De contouren van het Belgisch UBO-register bekend

Geschreven door Gerd D. Goyvaerts - Stephanie Gabriel, Tiberghien Advocaten , www.tiberghien.com
Foto: IBR

Met de wet van 18 september 2017 tot voorkoming van het witwassen van geld en de financiering van terrorisme en tot beperking van het gebruik van contanten (hierna afgekort de ‘AWW-Wet’) werd de invoering van het zogenaamde Belgisch “UBO-register” aangekondigd. Dit “UBO-register” is een (op Europees initiatief geregelde) gecentraliseerde databank waarin bepaalde door de wet voorgeschreven informatie van alle “uiteindelijke begunstigden” of “UBO’s” (de Engelse afkorting van “Ultimate Beneficial owners”) van vennootschappen en kwalificerende entiteiten moet worden opgenomen.

Voorlopig was het nog koffiedik kijken naar de concrete draagwijdte en praktische uitvoeringsmodaliteiten van het register. Dit in het bijzonder voor wat betreft de inhoud van de te verzamelen en te verstrekken informatie, de toegang tot het register of het gebruik van de in het register opgenomen informatie.

Deze werkingsmodaliteiten werden nu in uitvoering van de Wet vastgelegd bij Koninklijk Besluit van 30 juli 2018 (BS. 14 augustus 2018, ed. 2, blz.64.620 ) (hierna het “KB”) dat in werking treedt op 31 oktober 2018.

Het Koninklijk Besluit dat in uitvoering van de antiwitwaswet de praktische modaliteiten van het UBO-register regelt, alsook het verslag aan de Koning daarbij, voorzien als deadline om deze informatie aan het UBO-register voor de eerste keer over te maken 30 november 2018. Dit omwille van de wettelijk voorziene termijn van één maand voor informatieplichtige entiteiten om de vereiste informatie te rapporteren.  In een recent gepubliceerde FAQ te raadplegen via de website van de Federale Overheidsdienst Financiën werd deze deadline echter uitgesteld naar 31 januari 2019. Volgens een mededeling op de website van de Federale Overheidsdienst Financiën zelf, werd deze deadline inmiddels in overleg met de sector opgeschoven naar 31 maart 2019.

“Hoewel de inwerkingtreding pas op 31 oktober 2018 is gepland, heeft u tijd tot 31 maart 2019 om uw uiteindelijke begunstigden voor de eerste maal te registreren.” (https://financien.belgium.be/nl/E-services/ubo-register)

Hierna bespreken wij alvast de voornaamste praktische implicaties van het KB voor zowel de informatieplichtige entiteiten als voor de UBO’s zelf.

Praktische gevolgen voor informatieplichtige entiteiten

Jaarlijkse rapporteringsverplichtingen

Aan de bestuurders, respectievelijke trustees van de betrokken informatieplichtige entiteiten wordt de verplichting opgelegd om op toereikende en accurate wijze informatie met betrekking tot hun uiteindelijke begunstigden en het door hen aangehouden economische belang te verzamelen, te bewaren en jaarlijks te rapporteren aan een hiertoe specifiek ingerichte dienst binnen de “Administratie van de Thesaurie”. Deze rapporteringsverplichting zal concreet uitvoering vinden via een elektronisch formulier dat sinds 27 september 2018 ter beschikking is op de website van de FOD Financiën via er-services (MyMinfinportaal) https://financien.belgium.be/nl/E-services/ubo-register.

Volgens de FAQ zal de applicatie tot het verlenen van een extern mandaat waarbij een boekhouder, belastingadviseur, natuurlijke persoon of rechtspersoon gemandateerd wordt om de informatieverplichtingen onder het UBO-register te vervullen eind oktober 2018 beschikbaar zijn.

Bij niet naleving van deze rapporteringsverplichting kan een administratieve geldboete van minimum 250 EUR en maximum 50.000 EUR worden opgelegd. De tekst van het KB lijkt daarbij echter uit te schijnen dat dergelijke administratieve geldboete niet kan worden opgelegd aan nalatige trustees of fiduciebeheerders.

Informatieplichtige entiteiten

De Wet onderscheidt volgende vier categorieën als informatieplichtige entiteiten:

  • Vennootschappen – ongeacht hun rechtsvorm - hetgeen ook impliceert dat de burgerlijke maatschap als een informatieplichtige entiteit moet worden beschouwd;
     
  • (Internationale) verenigingen zonder winstoogmerk en stichtingen;
     
  • Trusts en fiducieën (waarbij onder bepaalde voorwaarden buitenlandse trusts);
     
  • Juridische entiteiten die vergelijkbaar zijn met fiducieën en trusts. Bij KB dient verder te worden verduidelijkt welke juridische entiteiten hieronder worden begrepen, hetgeen op heden nog niet is gebeurd.

Voor trusts dient de bedoelde informatie aan het register te worden medegedeeld indien het een “Belgische trust” betreft (hetgeen de facto een non issue is aangezien de trust niet gekend is als rechtsfiguur in de Belgische rechtsorde), maar ook wanneer de trustee of fiduciebeheerder in België gevestigd is of indien de trustee of fiduciebeheerder die niet gevestigd is in een lidstaat van de EER in België een zakelijke relatie aangaat (bv. het openen van een bankrekening) of een onroerend goed verwerft op naam van de trust. In het laatste geval kunnen buitenlandse trustees in het kader van hun identificatieverplichting evenwel volstaan met de mededeling aan de Administratie van de Thesaurie van een uittreksel van de informatie over de UBO die is opgenomen in een gelijkaardig register in een andere lidstaat.

Te rapporteren informatie

Voor elke UBO geldt dat een minimumpakket aan informatie in het register dient te worden opgenomen, waaronder de algemene identiteitsgegevens van de UBO (i.e. naam, voornaam, geboortedatum, nationaliteit, rijksregister of ondernemingsnummer of gelijkaardig identificatienummer), diens volledige verblijfsadres en de datum waarop hij uiteindelijke begunstigde van de informatieplichtige entiteit is geworden. Deze informatie dient te worden ondersteund aan de hand van onderliggende documenten. In de FAQ wordt onder meer verwezen naar een kopie van de identiteitskaart/paspoort van de UBO, de oprichtingsakte en statuten van de vennootschap en het aandeelhoudersregister.

Voor iedere UBO dient tevens te worden vermeld tot welke “wettelijke categorie” van uiteindelijke begunstigden hij of zij ressorteert.

Specifiek voor vennootschappen heeft de aan het UBO register over te maken informatie niet enkel betrekking op de UBO, maar dienen bovendien ook de volledige identificatiegegevens van alle tussenpersonen tussen de UBO en de informatieplichtige vennootschap aan het register te worden overgemaakt (de facto zullen dat voornamelijk tussenvennootschappen zijn). Dit betekent dus dat in het register de volledige eigendomsstructuur moet worden opgenomen door middel van dewelke de UBO over de effectieve controle of een effectief belang in de informatieplichtige entiteit beschikt.

De informatieplichtige entiteiten zijn gehouden deze informatie jaarlijks te controleren en te bevestigen, dan wel bij te werken en te actualiseren, en dit zowel in positieve als in de negatieve zin.

De (geactualiseerde) gegevens opgenomen in het register worden bewaard gedurende een termijn van tien jaar, vanaf de dag dat de informatieplichtige entiteit zijn rechtspersoonlijkheid verliest (liquidatie) of zijn activiteiten definitief stopzet.

Informatieverplichting t.a.v. de UBO

De informatieplichtige entiteiten zijn tevens gehouden de UBO “op duurzame drager” (bv. per brief) te informeren aangaande de verschillende kenmerken van het register en de rechten en plichten van de betrokken informatieplichtige, alsook van de betrokken UBO in het kader van de Wet en het in uitvoering daarvan genomen KB. De UBO zal daarnaast ook door de Administratie van de Thesaurie geïnformeerd worden van de gegevens die op zijn of haar naam in het register worden opgenomen. In de praktijk zou deze communicatie op geautomatiseerde wijze dienen te gebeuren (o.a. via de MyMinfin-applicatie).

Lees ook: Het Belgisch UBO-register: Gewijzigde deadline van 31 maart 2019

Praktische gevolgen voor UBO's

Toegang tot het register

Vanuit het standpunt van de UBO’s is het van belang zijn te weten wie toegang krijgt tot zijn of haar gegevens opgenomen in het register en onder welke voorwaarden.

Het KB vermeldt twee categorieën van personen en organen die steeds de mogelijkheid worden verleend om het register te consulteren, met name:

  • Eerste categorie : De bevoegde autoriteiten, waaronder overheidsorganen met als wettelijke opdracht de strijd tegen het witwassen van geld en de financiering van het terrorisme of de daarmee verband houdende basisdelicten, de fiscale autoriteiten, de overheidsorganen belast met de inbeslagneming en verbeurdverklaring van vermogensbestanddelen van criminelen , de overheidsorganen die informatie krijgen over het vervoer of grensoverschrijdend vervoer van geld of verhandelbare instrumenten aan toonder, de CFI en de toezichtautoriteiten,
     
  • Tweede categorie : De aan de Wet onderworpen entiteiten in het kader van de nakoming van hun verplichtingen inzake waakzaamheid ten aanzien van de cliënten.

Daarnaast zal ook elke burger het register kunnen raadplegen. Hiertoe zal een voorafgaandelijke betaling van een administratieve onkostenvergoeding worden gevraagd.

Deze mogelijkheid voor burgers om het UBO-register te raadplegen zal evenwel op twee manieren worden ingeperkt.

Met betrekking tot de in het register opgenomen informatie terzake vennootschappen, zal namelijk enkel gezocht kunnen worden mits opgave van het KBO-nummer of de naam van de onderneming. Het zal dus niet mogelijk zijn om als burger in de omgekeerde richting, via opgave van de identiteit van de UBO, opzoekingen te verrichten.

Met betrekking tot de in het register opgenomen informatie terzake (internationale) verenigingen zonder winstoogmerk, stichtingen, trusts en gelijkaardige juridische entiteiten, zal de burger bij het consulteren van deze informatie een legitiem belang moeten aantonen.

Dit legitiem belang moet worden gemotiveerd in de schriftelijke aanvraag tot informatie. Dit legitiem belang moet worden gekoppeld aan de strijd tegen het witwassen van geld, de financiering van terrorisme of de onderliggende criminele activiteiten, conform de Richtlijn. De concrete draagwijdte van dit begrip wordt door het KB echter niet verder verduidelijk.

Het is vervolgens de Administratie van de Thesaurie die zal moeten oordelen of dit legitiem belang voldoende aangetoond en verantwoord is, dan wel of hiertoe nog bijkomende documenten moeten worden overgemaakt.

Merk op dat er voor journalisten niet werd voorzien in een speciaal statuut zoals een tijdje werd gevreesd.

Afwijkingen

De UBO kan aan de Administratie van de Thesaurie via het elektronisch platform, georganiseerd op de website van MyMinfin, of per bode een verzoek richten om de toegang tot alle of een gedeelte van de over hem/haar in het register opgenomen informatie te beperken. Hiertoe moet worden aangetoond dat de toegang tot zijn of haar gegevens in het register aanleiding zou kunnen geven tot blootstelling aan een risico op fraude, ontvoering, chantage, geweld of intimidatie of dat de UBO minderjarig of anderszins handelingsonbekwaam is.

In eerste instantie moet de UBO worden geregistreerd in het UBO-register. Vervolgens zal de Administratie van de Thesaurie dan geval per geval moeten beoordelen en volgens het KB gedetailleerd moeten analyseren of het uitzonderlijk karakter van de omstandigheden is aangetoond teneinde de toegang tot de in het register opgenomen informatie (gedeeltelijk) te beperken. Deze uitzondering kan echter niet worden verleend ten aanzien van verzoeken gedaan door de bij Wet en bij KB gedefinieerde kredietinstellingen of financiële instellingen alsook niet ten aanzien van notarissen. Zij zullen dus wél steeds volledige toegang krijgen tot alle gegevens van de UBO.

Deze uitzondering zal bovendien enkel betrekking hebben op de zichtbaarheid van de geregistreerde informatie maar niet op de verplichting om deze informatie ook te registreren.

Conclusie

Hoewel er nog meerdere vraagtekens te plaatsen zijn bij de concrete uitvoering en de draagwijdte die aan het Belgisch UBO-register moeten worden gegeven, is de implementatie vanaf 31 oktober 2018 een feit geworden, weze het dat het overmaken van gegevens aan het UBO-register kan tot 31 maart 2019.

Het zal echter nog af te wachten zijn in welke mate de voor het register bevoegde dienst binnen de Administratie van de Thesaurie de nog vage begrippen ‘legitiem belang’ en ‘de uitzonderingen op basis waarvan de toegang tot het register (gedeeltelijk) kan worden beperkt’ zal interpreteren en beoordelen. Het is daarbij te hopen dat hieromtrent binnen de komende maanden bijkomende verduidelijking wordt verstrekt. 

De uitgestelde deadline van initieel 30 november 2018 tot 31 maart 2019 waarbinnen informatieplichtige entiteiten voor de eerste keer informatie met betrekking tot de UBO’s dienen te verzamelen en te melden nadert intussen met rasse schreden. 

Voor de informatieplichtige entiteiten zal het dan ook van belang zijn om reeds de nodige voorbereidingen hiertoe te treffen en concrete procedures uit te werken.