Cash for car - 12 FAQ over de mobiliteitsvergoeding

Geschreven door Lexalert

Foto: A♥

De wet van 30 maart 2018 voert de mobiliteitsvergoeding in. Deze is ook wel bekend als cash for car en niet te verwarren met het mobiliteitsbudget.

Hieronder een aantal veelgestelde vragen:

Wie kan aanspraak maken op een mobiliteitsvergoeding?
Wat wordt verstaan onder een "bedrijfswagen"?
Wie neemt het initiatief tot het invoeren van de mobiliteitsvergoeding?
Hoe wordt de bedrijfswagen ingevoerd?
Wat zijn de voorwaarden voor de werkgever?
Wat is de bijzondere regeling voor startende ondernemingen?
Aan welke voorwaarden moet de werknemer voldoen?
Wat met werknemers die bij een andere werkgever tewerkgesteld waren?
Heeft de werkgever beslissingsvrijheid?
Wordt de mobiliteitsvergoeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst?
Wat is het verschil tussen mobiliteitsvergoeding en mobiliteitsbudget?
Vanaf wanneer geldt het mobiliteitsbudget?

1. Wie kan aanspraak maken op een mobiliteitsvergoeding?

De mobiliteitsvergoeding is van toepassing op alle werknemers die in het kader van hun loonsysteem het voordeel van een bedrijfswagen genieten.

Het gaat daarbij concreet om alle personen die onder gezag, leiding en toezicht werken, al dan niet met een arbeidsovereenkomst, en zowel in de private als in de openbare sector.

De fiscale indeling die aan de bezoldiging wordt gegeven, heeft geen invloed. Zo zal een werknemer die binnen dezelfde onderneming een gratis mandaat uitoefent als bestuurder, vallen onder het toepassingsgebied van deze wet terwijl zijn bezoldiging fiscaal beschouwd zal worden als bezoldiging van een bedrijfsleider.

2. Wat wordt verstaan onder een "bedrijfswagen"?

Het begrip “bedrijfswagen” wordt als zodanig niet gebruikt in het fiscaal recht, het arbeidsrecht en het sociaal recht. Het begrip wordt daarom hier geïntroduceerd, temeer omdat het om het centrale begrip gaat in het gehele ontwerp. De bewoording ervan is duidelijk en is ontleend aan het sociaal recht, het fiscaal recht geeft dezelfde inhoud, maar anders verwoord. Om interpretatieverschillen te vermijden wordt er voor de rechtszekerheid verwezen naar artikel 65 WIB 92. Ook artikel 38, § 3quater, 1°, derde lid, van de wet van 29 juni 1981 houdende de algemene beginselen van de sociale zekerheid voor werknemers, verwijst overigens naar dit artikel 65, WIB 92. Door uitdrukkelijk te voorzien dat het moet gaan om een voertuig waarvoor een voordeel van alle aard van toepassing is en waarvoor een solidariteitsbijdrage is verschuldigd door de werkgever vallen de lichte vrachtwagens, als utilitair voertuig, buiten deze definitie.

3. Wie neemt het initiatief tot het invoeren van de mobiliteitsvergoeding?

Het initiatief tot het invoeren van een mobiliteitsvergoeding berust bij de werkgever. Hij beslist of hij al dan niet het systeem van mobiliteitsvergoeding zal invoeren. Het staat de werkgever ook vrij om dat in te voeren voor de hele onderneming, voor een bepaalde afdeling, of voor bepaalde categorieën werknemers.

Voorzien wordt wel dat als de werkgever voorwaarden wenst te verbinden aan de toekenning van een mobiliteitsvergoeding, hij deze bij de invoering van de mobiliteitsvergoeding kenbaar moet maken aan het personeel.

4. Hoe wordt de bedrijfswagen ingevoerd?

De introductie van de mobiliteitsvergoeding in het loonsysteem van de werkgever kan gebeuren op dezelfde manier als waarop de bedrijfswagen zelf werd ingevoerd binnen de onderneming. Dat kan dan een collectieve arbeidsovereenkomst of een individuele arbeidsovereenkomst zijn maar evenzeer via een zogenaamde “policy” die de kenmerken vertoont van een individuele arbeidsovereenkomst, en desgevallend kan het zelfs zonder verdere formalisering of m.a.w. via een gebruik worden geïntroduceerd.

Dat is een gewone toepassing van de hiërarchie van de rechtsbronnen en deze wet wijkt daar niet van af.

De werkgever heeft voor alle duidelijkheid dus niet het recht om de bestaande arbeidsovereenkomsten eenzijdig te wijzigen. Dat gaat in tegen de geldende rechtsregels van het gemeen recht (artikel 1134 BW) en het arbeidsrecht (artikel 6 en artikel 25 wet van 3 juli 1978).

5. Wat zijn de voorwaarden voor de werkgever?

De werkgever moet reeds gedurende een ononderbroken periode van 36 maanden, onmiddellijk voorafgaand aan de invoering van de mobiliteitsvergoeding, bedrijfswagens ter beschikking stellen van één of meerdere werknemers alvorens hij van start kan gaan met de invoering van het systeem van de mobiliteitsvergoeding. De wachtperiode van drie jaar is een antimisbruikbepaling die moet verhinderen dat het systeem oneigenlijk gebruikt zou worden. Ondernemingen die bij het in voege treden van de wet, alsnog geen bedrijfswagens ter beschikking stellen van hun werknemers, zullen m.a.w. geen mobiliteitsvergoeding kunnen toekennen door één of meerdere werknemers nog snel eerst een bedrijfswagen te geven.

Dat de werkgever effectief al minstens 36 maanden bedrijfswagens ter beschikking stelt, kan op diverse wijzen worden aangetoond.

Een tastbaar bewijs kan onder meer geleverd worden op grond van de Dmfa-aangifte van de werkgever.

Wanneer een bedrijfswagen ter beschikking wordt gesteld door de werkgever, is de werkgever hiervoor immers een CO2-solidariteitsbijdrage verschuldigd. Sinds 1 januari 2005 wordt het totaal verschuldigde bedrag van deze bijzondere bijdrage op het niveau van de onderneming aangegeven.

Ook de nummerplaten van de desbetreffende voertuigen moeten opgegeven worden.

Het voorkomen van deze bijdrage op het niveau van de onderneming is bijgevolg een duidelijke indicator van het bestaan van een systeem van bedrijfswagens in de onderneming.

Volg het on demand seminarie Up-to-date HR-recht 2018-2 met Dries FAINGNAERT

6. Wat is de bijzondere regeling voor startende ondernemingen?

Een uitzondering op het 36 maanden principe bestaat voor startende ondernemers. Jonge bedrijven die nog geen 36 maanden actief zijn maar wel bedrijfswagens toekennen aan één of meerdere werknemers, worden zo niet uitgesloten van de mogelijkheid om het systeem van een mobiliteitsvergoeding in te voeren. Ook werknemers met een bedrijfswagen in een jonge onderneming mogen m.a.w. bijdragen tot een duurzame mobiliteit.

Voor de volledigheid wordt hier al wel aangestipt, dat de werknemer van een startende onderneming wel gedurende minstens 12 maanden over een bedrijfswagen moet beschikt hebben alvorens die te kunnen inleveren voor een mobiliteitsvergoeding (artikel 5 § 2 ). Het volstaat derhalve niet om een onderneming te starten, vervolgens één werknemer gedurende één dag een bedrijfswagen te geven om die vervolgens om te zetten in een mobiliteitsvergoeding. De facto zal ook een startende onderneming in principe immers minstens 12 maanden een bedrijfswagen ter beschikking gesteld moeten hebben van een werknemer alvorens deze laatste ervoor kan opteren om deze in te leveren voor een mobiliteitsvergoeding.

Om te weten of het gaat om een startende onderneming wordt rekening gehouden met:

als de werkgever een natuurlijk persoon is, de datum van de eerste inschrijving in de Kruispuntbank van Ondernemingen.
als de werkgever een rechtspersoon is, de datum van de neerlegging van de oprichtingsakte ter griffie van de rechtbank van koophandel of van een gelijkaardige registratieformaliteit in een andere lidstaat van de Europese Economische Ruimte.

7. Aan welke voorwaarden moet de werknemer voldoen?

Voor de werknemer geldt een dubbele voorwaarde:

de werknemer moet in de voorbije 36 maanden minstens 12 maanden over een bedrijfswagen beschikken of beschikt hebben; en
op het moment van de aanvraag moet hij minstens 3 maanden ononderbroken beschikken over een bedrijfswagen.

Die termijn van drie maanden kan zowel binnen als buiten die termijn van 12 maanden vallen. In het laatste geval strekt de totale duur voor de werknemer zich dan uit tot 15 maanden.

Voorbeeld 1: een werknemer heeft heel het jaar 2016 een bedrijfswagen gehad bij zijn werkgever maar sinds begin 2017 niet meer. De werkgever voert de mobiliteitsvergoeding in per 1 januari 2018.

De voorwaarde van de 12 maanden is voldaan voor deze werknemer maar de voorwaarde van de drie maanden niet waardoor hij geen aanspraak kan maken op een mobiliteitsvergoeding.

Op zich is dit overigens ook logisch. De werknemer beschikt bij zijn aanvraag niet meer over een bedrijfswagen en bijgevolg kan deze ook niet meer worden ingeruild.

Voorbeeld 2: een werknemer beschikt over een bedrijfswagen sinds 1 januari 2017. De werkgever voert de mobiliteitsvergoeding in per 1 januari 2018 en de werknemer doet dezelfde dag nog een aanvraag voor een mobiliteitsvergoeding.

Beide voorwaarden zijn voldaan: de werknemer heeft immers minstens 12 maanden lang een bedrijfswagen. Hij heeft die bedrijfswagen ook minstens drie maanden ononderbroken voor de aanvraag op 1 januari 2018. Dat die laatste drie maanden inbegrepen zijn in die periode van 12 maanden, is m.a.w. geen beletsel.

In de praktijk zal de startende onderneming dus wel minstens 12 maanden moeten bestaan en van bij het begin een bedrijfswagen moeten toegekend hebben aan één of meerdere werknemers, opdat de werknemer een aanvraag kan indienen voor een mobiliteitsvergoeding.

8. Wat met werknemers die bij een andere werkgever tewerkgesteld waren?

Voor de werknemers die voordien evenwel bij een andere werkgever waren tewerkgesteld waar ze ook reeds het voordeel van een bedrijfswagen genoten, voorziet de wet een aantal uitzonderingen:

Indien ze bij hun vorige werkgever ook al een mobiliteitsvergoeding ontvingen, dan kan de nieuwe werkgever de toekenning ervan zonder onderbreking verderzetten. De wachttermijn van 12 maanden moet m.a.w. niet opnieuw doorlopen worden. Hij kan in dat geval aan de nieuwe werkgever uiterlijk 1 maand na indiensttreding een aanvraag richten om deze mobiliteitsvergoeding verder te zetten;
of indien ze bij hun vorige werkgever reeds gedurende minstens 12 maanden over een bedrijfswagen hebben beschikt en ook minstens drie maanden ononderbroken onmiddellijk voorafgaand aan de uitdiensttreding. Ze kunnen dan onmiddellijk een aanvraag voor een mobiliteitsvergoeding indienen bij hun nieuwe werkgever, zonder opnieuw eerst 12 maanden over een bedrijfswagen te moeten beschikken bij de nieuwe werkgever. Dit biedt werknemers die voldoen aan alle voorwaarden om de mobiliteitsvergoeding aan te vragen maar wiens werkgever heeft beslist om het niet in te voeren, de mogelijkheid om over te stappen naar een werkgever die de mobiliteitsvergoeding wel heeft ingevoerd;
indien ze de wachttermijn van 12 maanden al gedeeltelijk hadden doorlopen, dan kunnen ze die bij hun nieuwe werkgever verderzetten;

In de eerste twee uitzonderingen moet de werknemer een aanvraag indienen bij zijn nieuwe werkgever, dit uiterlijk één maand na zijn indiensttreding. Indien de werknemer deze termijn laat verstrijken zonder een aanvraag in te dienen, dan kan hij die periode bij de vorige werkgever niet meer laten gelden en dient hij een nieuwe termijn van 12 maanden te laten verstrijken (eventueel inclusief de 3 maanden). In de derde uitzondering moet de werknemer zijn werkgever uiterlijk tot één maand na zijn indiensttreding meedelen dat hij met de bij de vorige werkgever afgelopen periode rekening wenst te houden.

Voorbeeld: Een werknemer in dienst bij werkgever A heeft een bedrijfswagen gedurende 7 maanden en stapt vervolgens naar werkgever B waar hij ook een bedrijfswagen ter beschikking gesteld krijgt. Na 5 maanden kan hij dan bij werkgever B een aanvraag doen voor een mobiliteitsvergoeding indien werkgever B dat systeem heeft ingevoerd.

De wachttermijn is dus in zekere zin verworven in hoofde van de werknemer en niet gebonden aan één enkele werkgever. De periode van 12 maanden kan zich over meerdere werkgevers uitstrekken.

Dit biedt ook een mogelijkheid aan werknemers die niet aansluitend van de ene naar de andere werkgever overstappen, maar bijvoorbeeld tussenliggend een niet-beroepsactieve periode hadden (bijvoorbeeld werkloosheid) om versneld beroep te kunnen doen op de mobiliteitsvergoeding, zonder een volledig nieuwe wachtperiode van 12 maanden te moeten doorlopen.

De andere toekenningsvoorwaarden blijven wel van kracht.

Dat betekent dat beide werkgevers ofwel het systeem van de mobiliteitsvergoeding moeten ingevoerd hebben ofwel dat ze bedrijfswagens toekennen aan één of meer werknemers, waarbij de nieuwe werkgever dan akkoord gaat om de mobiliteitsvergoeding in te voeren (zie ook de opmerking van de Raad van State in zijn advies nr. 62.233/1/3 van 14 november 2017 daarover: er moet altijd duidelijkheid zijn omtrent welke systemen bij welke werkgever van toepassing zijn en wie de eindbeslissing heeft).

De werknemer moet een aanvraag hebben ingediend en de werkgever moet die aanvraag goedgekeurd hebben.

Wanneer een werknemer in dienst blijft bij eenzelfde werkgever is de voorwaarde van 12 maanden eenvoudig na te trekken.

Op de loonbrief/individuele rekening wordt immers melding gemaakt van de bedrijfswagen en ook van een eventuele eigen bijdrage van de werknemer voor het persoonlijk gebruik van de wagen.

9. Heeft de werkgever beslissingsvrijheid?

Na de ingediende aanvraag beslist de werkgever of hij daarop ingaat.

Net zoals de werknemer niet kan verplicht worden om zijn bedrijfswagen te vervangen door een mobiliteitsvergoeding, in het kader van deze wet, kan de werkgever niet verplicht worden om op de aanvraag van de werknemer in te gaan. De werkgever kan m.a.w. van mening zijn dat de bedrijfswagen voor de betrokken werknemer vereist is voor de uitoefening van diens werk en bijgevolg dient behouden te blijven. Zijn motieven kunnen ook te maken hebben met de bedrijfscultuur, bijvoorbeeld omdat de functie van de betrokken werknemer een bepaalde representativiteit vereist en de bedrijfswagen daar een onderdeel van is. De werknemer moet dan met een zekere standing bij de klanten en prospecten zijn bedrijf vertegenwoordigen en de bedrijfswagen kan daar een belangrijk onderdeel van zijn. De aanvraag is dus niet bindend voor de werkgever en creëert ook geen rechten voor de werknemer.

Net zoals de aanvraag door de werknemer schriftelijk moet gebeuren, wordt ook de beslissing van de werkgever schriftelijk ter kennis gebracht van de werknemer.

10. Wordt de mobiliteitsvergoeding opgenomen in de arbeidsovereenkomst?

De formele aanvraag van de werknemer en de positieve beslissing van de werkgever om op deze aanvraag in te gaan, vormen een overeenkomst die als zodanig inhoudelijk deel uitmaakt van de arbeidsovereenkomst tussen beide partijen.

Deze overeenkomst wordt voorafgaandelijk aan de eerste uitbetaling van de mobiliteitsvergoeding gesloten en vermeldt onder andere het basisbedrag van de mobiliteitsvergoeding.

11. Wat is het verschil tussen mobiliteitsvergoeding en mobiliteitsbudget?

De mobiliteitsvergoeding (gekend als ‘cash for car’) geeft werknemers de mogelijkheid om hun bedrijfswagen in te ruilen voor een geldbedrag.

Het mobiliteitsbudget is de volgende stap. Het geeft werkgevers en werknemers een aantal bijkomende alternatieven voor de bedrijfswagen. Het geldbedrag van dit mobiliteitsbudget wordt gebaseerd op de Total Cost of Ownership (TCO) voor de werkgever. Dat is de totale kostprijs op jaarbasis die de werkgever draagt voor de bedrijfswagen en alle bijbehorende kosten (brandstof, verzekering, onderhoud, taksen, …).

12. Vanaf wanneer geldt het mobiliteitsbudget?

Vanaf 1 januari 2018.

Lees de volledige tekst van wet van 30 maart 2018 betreffende de invoering van een mobiliteitsvergoeding