-nummer correct vermeld worden op het kasticket.

Het kasticket vermeldt eveneens de gebruikelijke benaming en de prijs van de geleverde goederen en van de verstrekte diensten. Deze gegevens zijn nodig om de handeling te determineren en om het tarief van de belasting vast te stellen. Zonder voldoende gedetailleerde vermelding van de verkochte artikelen kan ook de toepassing van een verlaagd btw-tarief niet verantwoord worden. Enkel in uitzonderlijke gevallen, bv. 100 verschillende flessen wijn, kan worden toegestaan dat de omschrijving van het artikel wordt veralgemeend, bv. naar 10 verschillende prijscategorieën voor de wijn.

Sommige geregistreerde kassasystemen zijn in de mogelijkheid een vereenvoudigd kasticket af te drukken. Het gaat met name om een kopie van het normale kasticket die echter geen gedetailleerde informatie weergeeft over de verstrekte dienst. Het vereenvoudigd kasticket wordt niet automatisch, maar op vraag van de klant afgedrukt en bevat een verwijzing naar het gedetailleerde kasticket. Er gaat altijd een gedetailleerd kasticket aan vooraf. De afdruk van een vereenvoudigd kasticket wordt ook onveranderlijk bewaard in de fiscale data module.

In tegenstelling tot de bepalingen voorzien in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, voorzien de bepalingen van artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1, niet dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem vervangen kan worden door een factuur, zelfs niet indien deze uitgereikt wordt op het tijdstip van de levering of op het tijdstip waarop de dienst wordt verricht. Onder bepaalde voorwaarden (zie punt 3.6.) kan een factuur worden aangemaakt met behulp van een geregistreerd kassasysteem, onder de vorm van een kasticket. Ook een dergelijke factuur kan nooit het 'btw-kasticket' van een geregistreerd kassasysteem vervangen.

Omgekeerd, kan de uitreiking van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem, de belastingplichtige niet ontheffen van de verplichting tot het uitreiken van een factuur indien de dienst is verricht voor een belastingplichtige of een niet belastingplichtige rechtspersoon (artikel 53, § 2, van het Btw-Wetboek).

3.2. Kasticket ongeacht de aard van de handelingen

Er moet een kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt worden voor alle handelingen die in de uitoefening van de economische activiteit worden verricht en die verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken, al dan niet verschaft bij de maaltijd, met inbegrip van alle verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting (art. 21bis, § 1, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

Tevens wordt benadrukt dat het uitreiken aan de klant van het pro forma ticket dat kan aangemaakt worden door het geregistreerde kassasysteem niet voldoende is. De klant dient het btw-kasticket gegenereerd door het geregistreerde kassasysteem te ontvangen.

De aandacht wordt gevestigd op het feit dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem moet worden uitgereikt ongeacht de aard van de handeling (bijvoorbeeld: ook voor de levering van meeneemmaaltijden en voor het leveren of verschaffen van dranken buiten het kader van een maaltijd). Ook alle andere verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting worden beoogd (bijvoorbeeld: leveringen van brood in een bakkerij met verbruikszaal).

Bij overschrijding van de drempel van 25.000 euro aan restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, moet er voor de verhuur van tafels, stoelen, borden, glazen, personeel voor bediening en dergelijke meer waarvoor er een afzonderlijke prijs wordt aangerekend, enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt indien de verhuur verband houdt met een evenement waar de betrokken belastingplichtige ook restaurant- of cateringdiensten verricht.

Handelingen buiten de voedingssfeer worden niet beoogd door het geregistreerde kassasysteem. Het gaat hier onder meer om de verkoop van meubels, toegang tot wellness, casino, bowling, binnenspeeltuin, optredens of animatie, inkomgeld dancing,… Het is steeds toegestaan deze handelingen op vrijwillige basis op te nemen in het geregistreerde kassasysteem.

Hetzelfde geldt voor restaurant- en cateringdiensten die in het buitenland worden verricht, gezien de Belgische wetgeving niet van toepassing is op dergelijke handelingen. De buitenlandse handelingen mogen wel, op vrijwillige basis, worden opgenomen in het geregistreerde kassasysteem (ermee rekening houdend dat in de Belgische btw-aangifte, deze handelingen verricht in het buitenland duidelijk te onderscheiden moeten zijn van de handelingen verricht in België).

Er dient evenmin een ticket van het geregistreerde kassasysteem uitgereikt te worden voor de uitzonderlijk uitgaande handelingen zoals de verkoop van een bedrijfsmiddel.

3.2.1. Voorbeeld handelingen buiten de voedingssfeer

In één zelfde inrichting worden zowel wellness- als restaurantactiviteiten verricht. Indien er een geregistreerd kassasysteem in gebruik wordt genomen, moeten er geen kastickets worden uitgereikt voor de wellnessactiviteit, aangezien dit niet wordt beschouwd als verband houdend met het verstrekken van maaltijden en dranken.

3.2.2. Voorbeeld handelingen binnen de voedingssfeer

Een bakker verricht restaurantdiensten, doordat hij een verbruikssalon uitbaat en hij de drempel van 25.000 euro overschrijdt.

Er moeten kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt zowel voor de verkopen in het verbruikssalon (restaurantdiensten), als voor de verkopen in de bakkerij (leveringen van voeding of dranken).

3.2.3. Voorbeeld feestzaal

Bij de uitbating van een feestzaal wordt de drempel van 25.000 euro aan restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, overschreden.

Het bedrag van de verhuur van de zaal moet enkel opgenomen worden op het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, wanneer het gaat om een evenement waar de feestzaaluitbater restaurant- of cateringdiensten verschaft.

3.2.4. Voorbeeld meubelzaak

Binnen een meubelzaak wordt een cafetaria uitgebaat die de drempel van 25.000 euro aan verrichte restaurantdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, overschrijdt.

Er moeten kastickets met behulp van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle vanuit de cafetaria verrichte handelingen die verband houden met het verschaffen van maaltijden en dranken. Daarentegen moet geen enkel kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor de verkoop van meubels.

3.2.5. Voorbeeld verkoop bedrijfsmiddel

Een horecaonderneming, die een geregistreerd kassasysteem gebruikt, heeft een bedrijfswagen in bezit. Wanneer beslist wordt de bedrijfswagen te verkopen, moet er voor deze uitgaande handeling geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt.

Opgemerkt wordt dat de omzet uit deze verkoop niet wordt meegenomen in de berekening van de drempel.

3.2.6. Uitzondering niet-voedingswinkel

Indien in een niet-voedingswinkel (bijvoorbeeld een kledingzaak) een beperkt voedingsassortiment wordt aangeboden, dat door de aard van de producten en hun conditionering niet bedoeld zijn voor onmiddellijke consumptie, hoeft hiervoor geen ticket van een geregistreerd kassasysteem te worden uitgereikt, voor zover de verkoop van deze goederen niet wordt geregistreerd samen met handelingen waarvoor wel de verplichting bestaat een ticket van een geregistreerd kassasysteem uit te reiken.

3.2.7. Uitzondering supermarkt

In de praktijk komt het voor dat een supermarkt een ruimte voorziet voor verbruik ter plaatse van spijzen en dranken. De administratie aanvaardt dat het kasticket van het geregistreerd kassasysteem enkel voor de restaurant- en cateringdiensten moet uitgereikt worden. De verkopen, ook van spijzen en dranken, in het winkelgedeelte zelf hoeven niet opgenomen te worden in het geregistreerd kassasysteem, tenzij de restaurant- en cateringdiensten samen met de verkopen in de winkel worden afgerekend of het niet ongebruikelijk is dat de in de winkel aangekochte spijzen en dranken verbruikt worden in de verbruiksruimte.

3.2.8. Uitzondering automaten

De administratie aanvaardt dat de door middel van automaten verstrekte spijzen en dranken voor de toepassing van de btw-tarieven zonder onderscheid geacht worden het voorwerp uit te maken van een eenvoudige levering, ongeacht dus de plaats waar de automaten staan (zie punt 2.5.2.6.).

Deze leveringen tellen niet mee in de berekening van de drempel.

Indien de 25.000 euro wordt overschreden, moeten er in principe kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt voor alle verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting. Om praktische redenen geldt deze verplichting echter niet voor de verkopen via de automaten.

3.2.9. Uitzondering internationaal passagiersvervoer

Omwille van de praktische redenen, moeten er geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt aan boord van een vliegtuig. Ook aan boord van een schip of trein ingezet voor internationaal passagiersvervoer moeten er geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt.

3.3. Kasticket ongeacht de hoedanigheid van de klant

Er dient te worden opgemerkt dat, in tegenstelling tot artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, dat voorziet dat de rekening of het ontvangstbewijs, onder bepaalde voorwaarden, kan vervangen worden door een volledige factuur, artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1, deze mogelijkheid niet voorziet voor de kastickets van een geregistreerd kassasysteem. Dit betekent dat het kasticket van een geregistreerd kassasysteem altijd moet uitgereikt worden en nooit vervangen kan worden door een factuur.

Het kasticket moet uitgereikt worden ongeacht de hoedanigheid van de klant. Het uitreiken van een factuur kan het uitreiken van een kasticket van het geregistreerde kassasysteem immers nooit vervangen, zelfs niet wanneer de factuur wordt uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is verricht of op het tijdstip van de levering.

Ter volledigheid wordt herhaald dat het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem nooit het uitreiken van een factuur kan vervangen (zie ook punt 3.6.).

3.4. Tijdstip van uitreiking van het kasticket

Overeenkomstig artikel 21bis, § 1, 3de lid van het koninklijk besluit nr. 1 moet het kasticket van het geregistreerde kassasysteem worden uitgereikt op het tijdstip van de voltooiing van de dienst of van de levering van de goederen.

3.4.1. Opmerking: vouchers voor meervoudig gebruik

Voor de verkoop van een voucher voor meervoudig gebruik (MPV), zoals een bon of cadeaucheque die kan ingeruild worden voor goederen en diensten onderworpen aan een verschillend btw-tarief, moet geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt op het tijdstip van de verkoop van de MPV, bon of cheque. De verkoop kan ook nog niet worden opgenomen in de btw-aangifte, aangezien men niet weet waarvoor deze cheque zal worden gebruikt in het geval de MPV kan worden ingeruild voor maaltijden en dranken (levering of dienst) onderworpen aan een verschillend btw-tarief.

Pas wanneer de bon of cheque wordt ingeruild bij de exploitant van een inrichting waar regelmatig maaltijden worden verbruikt of bij de traiteur die cateringdiensten verricht, is de verdeling van het bedrag per btw-tarief gekend. Op dit ogenblik moet er een kasticket van een geregistreerd kassasysteem worden uitgereikt en moet de handeling worden opgenomen in de btw-aangifte. Het kasticket bevat gedetailleerde informatie over de verstrekte handeling. De bon wordt in het geregistreerde kassasysteem aangeduid als betaalmiddel.

Ook wanneer de bon wordt uitgegeven via een tussenpersoon, zal de restauranthouder of cateraar een kasticket uitreiken aan de klant met gedetailleerde informatie over de verstrekte handeling en wordt de bon in het geregistreerde kassasysteem aangeduid als een betaalmiddel. De restauranthouder of cateraar biedt de bon ter betaling aan bij de tussenpersoon. Het is echter de tussenpersoon (dienstverrichter) die een factuur moet uitreiken aan de restauranthouder of cateraar (medecontractant) ten bedrage van zijn commissie.

3.4.2. Eerste optionele afwijkende regeling voor tijdstip van uitreiking

In principe moet het kasticket uitgereikt worden bij de voltooiing van de dienst, evt. op het einde van het evenement. Praktisch gezien is dit niet altijd mogelijk, bijvoorbeeld bij cateringdiensten op locatie of restaurantdiensten door feestzaaluitbaters. Daarom aanvaardt de administratie de volgende afwijkende regeling (zie voorbeelden 1 t.e.m. 4).

Er hoeft geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden bij de voltooiing van de dienst wanneer dit praktisch niet mogelijk is, op voorwaarde dat de handeling op voorhand werd geregistreerd op het kassasysteem ter waarde van de offerte, bestelbon of geschatte waarde en dat eventuele correcties binnen de 7 kalenderdagen na het evenement worden geregistreerd op het kassasysteem. Beide kastickets moeten worden uitgereikt aan de klant, eventueel samen met de factuur en uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op die waarin de dienst plaatsvond (zie eveneens punt 3.4.3.).

3.4.2.1. Voorbeeld communie- of lentefeest

De cateraar ontvangt een voorschot van 300 euro voor een communie- of lentefeest. De cateraar tikt het voorschot in op het geregistreerde kassasysteem, aangezien de btw opeisbaar wordt en het voorschot moet opgenomen worden in de btw-aangifte (zie punt 3.5.).

De cateraar registreert de handeling op het geregistreerde kassasysteem, vóór vertrek naar het feest, ter waarde van de offerte. Voor een offerte van 1.000 euro, moet nog 700 euro ingetikt worden, rekening houdend met het reeds geregistreerde voorschot. Hierdoor wordt het feest onherroepelijk vastgelegd in het geregistreerde kassasysteem.

Scenario 1

Na afloop van het feest, stelt de cateraar vast dat de offerte van 1.000 euro correct is. Er hoeven dus geen correcties meer opgenomen te worden in het geregistreerde kassasysteem. De twee kastickets (van 300 en 700 euro) moeten uitgereikt worden aan de klant, bijvoorbeeld op het einde van het feest of uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht (zie punt 3.6.).

Scenario 2

De cateraar stelt vast dat er meer personen aanwezig zijn op het feest dan oorspronkelijk voorzien, waardoor er 200 euro extra betaald moet worden. Na afloop van het feest, en binnen de 7 kalenderdagen na het feest, registreert de cateraar deze bijkomende 200 euro in het geregistreerde kassasysteem.

De drie kastickets (van 300, 700 en 200 euro) moeten uitgereikt worden aan de klant, uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond. Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar is dit niet verplicht (zie punt 3.6.).

3.4.2.2. Voorbeeld receptie

Een cateraar verzorgt een receptie voor een belastingplichtige met hapjes en dranken, inclusief bediening. Er wordt een forfaitair bedrag afgesproken voor de receptie die een aantal op voorhand overeengekomen uren duurt. Bovenop dit bedrag zullen eventuele supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport worden aangerekend. Er moet een factuur worden opgemaakt voor het geheel die eveneens ter betaling zal aangeboden worden aan de belastingplichtige klant.

Op voorhand wordt het evenement op basis van de offerte ingetikt op het geregistreerde kassasysteem. Achteraf (binnen de 7 kalenderdagen na de receptie) worden de supplementen ingetikt (supplementaire uren receptie, evenals de gepresteerde uren voor lossen, laden en transport).

Er moet een factuur worden uitgereikt, aangezien de klant een belastingplichtige is. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand volgend op de handeling plaatsvinden (zie punt 3.6.). De twee kastickets (de offerte en de correcties) moeten ook binnen deze termijn worden uitgereikt en kunnen dus eventueel aan de factuur worden gehecht (zie eveneens punt 3.4.3.).

3.4.2.3. Voorbeeld feestzaal

Een feestzaaluitbater overschrijdt de 25.000 euro bij de berekening van de drempel en is dus verplicht een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. In zijn zaal gaat een evenement door waarop dranken enkel te verkrijgen zijn via drankbonnetjes. De organisator van het evenement verkoopt de bonnetjes aan de aanwezigen. De feestzaaluitbater globaliseert na afloop van het evenement alle ingeruilde drankbonnetjes en rekent deze aan, aan de organisator. De organisator, alhoewel particulier, wenst een factuur te ontvangen waarin deze drankbonnetjes worden aangerekend.

Op voorhand wordt een kasticket aangemaakt voor het bedrag van de offerte met behulp van een geregistreerd kassasysteem (er werd bijvoorbeeld geschat dat er 500 bonnetjes zouden verkocht worden). Na het tellen van de bonnetjes en binnen de 7 kalenderdagen na het evenement, worden de nodige correcties ingetikt in het geregistreerde kassasysteem (er werden bijvoorbeeld maar 450 bonnetjes verkocht). Beide kastickets moeten aan de klant worden uitgereikt, en kunnen eventueel aan de factuur worden gehecht.

Aangezien de klant een particulier is, mag er een factuur worden uitgereikt, maar dit is niet verplicht (zie punt 3.6.).

3.4.2.4. Voorbeeld vip-diner in voetbalstadion

Er wordt een diner georganiseerd vóór een voetbalmatch in de vip-ruimte van een voetbalstadion. Er werd voor 480 personen besteld. Er wordt een forfaitaire prijs gehanteerd. Een uur voor aanvang komt er een bijkomende reservatie binnen voor 5 personen.

Op voorhand wordt de offerte voor 480 personen ingetikt op het geregistreerde kassasysteem. Achteraf (binnen de 7 kalender­dagen na het diner) worden de supplementen voor 5 personen ingetikt.

Indien de klant een belastingplichtige of een niet-belastingplichtige rechtspersoon is, moet er een factuur worden uitgereikt. De uitreiking moet echter pas uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handeling werd verricht, plaatsvinden (zie punt 3.6. van deze beslissing). De twee kastickets moeten ook worden uitgereikt en kunnen eventueel aan de factuur worden gehecht (zie evenwel punt 3.4.3.).

3.4.3. Tweede optionele afwijkende regeling voor het tijdstip van uitreiking voor de cateringdiensten B2B en B2G

Om tegemoet te komen aan de praktische problemen die specifiek zijn voor B2B-en B2G cateringhandelingen en traiteurdiensten (diensten bestemd voor belastingplichtigen of niet belastingplichtige rechtspersonen), wordt bijkomend voorzien in een algemene tolerantie voor die cateringhandelingen en traiteurdiensten waarvoor de verplichting bestaat een factuur uit te reiken aan de medecontractant (zie voorbeelden 1 en 2).

Voor de cateringhandelingen en traiteurdiensten waarvoor de verplichting bestaat een factuur uit te reiken aan de medecontractant, hoeft er geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden bij de voltooiing van de dienst wanneer dit praktisch niet mogelijk is, op voorwaarde dat er minstens maandelijks een kasticket van een geregistreerd kassasysteem wordt aangemaakt dat alle, in de voorbije kalendermaand, voor een bepaalde klant, verrichte handelingen die in het geregistreerde kassasysteem moeten opgenomen worden, opneemt. De administratie aanvaardt dat de inhoud van dit maandelijks kasticket bovendien beperkt is tot het totaal bedrag per btw-tarief op voorwaarde dat de factuur (of de bijlage die een onderdeel is van de factuur) een volledige detaillering bevat.

Dit kasticket, alsook de verplichte factuur, moeten worden uitgereikt aan de klant, en dit uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op die waarin de dienst plaatsvond. In het geval de factuur op elektronische wijze wordt uitgereikt, is het bovendien toegestaan dat het kasticket onder de vorm van een pdf-bestand, samen met de elektronische factuur, wordt uitgereikt aan de klant.

3.4.3.1. Voorbeeld bedrijfsrestaurant

Een cateraar verschaft dagelijks de maaltijden binnen een bedrijfsrestaurant. De prijs die de cateraar aanrekent aan het bedrijf hangt af van het aantal verkochte maaltijden gedurende de lopende maand. Naast de cateringdiensten, worden ook bijkomende diensten gefactureerd bv. personeels- en onderhoudskosten.

Gezien de facturatieplicht kan de afwijkende regeling voor B2B-cateringdiensten worden toegepast. Op het einde van de maand, wanneer de prijs dus gekend is, wordt een kasticket van een geregistreerd kassasysteem aangemaakt. Het kasticket omvat ook de bijkomende personeels- en onderhoudskosten aangezien deze verband houden met het verstrekken van maaltijden en dranken.

Het kasticket, alsook de verplichte factuur, moeten uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handelingen werden verricht, uitgereikt worden.In het geval de factuur op elektronische wijze wordt uitgereikt, is het bovendien toegestaan dat het kasticket onder de vorm van een pdf-bestand, samen met de elektronische factuur, wordt uitgereikt aan de klant.

3.4.3.2. Voorbeeld B2B catering

Een cateraar verschaft een groot aantal cateringdiensten op locatie. Zijn klanten zijn voornamelijk belastingplichtigen, die vaak ook meerdere handelingen per maand afnemen.

Gezien de facturatieplicht kan de afwijkende regeling voor B2B-cateringdiensten worden toegepast. Per belastingplichtige klant, wordt maandelijks een kasticket van een geregistreerd kassasysteem aangemaakt dat alle handelingen van de voorbije kalendermaand bevat.

Het kasticket, alsook de verplichte factuur, moeten uiterlijk de 15de dag van de maand na die waarin de handelingen werden verricht, uitgereikt worden.In het geval de factuur op elektronische wijze wordt uitgereikt, is het bovendien toegestaan dat het kasticket onder de vorm van een pdf-bestand, samen met de elektronische factuur, wordt uitgereikt aan de klant.

3.5. Bijzondere regels opeisbaarheid

3.5.1. Particuliere klanten: incasseringsprincipe

Wanneer (catering)diensten worden verricht voor een particulier, wordt de btw pas opeisbaar bij de incassering van de prijs, zelfs indien er vrijwillig gefactureerd wordt (zie artikel22bis, § 3, van het Btw-Wetboek).

Indien de klant nog niet betaald heeft op het einde van de aangifteperiode waarin het evenement plaatsvond, mag, bij het invullen van de btw-aangifte, de handeling in mindering worden gebracht van de omzet die resulteert uit de dagrapporten van het geregistreerde kassasysteem en is het dit resultaat dat opgenomen wordt in de btw-aangifte. In de aangifteperiode waarin de betaling wordt ontvangen, moet de handeling opnieuw bij de omzet resulterend uit de dagrapporten van het geregistreerd kassasysteem geteld worden om de btw-aangifte in te vullen. Dit kan trouwens steeds worden toegepast wanneer bij het invullen van de btw-aangifte blijkt dat de btw over de handelingen die in het geregistreerd kassasysteem dienden opgenomen te worden nog niet opeisbaar is.

De dienstverrichter mag er evenwel voor opteren de btw te vroeg te voldoen aan de Schatkist, zodat bovenstaande correcties niet hoeven te gebeuren.

3.5.2. Ontvangst van een voorschot

Strikt genomen hoeft er geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem te worden uitgereikt bij de ontvangst van een voorschot, omdat de levering van goederen nog niet heeft plaatsgevonden of de dienst nog niet voltooid is. De betaling van een voorschot maakt de btw echter opeisbaar en moet dus opgenomen worden in de btw-aangifte. Gezien de dagrapporten van het geregistreerde kassasysteem, het dagboek van ontvangsten vervangen, moet elk voorschot in het geregistreerde kassasysteem worden ingetikt. Op deze manier kan de omzet uit de dagrapporten van het geregistreerde kassasysteem, zonder correcties te moeten verrichten, opgenomen worden in de periodieke btw-aangifte.

Het vormt op zich geen probleem dat voorschotten die werden betaald via overschrijving met enige vertraging worden geregistreerd in het geregistreerde kassasysteem, bv. bij nazicht van de rekeninguittreksels, zolang de handeling wordt opgenomen in de btw-aangifte met betrekking tot de periode waarin het voorschot betaald werd.

Het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, dat wordt aangemaakt bij het intikken van het voorschot, moet worden uitgereikt aan de klant. Het is echter voldoende dat dit kasticket wordt uitgereikt samen met het kasticket van het geregistreerde kassasysteem dat de levering van de goederen of de voltooiing van de dienst vaststelt.

3.5.3. Opmerking btw-tarief op voorschot

Het btw-tarief van toepassing op een voorschot is, in principe, het normale tarief van 21 %. Hier mag enkel van worden afgeweken indien de belastingplichtige op het tijdstip van betaling van het voorschot de toepassing van een verlaagd tarief kan verantwoorden. Het bewijs van de toepassing van een verlaagd tarief op een deel van de maatstaf van heffing zou kunnen zijn dat het een all-in prijs betreft waarbij een verdeelsleutel toegepast wordt of nog wanneer het betaalde voorschot duidelijk verband houdt met de maaltijd, enz.

Het inhouden van het voorschot wanneer de reservatie geannuleerd wordt, is een schadevergoeding en moet niet belast worden. Wanneer het voorschot reeds werd ingegeven in het geregistreerde kassasysteem (met toepassing van btw), mag er dus een correctie gebeuren.

Het aanrekenen van een 'no show-vergoeding' omdat de klant niet is komen opdagen wordt eveneens als een schadevergoeding beschouwd en moet overigens niet opgenomen worden in het geregistreerd kassasysteem. Deze vergoedingen mogen wel opgenomen worden, bijvoorbeeld wanneer dit organisatorisch eenvoudiger is.

3.6. Facturatie

Indien de klant een belastingplichtige of niet-belastingplichtige rechtspersoon is, dient naast het kasticket van het geregistreerde kassasysteem, steeds een factuur te worden uitgereikt, overeenkomstig artikel 53, § 2, eerste lid, van het Btw-Wetboek. Het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan echter nooit het uitreiken van een factuur vervangen.

Krachtens artikel 4, van het koninklijk besluit nr. 1, moet de factuur worden uitgereikt uiterlijk de 15de dag van de maand na het tijdstip van de levering, het verrichten van de dienst of de betaling van het voorschot.

Deze factuur moet worden opgenomen in het uitgaande facturenboek, onder een opeenvolgende nummering. Bij het invullen van de btw-aangifte moet het bedrag van deze handeling in mindering worden gebracht van de totale omzet opgenomen in het geregistreerde kassasysteem zodat de handeling geen twee maal wordt opgenomen in de btw-aangifte.

Het uitreiken van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan dus nooit het uitreiken van een factuur vervangen. De factuur is een boekingsstuk dat in principe een belastbare handeling vaststelt. Het kasticket van een geregistreerd kassasysteem is net zoals de rekening of het ontvangstbewijs een controledocument, dat de uitvoering van een dienst vaststelt op het tijdstip waarop die dienst wordt verricht.

Indien er een creditnota wordt uitgereikt voor een handeling die werd opgenomen in het geregistreerde kassasysteem, moet deze eveneens worden ingetikt in dit systeem. Het totaal van de ingetikte gegevens moet namelijk de horecaomzet correct weergeven. Bij het invullen van de btw-aangifte moet het bedrag van de creditnota opgeteld worden bij de totale omzet opgenomen in het geregistreerde kassasysteem zodat de creditnota geen twee maal wordt opgenomen in de btw-aangifte.

Er kan worden toegestaan dat de factuur wordt uitgereikt onder de vorm van een kasticket, aangemaakt met het geregistreerde kassasysteem, nadat er een 'btw-kasticket' met behulp van het geregistreerde kassasysteem werd uitgereikt om te voldoen aan de verplichting van artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1. Ook hier kan de factuur nooit het kasticket van een geregistreerd kassasysteem vervangen en moet bovendien aan de volgende voorwaarden voldaan zijn:

-    het geregistreerde kassasysteem maakt eerst een kasticket aan, en kan pas daarna, op vraag van de gebruiker, ook een factuur aanmaken voor dezelfde handeling;

-    de factuur dient alle verplichte vermeldingen van artikel 5, van het koninklijk besluit nr. 1, te bevatten (waaronder de naam, het adres en het btw-identificatienummer van de klant);

-    de factuur bevat de vermelding 'Factuur', in plaats van 'Btw-kasticket';

-    de factuurtickets bevatten een aparte opeenvolgende nummering van het uitgaande facturenboek voor alle facturen uitgereikt met een geregistreerd kassasysteem, in combinatie met een verwijzing naar het nummer van het oorspronkelijke kasticket;

-    de gegevens van alle aangemaakte factuurtickets kunnen onder de vorm van een subboek voor uitgaande facturen uit het geregistreerde kassasysteem worden gehaald;

-    ook factuurtickets worden versleuteld en bewaard door het geregistreerde kassasysteem, waarbij de controlegegevens echter niet worden afgedrukt op het factuurticket.

3.7. Dagboek van ontvangsten

De belastingplichtige die gebruik maakt van een geregistreerd kassasysteem en voldoet aan alle daaromtrent opgelegde reglementering, is ontheven van de verplichting tot het houden van een dagboek van ontvangsten per bedrijfszetel zoals bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, eerste lid, van het koninklijk besluit nr. 1. Wel moeten dagelijks de nodige rapporten met behulp van het geregistreerde kassasysteem worden aangemaakt (dagelijks financieel rapport en dagelijks gebruiker rapport, krachtens artikel 2, punt 5, van het koninklijk besluit van 30.12.2009 tot het bepalen van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen).

Indien deze belastingplichtige echter verschillende inrichtingen uitbaat, moet hij wel nog steeds het centralisatiedagboek bedoeld in artikel 14, § 2, 3°, vierde lid, van het koninklijk besluit nr. 1, houden. Bij het gebruik van een geregistreerd kassasysteem, moet het centralisatieregister verplicht digitaal worden gehouden.

3.8. Einde van het gebruik van het geregistreerde kassasysteem

De verplichting tot uitreiking van een kasticket van een geregistreerd kassasysteem eindigt op het tijdstip waarop de belastingplichtige zijn activiteit die bestaat uit het verrichten van restaurant- en cateringdiensten, definitief stopzet (artikel 21bis, § 1, 4de lid, van het koninklijk besluit nr. 1). Deze bepaling moet begrepen worden als volgt.

3.8.1. Voorbeeld café

Een café verschaft naast dranken ook lichte maaltijden, bijvoorbeeld spaghetti en croque monsieur, waarmee hij de drempel van 25.000 euro overschrijdt. Hierdoor is de uitbater gehouden een geregistreerd kassasysteem te gebruiken. Hij reikt kastickets uit voor alle handelingen, zowel aan de klant die ter plaatse een lichte maaltijd nuttigt, als aan de klant die enkel een koffie drinkt.

In 2017 daalt de omzet uit de lichte maaltijden onder de 25.000 euro. Hij moet echter verder gebruik blijven maken van een geregistreerd kassasysteem. Wanneer de uitbater beslist om vanaf 01.01.2018 geen maaltijden meer aan te bieden in zijn café, en dus nog enkel dranken verschaft, mag hij stoppen met het gebruiken van een geregistreerd kassasysteem.

3.8.2. Voorbeeld restaurant

Een Chinees restaurant, gehouden tot het indienen van periodieke kwartaalaangiften, verschaft zowel maaltijden ter plaatse als meeneemmaaltijden. In 2016 wordt 10.000 euro omzet gerealiseerd door de maaltijden ter plaatse. Er moeten dus geen kastickets van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt worden. In 2017 is de situatie identiek. In de loop van het 3de kwartaal van 2018, stelt het restaurant vast dat de totale omzet aan restaurant- en cateringdiensten, gerealiseerd in de loop van het kalenderjaar 2018, de drempel van 25.000 euro heeft overschreden. Daarom moet een geregistreerd kassasysteem in gebruik genomen worden uiterlijk op het einde van de maand december 2018 (artikel 21bis, § 3, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

In het jaar 2021 beslist de belastingplichtige zich hoofdzakelijk te richten op meeneemmaaltijden, waardoor slechts 5.000 euro omzet gerealiseerd wordt door de maaltijden ter plaatse. Toch moet de betrokkene verder kastickets uitreiken met behulp van een geregistreerd kassasysteem. Pas wanneer er beslist wordt dat er geen maaltijden ter plaatse meer verschaft worden en er enkel nog meeneemmaaltijden mogelijk zijn, is het gebruik van een geregistreerd kassasysteem niet meer verplicht.

3.9. Verschil met rekening of ontvangstbewijs

Wanneer de drempel van 25.000 euro niet wordt overschreden, moet er een rekening of ontvangstbewijs bedoeld in artikel 22, § 1, eerste lid, 2°, van het koninklijk besluit nr. 1, uitgereikt worden voor het verschaffen van maaltijden en bijhorende dranken. In tegenstelling tot het kasticket van een geregistreerd kassasysteem, dient de rekening of het ontvangstbewijs dus niet voor alle verkopen van spijzen en dranken in de betrokken inrichting uitgereikt te worden.

Voorbeeld

Een bakker met verbruikssalon overschrijdt de drempel van 25.000 euro niet.

Rekeningen of ontvangstbewijzen zoals bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1, dienen uitgereikt te worden, voor de maaltijden en bijhorende dranken in het verbruikssalon, maar niet voor de verkopen in de bakkerij.

Een rekening of ontvangstbewijs mag worden vervangen door een volledige factuur, voor zover deze factuur aan de klant wordt uitgereikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd. Een kasticket van een geregistreerd kassasysteem kan nooit worden vervangen door een factuur.

De rekeningen of ontvangstbewijzen moeten besteld worden bij een erkende drukker. De dubbels van de uitgereikte rekeningen en ontvangstbewijzen moeten worden bewaard. Dagelijks moeten de nummers van de rekeningen en ontvangstbewijzen die in de loop van de dag werden uitgereikt, genoteerd worden in het dagboek van ontvangsten.

In een geregistreerd kassasysteem worden alle verrichte handelingen ingetikt. Het afgedrukte kasticket wordt uitgereikt aan de klant. Alle gegevens worden onveranderlijk bewaard in het geregistreerde kassasysteem. Er moet geen dagboek van ontvangsten meer gehouden worden. Wel moeten dagelijks de nodige rapporten met behulp van de kassa worden aangemaakt.

3.10. Technische opstelling van een geregistreerd kassasysteem

Gelet op het feit dat de invoering van de geregistreerde kassasystemen in de horecasector een antifraudemaatregel is, spreekt het voor zich dat pogingen om bepaalde handelingen niet op te nemen in het geregistreerde kassasysteem, niet zijn toegestaan.

Een geregistreerd kassasysteem:

-    is een apparaat dat gebruikt wordt voor de registratie van uitgaande handelingen;

-    waarborgt de onveranderlijkheid van de ingebrachte gegevens;

-    bewaart alle ingebrachte gegevens (met inbegrip van alle boekingen: bestellingen, terugnames, wijzigingen,  …) in een elektronisch journaal of journaalbestand;

-    is uitgerust met een module die deze gegevens ontvangt, controlegegevens aanmaakt, alle relevante data opslaat.

In het geval een belastingplichtige gebruikt maakt:

-    van een bestaand of nieuw kassasysteem waarin alle bestellingen gedetailleerd worden ingebracht met een functionaliteit van tafelbeheer en/of om de keuken/bar aan te sturen en bovendien;

-    van een ander kassasysteem waarin deze boekingen worden hernomen voor het louter afdrukken en uitreiken van een kasticket overeenkomstig artikel 21bis, van het koninklijk besluit nr. 1,

dienen beide kassasystemen de beveiligingen van een geregistreerd kassasysteem te bevatten. De uitgaande handelingen worden immers initieel geregistreerd in het eerste systeem en getransfereerd naar het tweede systeem.

Er wordt bovendien op gewezen dat alle gebruikte kassasystemen, alsook de gegevens die erin opgeslagen worden, moeten bewaard worden door de belastingplichtige overeenkomstig artikel 60, van het Btw-Wetboek (zie punt 3.12.).

Voor een uitgebreide technische toelichting van het geregistreerde kassasysteem en het koninklijk besluit van 30.12.2009 ter bepaling van de definitie en de voorwaarden waaraan een geregistreerd kassasysteem in de horecasector moet voldoen, wordt verwezen naar de circulaire AAFisc nr. 33/2016 (nr. E.T.124.747) dd. 08.11.2016.

3.11. Technische problemen

3.11.1. Administratieve formaliteiten in geval van technische problemen

Vanaf de ingebruikneming van het geregistreerde kassasysteem, moet de belastingplichtige, op de plaats waar het geregistreerde kassasysteem is geïnstalleerd, in het bezit zijn van een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen als bedoeld in artikel 22, van het koninklijk besluit nr. 1 (artikel 21bis, § 4, tweede lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

Ingeval de werking van het geregistreerde kassasysteem om welke reden ook is verstoord is de belastingplichtige ertoe gehouden een rekening of een ontvangstbewijs uit te reiken (art. 21bis, § 4, derde lid, van het koninklijk besluit nr. 1).

Teneinde te garanderen dat een belastingplichtige die gebruik maakt van het geregistreerde kassasysteem (verplicht of vrijwillig) ten allen tijde aan zijn fiscale verplichtingen kan voldoen, dient hij voor elke periode waarin zijn geregistreerd kassasysteem niet kan functioneren, krachtens artikel 21bis, § 5, van het koninklijk besluit nr. 1, als volgt te handelen:

-    hij bewaart een voorraad rekeningen of ontvangstbewijzen op de locatie waar zijn geregistreerd kassasysteem is opgesteld. Deze voorraad moet voldoende groot zijn, rekening houdend met de omvang van zijn economische activiteit. Deze voorraad moet aanwezig zijn vanaf de datum van ingebruikname van zijn geregistreerd kassasysteem;

-    hij brengt het GKS-team van de FOD Financiën, binnen de 7 kalenderdagen op de hoogte van de technische problemen met zijn geregistreerd kassasysteem door het versturen van een e-mail naar secr.gksce [at] minfin.fed.be. Hij vermeldt hierin kort de aard van het probleem en de datum en uur vanaf wanneer er geen correct kasticket door het geregistreerde kassasysteem meer kon worden uitgereikt. In geval het defect reeds is opgelost bij de verzending van deze mail, vermeldt hij eveneens de datum en het uur vanaf wanneer hij opnieuw correct kastickets kon uitreiken met zijn geregistreerd kassasysteem, de hoeveelheid rekeningen of ontvangstbewijzen die werden uitgereikt en de begin- en eindnummers van de uitreikte rekeningen of ontvangstbewijzen. In het geval het defect nog niet is opgelost bij de zending van de eerste mail maken deze gegevens het voorwerp uit van een afzonderlijke mail;

-    in elk geval van technische problemen, waardoor geen correct kasticket met het geregistreerde kassasysteem kan worden uitgereikt, moet er een rekening of ontvangstbewijs worden uitgereikt voor het verschaffen van maaltijden en van dranken die bij die maaltijden worden verbruikt. Er wordt opgemerkt dat tijdens de noodprocedure het uitreiken van een rekening of ontvangstbewijs niet kan vervangen worden door het uitreiken van een factuur, zelfs niet wanneer de factuur wordt uitgereikt  wanneer de dienst is verricht of op het tijdstip van de levering.

Technische onderbrekingen moeten steeds gemeld worden. Indien deze procedure niet correct en volledig wordt gevolgd, wordt de betrokken belastingplichtige geacht geen controledocument te hebben uitgereikt.

3.11.2. In geval van technische problemen met de VAT Signing Card (VSC)

De belastingplichtige meldt onverwijld elk slecht functioneren van de aan hem bedeelde VSC en vraagt de FOD Financiën om vervanging ervan. Zowel de aanvraag als de buitengebruikstelling van een VSC gebeurt via de webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem) Ondertussen past hij de procedure toe zoals hierboven vermeld.

Van zodra de belastingplichtige zijn nieuwe (vervangende) VSC van de FOD Financiën heeft ontvangen, dient hij deze onverwijld in de FDM in te brengen, waarbij éénmalig de activatie met pincode dient te gebeuren.

De VSC wordt beschouwd als een stuk met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid dat, gelet op artikelen 60 en 61, van het Btw-Wetboek, moet bewaard worden gedurende de normale wettelijke periode en moet voorgelegd worden op ieder verzoek van de controlerende ambtenaar.

3.11.3. In geval van technische problemen met de Fiscal Data Module (FDM)

De belastingplichtige brengt de administratie onverwijld op de hoogte van de buitengebruikstelling van een FDM, alsook van de ingebruikname van een nieuwe FDM via de webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem).

Gelet op artikelen 60 en 61, van het Btw-Wetboek, dient de belastingplichtige alle gegevens opgeslagen in de FDM gedurende de normale wettelijke periode te bewaren. Overeenkomstig artikel 60, §4, van het Btw-Wetboek, dient de volledige FDM nog gedurende 7 jaar bewaard te worden vanaf 1 januari van het jaar volgend op het laatste jaar waarin de FDM werd gebruikt.

Om technische analyses door verdeler/producent (al of niet in het kader van de wettelijke garantiebepalingen) evenwel mogelijk te maken, wordt toegestaan dat de FDM wordt verwijderd van de oorspronkelijke plaats van opstelling, indien hierbij voldaan wordt aan volgende voorwaarden:

-    de belastingplichtige neemt zelf via activering (inbrengen van SD kaart) van poort 3 een (automatische) volledige kopie van de gegevens en bewaart deze SD kaart met de gegevens voor de voormelde periode en

-    de belastingplichtige behoudt de defecte FDM op de exploitatiezetel voor een periode van één maand, teneinde de administratie toe te laten zelf een kopiename te verrichten, indien zij dit wenselijk acht.

Ondertussen past hij de procedure toe zoals hierboven vermeld.

3.11.4. In geval van technisch probleem met het kassasysteem

In dit geval is de belastingplichtige in de onmogelijkheid om enige transactie  via zijn geregistreerd kassasysteem te registreren (d.w.z. het inbrengen van PLU-gegevens en/of het afdrukken van een geldig kasticket). Het oplossen van dergelijke problemen behoort tot de werkrelatie tussen de belastingplichtige en de verkoper/verdeler van zijn kassasysteem.

3.12. Bewaring

Krachtens artikel 60, § 4 van het Btw-Wetboek, dienen alle boeken en stukken met betrekking tot de uitgeoefende werkzaamheid bewaard te worden gedurende 7 jaar te rekenen vanaf 1 januari van het jaar volgend op hun sluiting wat boeken betreft, op hun datum wat de andere stukken betreft.

Hierdoor worden onder andere beoogd:

-    de Fiscale Data Module en de erin opgeslagen gegevens;

-    de VAT Signing Card;

-    de in de kassa opgeslagen gegevens waaronder het elektronisch journaal, de dagelijkse financiële en gebruikersrapporten, de gedetailleerde bestellingen onder tafelbeheer, boekingen op klantenrekeningen, …

maar ook:

-    papieren boekjes en opnamebriefjes door kelners gebruikt om bestellingen te noteren;

-    boek met reserveringen, bestellingen, voorschotbetalingen,…

In het geval de belastingplichtige op zijn geregistreerd kassasysteem gebruik maakt van de functionaliteit 'tafelbeheer' wordt elke bestelling gedetailleerd bewaard in het elektronisch journaal van zijn geregistreerd kassasysteem én wordt een 'samenvatting’ (waaronder de maatstaf van heffing per tarief) versleuteld en bewaard op de Fiscale Data Module. Naargelang de wens van de uitbater, kan deze bestelling ook doorgezonden worden en afgedrukt als bar- of keukenticket. Dit papieren ticket bevat vaak geen prijs of andere btw-gegevens. Btw-technisch kan aanvaard worden dat de digitale bewaring van de bestellingen in het elektronisch journaal én de samenvatting in de Fiscale Data Module volstaan. Het papieren bar- of keukenticket hoeft onder deze voorwaarden dus niet bewaard te worden.

In het geval de uitbater evenwel GEEN gebruik maakt van voormelde functionaliteit, dan wordt de bestelling eerst op briefjes, kaartjes, bonnetjes, ... genoteerd en doorgegeven aan de keuken en/of bar. De registratie in het geregistreerde kassasysteem gebeurt dan pas op het ogenblik dat de klant de rekening vraagt. In dit geval kan er geen twijfel over bestaan dat deze briefjes, kaartjes, bonnetjes, ... wel degelijk onder de bewaringsplicht van artikel 60, § 4, van het Btw-Wetboek vallen, en bovendien als verantwoording dienen voor de registratie in het geregistreerde kassasysteem.

4. Registratie- en aankoopprocedure voor belastingplichtige uitbaters

4.1. Registratie

De belastingplichtigen die voor maximum 25.000 euro omzet, exclusief btw, restaurant- of cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, verrichten en na het verstrijken van een referentieperiode (na elk btw-aangiftetijdvak), vaststellen voor meer dan 25.000 euro omzet, exclusief btw, restaurant- en cateringdiensten, met uitsluiting van het verschaffen van dranken, te verrichten, dienen uiterlijk twee maanden na het verstrijken van de referentieperiode geregistreerd te zijn. Het geregistreerde kassasysteem dient uiterlijk drie maanden na het verstrijken van de referentieperiode in gebruik genomen te worden (zie punt 2.6. voor de referentieperiodes en uiterlijke data van registratie en ingebruikname voor starters en overnemers).

De registratie gebeurt via een door de FOD Financiën ter beschikking gestelde webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem). Indien de webapplicatie slecht functioneert moet de registratieaanvraag gestuurd worden naar het e-mailadres: secr.gksce [at] minfin.fed.be (NL-FR).

De belastingplichtige dient zijn persoonlijke gegevens te registeren, alsook de gegevens van de betrokken inrichting(en). Elke inrichting waar een geregistreerd kassasysteem in gebruik moet genomen worden, dient afzonderlijk geregistreerd te worden. Deze registratie is nodig om in de volgende fase per inrichting een VAT Signing Card te kunnen aanvragen.

4.2. Aankoop correcte kassa en fiscale data module

Kassa’s en fiscale data modules worden door de producenten aangeboden bij de FOD Financiën ter controle. De toestellen die voldoen aan alle gestelde eisen, ontvangen een certificaat. Alle gecertificeerde kassa’s en fiscale data modules en de gegevens van de betrokken producenten worden opgelijst op de infowebstek van het geregistreerde kassasysteem (zie punt 5.). De productienummers van de aangekochte kassa en fiscale data module moeten geregistreerd worden via bovenvermelde applicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem). Deze registratie is nodig om in de volgende fase een VAT Signing Card te kunnen aanvragen.

De mogelijkheden om te werken met een geregistreerd weegschaal-kassasysteem zijn momenteel nog zeer beperkt. Voor de betrokkenen (bv. een slager-traiteur) is het momenteel toegestaan een gewone weegschaalkassa te gebruiken en enkel het totaal per klant over te brengen op een geregistreerd kassasysteem. Dit kan bv. door op het ticket van de weegschaalkassa een barcode af te drukken, die kan gescand worden door het geregistreerde kassasysteem. Er wordt evenwel verwezen naar punt 2.5.1. van de huidige circulaire waarin wordt toegelicht dat de slagerij en de cateringdiensten als afzonderlijke inrichtingen beschouwd mogen worden. Er dienen enkel kastickets van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden, bij overschrijding van de drempel, voor de verstrekte cateringdiensten en niet voor de verrichte verkopen in de slagerij.

4.3. Aanvraag VAT Signing Card

Vervolgens kunnen de belastingplichtigen die zichzelf en hun betrokken inrichtingen geregistreerd hebben via dezelfde webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem) een VAT Signing Card aanvragen. Om deze aanvraag te kunnen vervolledigen, moeten de productienummers van de kassa en de fiscale data module geregistreerd worden. Dientengevolge heeft de belastingplichtige op dit tijdstip, hetzij reeds een kassa en fiscale data module in zijn bezit, hetzij van zijn verdeler de productienummers van de toestellen die hem geleverd zullen worden reeds ontvangen.

4.4. Overdracht van het geregistreerde kassasysteem

Indien op een bepaald tijdstip een belastingplichtige beslist zijn geregistreerd kassasysteem of zijn volledige activiteit te verkopen, over te laten, stop te zetten,… dient hij de nieuwe eigenaar van het geregistreerde kassasysteem te registreren via dezelfde webapplicatie (website FOD Financiën financien.belgium.be > E-services > Registratiemodule Geregistreerd Kassasysteem). De VAT Signing Card kan niet worden overgedragen naar een andere belastingplichtige, aangezien de kaart gepersonaliseerd werd (gekoppeld aan het btw-identificatienummer). Ook de fiscale data module kan in principe niet overgedragen worden aan een andere belastingplichtige, gezien de verplichte bewaringstermijn van de gegevens die erop bewaard worden. Uitzonderlijk mag de fiscale data module wel overgedragen worden bv. bij de omzetting van een éénmanszaak naar een vennootschap (dit veronderstelt wel een nieuwe VAT Signing Card gezien het om een nieuw btw-identificatienummer zal gaan).

4.5. Verhuur van het geregistreerde kassasysteem

Het kassagedeelte van een geregistreerd kassasysteem kan achtereenvolgens verhuurd worden aan verschillende belastingplichtigen. De verhuurder is gehouden na afloop de Z-rapporten, transactiebestanden en het elektronisch journaal te bezorgen aan de huurder. De huurder gebruikt deze data als verantwoordingsstukken voor de dagontvangsten en bewaart deze documenten gedurende de normale bewaringstermijn.

De huurder is verantwoordelijk voor de aankoop van een fiscale data module en de aanvraag van een VAT Signing Card op zijn eigen btw-identificatienummer. Indien de huur beperkt is in tijd (maximum 10 dagen), kan echter ook gebruik gemaakt worden van de 'depannage' VAT Signing Card van de verhuurder.

5. Slotbepaling

Voor bijkomende informatie wordt verwezen naar de infowebstek www.geregistreerdkassasysteem.be.

Alle administratieve commentaren die in strijd zijn met de onderhavige circulaire worden opgeheven.

De aandacht wordt in het bijzonder gevestigd op:

-    de beslissing nr. E.T.114.588 van 01.12.2008;

-    de beslissing nr. E.T.118.066 van 09.03.2010 en het erratum-addendum inzake deze beslissing van 11.06.2010, alsook haar verlenging door beslissing nr. E.T.123.472 van 30.11.2012;

-    de beslissing nr. E.T.127.735 van 02.03.2015;

-    de beslissing nr. E.T.127.736 van 16.02.2015.

De beslissing nr. E.T.123.798 van 24.01.2014 en de beslissing nr. E.T.127.190 van 26.11.2014 werden reeds door de Raad van State vernietigd.

Worden gedeeltelijk vernietigd of gewijzigd, zoals in de huidige circulaire uiteengezet:

-    de aanschrijving nr. 6 van 27.04.1999;

-    de beslissing nr. E.T.103.592 van 02.06.2003.

De beslissing nr. E.T.100.714 dd. 24.06.2014 inzake cateringin de sector van de collectieve catering blijft van toepassing.

Deze circulaire treedt in werking de 10de dag na de publicatie ervan in het Belgisch Staatsblad.

Lees de volledige tekst van de circulaire 2017/C/70 betreffende het geregistreerde kassasysteem